82 английские фразы для деловых писем: как запросить информацию, принести извинения и сообщить новости

Привет! Меня зовут Марина Могилко, я кофаундер LinguaTrip.com. Живу и работаю в США больше пяти лет. За эти годы я отправила тысячи деловых писем на английском инвесторам, предпринимателям и другим интересным людям, поэтому успела набить в этом деле руку. В статье хочу поделиться списком из 82 фраз, которые ускорят процесс написания емейлов и помогут избежать ошибок.

Ведение деловой переписки на английском — важный навык, который придётся освоить, если вы работаете в иностранной компании или общаетесь с зарубежными партнёрами. Пригодится этот навык и при поступлении в зарубежный университет.

Большинство деловых писем пишут по шаблону. Не нужно бояться использовать клише и стандартные фразы — это признак хорошего тона, уважения к адресату и достойного образования.

В деловых письмах желательно соблюдать структуру:

• Greeting (Приветствие)
• Opening (Вступление)
• Main part (Основная часть)
• Ending (Заключение)
• Farewell (Прощание)

Что именно писать в каждом из разделов, расскажу далее.

Начало письма значит больше, чем вы думаете. Например, в емейлах при отклике на вакансию неправильное приветствие может выставить вас в плохом свете или даже стоить вам собеседования. Чтобы не показаться некомпетентным, используйте проверенные способы начать письмо.

Формально (к боссу, заказчику, клиенту, партнёру):

• Dear Sir/Madam, — Уважаемый/уважаемая,

• Dear Mr/Ms Musk, — Уважаемый мистер Маск / уважаемая мисс Маск,

Неформально (к коллегам):

• Hi/Hello Sam, — Привет, Сэм

• Morning/Afternoon/Evening Sam, — Доброе утро/день/вечер, Сэм

Чтобы показать своё уважение и почтение к адресату, используйте формальные приветствия Dear + фамилия. Когда пишете женщине, используйте обращение Ms (Мисс), если не знаете, замужем она или нет.

• Dear Ms Roberts, — Уважаемая мисс Робертс,

Когда пол получателя неизвестен или имя сложное (например, человек другой национальности, и неясно, где имя, а где фамилия), обращайтесь к нему по полному имени:

• Dear Terry Jones, — Дорогой Терри Джонс,

Если письмо менее формальное, используйте конструкцию Hi/Hello + имя. Это просто, дружелюбно и прямо. Знать имя собеседника важно: люди ценят, когда вы обращаетесь к ним по имени, это показывает, что вы разговариваете напрямую с ними. Если начинать письмо с простого Hello, у адресата может сложиться впечатление, что вы отправляете один и тот же емейл нескольким людям.

• Dear all/colleagues, — Уважаемые коллеги,
• Hi everyone, — Всем привет,
• Hi there, — Всем привет,

• Greetings, — Здравствуйте,

❌ Hey, Mark! Hiya! Aloha! — Эй, Марк! Здорово! Алоха!

Оставьте это для своих друзей и близких коллег. В деловой переписке это приветствие выглядит чересчур неформальным и даже может показаться неуважительным.

❌ To whom it may concern, — Уважаемые дамы и господа, (досл. Всем, кого это касается)

Когда-то с этой фразы начинали письма, если не знали адресата. Теперь это выражение устарело. Не ленитесь и разузнайте информацию. Если пишете HR-менеджеру или кому-то конкретно в компании, постарайтесь найти имя этого человека: погуглите, загляните на сайт. Если не получается, напишите в приветствии:

✅ Dear Hiring Manager, — Уважаемый HR-менеджер,

✅ Dear LinguaTrip Team, — Дорогая команда LinguaTrip,

После приветствия вам нужно представиться или напомнить адресату, кто вы, если вы общались ранее. Даже если в графе «От кого» указаны ваши имя и фамилия, вашему собеседнику это может ни о чём не говорить.

• I am Marina Mogilko from LinguaTrip.com. We have met at the Apple event last week. — Это Марина Могилко из LinguaTrip.com. Мы пересеклись на презентации Apple на прошлой неделе.

Если вы уже ведёте переписку и хотите поблагодарить собеседника за предыдущие письма:

• Thank you for contacting us. — Спасибо, что связались с нами.
• Thank you for your prompt reply. — Спасибо за ваш быстрый ответ.
• Thanks for getting back to me. — Спасибо, что ответили мне.
• Thanks for your email. — Спасибо за ваше письмо.
• Thanks for the update. — Спасибо за новости.

Спасибо, что связались со службой поддержки Google. Надеемся, мы решили вашу проблему и вы остались довольны.Пожалуйста, найдите несколько минут и пройдите короткий опрос ниже про ваш опыт использования наших продуктов, чтобы мы могли улучшить наш сервис.

А если вы ранее созванивались или встречались с собеседником, пригодятся следующие фразы:

• Thanks for your phone call this morning. — Спасибо за звонок этим утром.
• Thanks for attending the meeting. — Спасибо, что присутствовали на встрече.

Спасибо, что нашёл время для встречи со мной сегодня. Я почерпнул много из твоих предложений. Я получил удовольствие от нашей встречи и надеюсь увидеться вновь.

В теле письма введите собеседника в курс дела и опишите свою проблему, запрос или предложение. Ниже я привела конкретные ситуации и примеры фраз, которые можно использовать для деловой переписки.

Расскажите, почему вы пишете это письмо.

• I am writing to inform you / to confirm / to request / to enquire about… — Я пишу, чтобы проинформировать вас / подтвердить / запросить / узнать о…
• I am contacting you for the following reason… — Я связался с вами по следующей причине…
• I read your article and would like to know about… — Я прочитал вашу статью и хотел бы знать о…
• I am writing with regard… — Я пишу вам в связи с…
• I wanted to let you know that… — Я бы хотел сообщить вам…
• Just a quick note to tell you that… — Всего лишь хочу сказать вам, что…

Привет [ИМЯ], всего лишь хочу проверить, как вам [продукт/сервис]? Нажмите на «ответить», чтобы дать мне знать, если я могу вам чем-либо помочь.

Боссы и вышестоящее руководство часто просят держать их в курсе дела и с определённой периодичностью сообщать новости по задаче или проекту. Вот полезные фразы, чтобы отчитаться:

• The purpose of this email is to update you on the status of… — Целью этого письма является информирование вас о статусе…
• I’m writing to let you know about … — Я пишу вам, чтобы сообщить о…
• I wanted to update you on… — Я хочу рассказать вам новости о…
• I’d like to inform you that… — Я хочу сообщить вам, что…
• I have some information for you about… — У меня для вас есть информация о…
• I just wanted to give you a heads up… — Я просто хотел предупредить тебя…

Если вам нужно попросить о чём-либо собеседника, используйте модальные глаголы.

• Could you kindly let me know whether you can sen…? — Не могли бы вы сообщить, можете ли вы отправит…?
• I would greatly appreciate it if you could provide me with the details… — Я был бы очень признателен, если бы вы предоставили мне подробности…
• Could you please send m…? — Не могли бы вы прислать мн…?
• I am writing to ask for further information about… — Я пишу, чтобы запросить больше информации о…

• Due to… we need to postpone / cancel / reschedule our meeting. — Из-за… нам придётся отложить / отменить / перенести нашу встречу.
• I’m available on Friday at around 1 pm. Is it convenient for you? — Я свободен в пятницу около 13:00. Вам подойдёт это время?
• I’d like to meet on Monday at 10 am if you are available/free then. — Я бы хотел встретиться в понедельник в 10 утра, если вы свободны.
• I’m afraid I can’t make it on Monday. How about Tuesday morning? — Боюсь, я не смогу быть в понедельник. Как насчёт утра вторника?

Из-за непредвиденных обстоятельств я вынужден отменить нашу встречу, назначенную на четверг. Прошу прощения за предупреждение в последний момент и за возможные неудобства. Буду счастлив назначить другую встречу в удобное для всех время.

Не бойтесь переспрашивать, если вам что-то показалось непонятным. Лучше уточнить, чем, не разобравшись, допустить ошибку.

• I’m afraid I don’t understand what you mean by… Could you please provide more details? — Боюсь, я не понял, что вы имели в виду под… Не могли бы вы предоставить больше подробностей?
• Thanks for your email. I understand the part about.., but could you please clarify what you mean concerning …? — Спасибо за ваше письмо. Я понял часть про…, но не могли бы разъяснить насчёт…?
• Everything’s clear on…, but you’ve lost me on… Any additional information would be greatly appreciated. — Всё понятно с…, но я потерял нить в… Буду признателен за любую дополнительную информацию.

Сообщать плохие новости по электронной почте всегда непросто. Но иногда нужно написать отказ или принять решение не в пользу собеседника, и об этом ему нужно вежливо сообщить.

• We regret to inform you that… — С сожалением сообщаем, что…
• Unfortunately, we cannot / we are unable to… — К сожалению, мы не можем…
• I’m afraid it would not be possible. — Боюсь, это невозможно.

После этих фраз обязательно объясните причину отказа. Например:

• It’s against company policy. — Это против политики нашей компании.

А если вы хотите написать менее формальный отказ и показать, что вы сделали всё возможное, чтобы помочь человеку, используйте следующие фразы:

• After careful consideration, we have decided (not) to… — После тщательного рассмотрения мы решили (не)…
• Despite my best efforts… — Несмотря на все мои усилия…

Спасибо за ваш недавний отклик и за проявленный интерес к карьерным возможностям в команде The Team. Жаль, что мы не можем сообщить новости получше, но после тщательного изучения вашего резюме мы решили продолжить работу с другими кандидатами, чей опыт лучше соответствует требованиям этой должности. Мы желаем вам удачи в поиске работы и в ваших профессиональных начинаниях.

В деловой переписке лучше избегать эмоционального окраса, даже когда сообщаете хорошие новости. Обойдитесь без кучи восклицательных знаковов и смайликов.

• We are pleased to announce that… — Мы рады сообщить, что…
• You will be pleased to learn that… — Вам будет приятно узнать, что…
• I am delighted to inform you that… — Я рад проинформировать вас, что…
• I am happy to announce… — Я рад объявить…
• I take pleasure of… — Я с удовольствием….

Когда вы хотите выразить своё недовольство к ситуации или подать жалобу, также старайтесь избегать слов с лишним эмоциональным окрасом.

• I’m afraid I was not completely/fully satisfied with… — Боюсь, я не был полностью удовлетворён…
• Unfortunately, that was not what I expected. — К сожалению, я не этого ожидал.
• I’m afraid I was not happy with… — Боюсь, мне не понравилось…

Подробно опишите проблему и предоставьте детали, чтобы адресат быстрее сориентировался и смог предоставить вам достойный ответ.

• We would like to apologize for any inconvenience caused. — Приносим извинения за доставленные неудобства.
• Please accept our apologies for… — Пожалуйста, примите наши извинения за…
• We are extremely sorry for… — Мы сожалеем о…
• I’m sorry for the delay. — Извините за задержку.

Если вы по какой-либо причине слишком долго отвечали на письмо, не акцентируйте внимание на этой задержке, а поблагодарите собеседника за ожидание.

❌ Sorry for the late response. — Извините за поздний ответ.

✅ Thanks for your patience while I waded through my inbox. — Спасибо, что проявили терпение, пока я разбирал папку со входящими письмами.

Когда необходимо отправить вложения или дополнительную информацию, запомните несколько примеров того, как это сделать:

• I’m sending you FILE as a pdf file. — Отправляю вам ФАЙЛ в pdf-формате.
• I’ve attached FILE for your review/approval. — Прикрепляю ФАЙЛ для вашего ознакомления/одобрения.
• Could you please sign the attached document and send it back by Friday? — Не могли вы бы подписать прикреплённый документ и отправить его назад к пятнице?
• Please see the information below for more details about… — Пожалуйста, просмотрите информацию ниже, чтобы быть в курсе…
• Here’s the document that you asked for. — Вот документ, который вы запрашивали.

Привет, Генри. Прикрепляю цены на пакеты фото по вашему запросу!

Предлагаем собеседнику обратиться за дополнительной информацией:

• If we can be of any further assistance, please let us know. — Если мы можем вам помочь, дайте нам знать.
• If you require any further information, feel free to contact me. — Если вам потребуется дополнительная информация, свяжитесь со мной.
• Please do not hesitate to contact me. Please feel free to contact me. — Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.
• Let me know if you need any help. — Дайте мне знать, если вам нужна какая-либо помощь.

Когда нужна обратная связь от собеседника:

• Any feedback you can give me on this would be highly/much appreciated. — Я буду благодарен любому отзыву, который вы оставите.

Когда вы хотите, чтобы адресат присылал вам обновления по проекту/задаче:

• Keep me posted/informed. — Держите меня в курсе.

Иногда адресата нужно поторопить, потому что дедлайн уже скоро или вовсе прошёл, а ответ запаздывает. Тогда напишите:

• I would appreciate your immediate attention to this matter. — Я буду признателен за ваше немедленное внимание к этому вопросу.

Тон у этой фразы серьёзный, поэтому учитывайте контекст, чтобы не показаться сердитым без причины.

Будьте осторожны с этими фразами:

❗ Thanks in advance. — Спасибо заранее.

❗ Looking forward to hearing from you. — Жду вашего ответа.

Они выглядят приветливо и вежливо, но есть подвох — их можно истолковать как «я ожидаю от вас, что вы это выполните» и «не вздумайте оставить сообщение без ответа», то есть как проявление пассивной агрессии. Если не уверены, что эти фразы поймут правильно, используйте призыв к действию:

✅ Would you please let me know if you’ll be able to do so? — Дадите мне, пожалуйста, знать, сможете ли вы это выполнить?

✅ Please let me know if that’s okay/ if that is acceptable to you. — Пожалуйста, дайте знать, если вас это устраивает.

Наконец вам нужно попрощаться. В деловых письмах нельзя просто отправить Bye! (Пока!) или See you later! (Увидимся позже!). Вот несколько вариантов, как закончить формальное и неформальное письмо.

• Best / Kind / Warm regards — С наилучшими / добрыми / тёплыми пожеланиями

Самое распространённое прощание в деловой среде. Подойдёт для писем заказчикам и клиентам.

• Sincerely (AmE) — С уважением

Формальное прощание в американском варианте, которое всегда будет к месту.

• Yours sincerely (BrE) — С искренним уважением

Прощание в британском английском, которое используют в письмах, когда собеседники знакомы лично.

• Yours faithfully (BrE) — С глубоким почтением

Ещё одно британское прощание для писем собеседнику, с которым не знакомы лично.

• Best wishes — С наилучшими пожеланиями
• All the best — Всего наилучшего

Менее формальные прощания, чем Best regards. Подойдут, если вы уже давно знаете собеседника.

• Cheers! So long! — Пока!

Можно использовать в письмах коллегам, которых хорошо знаете. Подходит также брендам, у которых дружелюбный неформальный стиль общения.

• Have a great week/weekend/day/night — Хорошей недели/выходных/дня/вечера

Обращайте внимание, в какое время вы отправляете емейл, и помните о часовых поясах, если переписываетесь с человеком из другой страны.

❌ Love. Hugs. XOXO. — С любовью. Обнимаю. Целую.

Оставь эти прощания для семьи и близких друзей. Они достаточно неформальны и не подходят для деловой переписки.

❌ Thx. Rgrds. — Спасибо. C уважением.

Это формат для мессенджеров, а не для емейлов. Деловая переписка не любит сокращений. Исключения — аббревиатуры вроде ASAP (As soon as possible — Как можно скорее) и FYI (For your information — К вашему сведению).

Меня зовут Майлс Мёрфи. Я новый директор по маркетингу в XYZ в Нью-Йорке. Рад работать с вами. Планирую двухдневный визит в октябре, чтобы встретиться с вами и всей командой в Токио. Когда вам будет удобно? Вот мои свободные даты: 1–2 октября, 8–9 октября, 13–14 октября. Повод: 1. Финализировать февральский выход XYZ Mobile в Японии. 2. Подготовить локализацию на японский. 3. Договориться о рекламных кампаниях в интернете и на ТВ. Жду вашего ответа.

Если вы выучите фразы выше, сможете составлять деловые письма как конструктор и сведёте к минимуму количество неловких моментов, в которые вам придётся краснеть, потому что вы написали что-то не то. Но лучше не просто заучивать фразы, а подтягивать общий уровень владения языком. Так вы сможете сами писать просто, понятно, по делу и с собственными формулировками.