4 бизнес-процесса, которые пожирают кучу времени отдела продаж и мешают зарабатывать больше: обзор проблем и решений

Нет времени на "подумать"? Понимаю. Если рутина отнимает все время, то бизнес перестает расти. Меня зовут Радик Юсупов и я основатель IT-компании (у нас 2000 клиентов). Я не люблю тратить время на ерунду и поделюсь опытом, как освободить команду от ежедневных задач и работать эффективнее. Пора за дело!

Радик Юсупов, Telegram-канал
Основатель Radist.Online → разрабатываем интеграции мессенджеров, банков и CRM, чтобы ваш отдел продаж меньше занимался рутиной и приносил больше прибыли

Почему предприниматели хотят выйти из операционки? Во-первых, день сурка приводит к выгоранию. Во-вторых, не получается дотянуться до стратегии развития бизнеса.

Почему так происходит? Нет времени на «подумать».

Сотрудники тоже не хотят тратить время на ерунду и заниматься однотипными задачами. Каждый из них знает, что можно улучшить или чего делать не надо. Правило «1% в день» работает безотказно: становись на 1% лучше каждый день, и через год ты обгонишь всех

Попробуем представить компанию как ракету. Вы, как владелец/основатель, находитесь на верхушке. Именно вы определяете направление. А ваши сотрудники – это двигатель, фюзеляж, насосы для топлива и т.д. Короче, ракета летит благодаря вашей команде. Чем она эффективнее, тем выше шанс долететь до луны нужной цели.

А чтобы ваши сотрудники работали меньше и успевали больше, я разобрал четыре бизнес-процесса, которые можно автоматизировать почти в каждой компании. Команда скажет вам «спасибо»!

*Выпуск на основе статьи доступен на нашем YouTube-канале

Пожиратель времени №1: прием и аккумулирование заявок

На дворе 2022 год, а кто-то до сих пор записывает клиентов в тетрадки. Правда, некоторые предприниматели уже завели бизнес-аккаунт в WhatsApp, но этого все равно мало (FAQ: 10 фишек WhatsApp Business, о которых вы не знали).

Прикинем, откуда могут прийти клиенты:

Проблема. Менеджеры не успевают следить за всеми площадками и теряют кучу клиентов = денег.

Решение. Подключаем все каналы коммуникации к CRM-системе.

Выбираете любую – amoCRM, Битрикс24, Планфикс, okoCRM или другую – и собираете все каналы в одном месте. Когда вам кто-то напишет, информация об этом появится у вашего менеджера в виде сделки или задачи.

Результат. Больше не придется открывать по 20 вкладок в браузере и мониторить их в течение дня. Ни одна заявка не потеряется.

Да, придется подключить CRM-систему. Однако с точки зрения затрат времени и результата, это окупается за пару дней.

Подключаем все каналы коммуникации к CRM-системе

Пожиратель времени №2: напоминания

Вам поступила заявка, вы обработали запрос и отправили коммерческое предложение с расчетами. Теперь нужно подвести клиента к принятию решения.

Проблема. С одной стороны, менеджер, который стесняется звонить клиенту, потому что боится услышать отказ или еще какой-нибудь негатив. С другой стороны, клиент, который занят своими делами и не помнит о вас. А когда вы звоните, он еще и ругается. Как правило, таких клиентов откладывают на потом: пока они не остынут, либо пока не загорится план продаж.

Решение. Подключить сервис, который автоматически напишет/позвонит клиенту и напомнит о вас.

Например, сервис Tomoru делают хороших обзвонщиков. А с помощью Radist.Online можно подключить WhatsApp или Telegram к CRM-системе и настроить напоминания в мессенджерах.

Инструкция: как подключить WhatsApp к amoCRM

Инструкция: как подключить WhatsApp к Битрикс24

Инструкция: как подключить Telegram к amoCRM

Инструкция: как подключить Telegram к Битрикс24

Автоматическую отправку сообщений в мессенджеры можно настроить через Digital Pipeline в amoCRM или через Триггеров и Роботов в Битрикс24. Другие CRM имеют свои инструменты.

Результат. Больше не придется звонить или писать клиентам вручную, чтобы напомнить о себе. Вы сэкономите нервы и время - не знаю, что важнее.

Настраиваем автоматические напоминания

Пожиратель времени №3: документы

Вы напомнили клиенту о себе и он захотел купить. Теперь нужно подготовить документы: договор, доп соглашение или акт. Как правило, они пишутся по шаблону и менеджеру нужно вписать данные клиента (реквизиты), распечатать, поставить печать, отсканировать и отправить клиенту.

Проблема. Туева куча времени уходит впустую. Вносим данные в CRM → ищем шаблон документа → пересохраняем в нужную папку → открываем документ → заполняем реквизиты и далее по списку. По пути отвлекаемся на звонок, разговор с клиентом, обед и рабочий день уже закончился.

Решение. В CRM-системе вы можете зафиксировать реквизиты и данные компаний по нужным полям, выбрать нужный шаблон договора (акта) и нажать одну кнопку. Все сгенерируется автоматически, в нужных форматах и даже с печатями.

Результат. Никакой бюрократии. Договор заполняется в пару кликов. А один наш клиент (попросил не разглашать свое имя) рассказывал, что освободил 4 часа в день у своего менеджера. А раньше хотел нанять ему помощника.

Настраиваем автозаполнение договоров

Пожиратель времени №4: выставление счета или ссылки на оплату

Итак, договор подписан и пора выставить счет.

Я видел разные бизнес-процессы в разных компаниях и самое простое – это когда менеджер заходит в интернет-банк, вбивает реквизиты клиента, прописывает товары и все в таком духе. Кто постарше, используют 1С.

Проблема. Менеджер не знает, когда приходят деньги. Эту информацию ждут от бухгалтерии или руководителя. Менеджер уже потратил время на выставление счета или ссылки на оплату, так еще отвлекает от работы руководителя или коллегу-бухгалтера, чтобы узнать о поступлении.

Решение. Нужно всего лишь настроить автоматику, которая позволит сгенерировать счет или ссылку на оплату, и расскажет менеджеру, что деньги пришли.

Если вы используете amoCRM, можно подключить интеграцию интернет-эквайринга от Radist.Online. Сможете выставлять ссылки на оплату прямо из сделки в пару кликов, а после поступления оплаты менеджеру придет уведомление. Доступно 22 банка, среди которых Тинькофф, Сбер, Модуль, Точка и другие. Подключение займет 5 минут и 3 дня на тест. Кейсы тут, а по любым вопросам можно обращаться сюда.

Результат. Никто не отвлекается и информация об оплатах есть у всех сотрудников, кому это нужно. Эффективность растет.

Так работает связка интернет-эквайринга + amoCRM. Инструкция, как это подключить - тут

Подключаем интернет-эквайринг к CRM

Заключение

Разумеется, это не все бизнес-процессы, которые можно автоматизировать. Я рассказал об основных моментах, которые встречаются у 80% компаний. С этого можно начать, ведь на внедрение каждого пункта может уйти время. Не забывайте, вам еще работать нужно.

Автоматизируем бизнес-процессы → освобождаем команду от рутины → работаем эффективно → сокращаем расходы → увеличиваем продажи → улетаем в отпуск на Мальдивы (или в Геленджик)

Бонус для тех, кто дочитал до конца: стикерпак с тигром в Telegram

Напишите в комментариях, с какими рутинными задачами сталкиваются ваши менеджеры и как вы это оптимизируете. Постараюсь помочь!

0
32 комментария
Написать комментарий...
Олег Ульянов

Дааа, такая работа действительно мечта.

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Альев

И не говори

Ответить
Развернуть ветку
Владислав Гиленский

Безумно крутой материал. Благодарю)

Ответить
Развернуть ветку
Радик Юсупов
Автор

Спасибо вам!

Ответить
Развернуть ветку
Олег Смоленский

Годно, спасибо)

Ответить
Развернуть ветку
Радик Юсупов
Автор

Спасибо за обратную связь!

Ответить
Развернуть ветку
Кузьмич

Блин, думал это реклама, а оказалось, что это реклама

Ответить
Развернуть ветку
Алиса Агеева

Реклама не реклама, какая разница, если есть полезная для себя информация

Ответить
Развернуть ветку
Андрей Сименел

Ну просто информация написана так, дабы человек проглотил вместе с рекламой, а так да

Ответить
Развернуть ветку
Bobby Jazzz

Интересный материал, спасибо)

Ответить
Развернуть ветку
Радик Юсупов
Автор

Спасибо за обратную связь!

Ответить
Развернуть ветку
Igor Mylnikov

В каналах не хватает сарафана, старого доброго сарафана.
Документооборот и продажники - бесмысленное соединение несоединимого.
Продал, договорился? Молодец. Передай оформление в отдел документооборота и займись своим делом, продажами.

Ответить
Развернуть ветку
Олег Ивахнов
Вы, как владелец/основатель, находитесь на верхушке. Именно вы определяете направление

Ээээм. Ну вообще то направление зависит от работы двигателей которые внизу находятся.

Ответить
Развернуть ветку
Радик Юсупов
Автор

Я не глубоко разбираюсь в устройствах ракет, но хотел донести одну простую мысль: бизнес взлетает именно благодаря команде, а куда он полетит зависит от руководителя :)

Ответить
Развернуть ветку
Юрий Б.

Очень круто! Автоматизация это тема.

Ответить
Развернуть ветку
Радик Юсупов
Автор

Спасибо, Юрий! Автоматизируете бизнес-процессы? Поделитесь своим опытом, интересно :)

Ответить
Развернуть ветку
Victor Berger

И это правильно.

Ответить
Развернуть ветку
Мобилизованный Фурри

Хороший маскот. Статью не читал, стикерпак забрал.

Ответить
Развернуть ветку
Артём Крючков

Здорово вот это всё

Ответить
Развернуть ветку
Иван Евменов

Задача такая. Есть AMO CRM и 4 менеджера. У каждого менеджера свой рабочий сотовый телефон и WhatsApp к этому номеру (можно и Телеграм, если проще и дешевле).

Нужно чтобы все сообщения от клиентов на WhatsApp подтягивались в сделку, чтобы можно было писать из CRM менеджерам клиенту, а также при перемещении сделки с этапа на этап уходили автосообщения с телефона каждого менеджера, например, приветсвенная визитка, ссылка на архив с фото на диске, трек на отслеживание груза, намопинания и т.д.

Реально ли это сделать? И Какой бюджет будет на каждого менеджера в месяц?

Ответить
Развернуть ветку
Радик Юсупов
Автор

Добрый день, Иван! Да, это реализуемо. Можно писать первым клиенту из CRM и настроить автоматизацию при переходе сделки по статусам. Стоимость интеграции WhatsApp/Telegram от 2400 руб. в месяц. Также подключаем официальный WhatsApp (WhatsApp Business API).

Подключить можно за 5 минут. 3 дня на тест :)

Наши специалисты ответят на все вопросы. Связаться можно любым удобным способом: https://radist.online/support

Ответить
Развернуть ветку
Иван Евменов

2400 за каждого, итого 9600 за 4-ех?

Ответить
Развернуть ветку
Радик Юсупов
Автор

Нет, стоимость дополнительного номера - 1500 руб/мес. Итого на 4-ых менеджеров: интеграция + 3 доп. номера.

Ответить
Развернуть ветку
Привет

retailcrm где?

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Перепёлкин

По второму пункту, да никто эти напоминания не любит, сразу навивает ассоциации с спам базой.

Если по КП долго нет ответа, может что-то не так с КП? Может чтобы продолжить диалог, стоит попросить предложить свои условия? Пусть они будут смешными, но хотя бы ожидания можно будет собрать.

В общем в втором пункте, мне кажется, возможно упускаете суть и скатываете до "Дозвонись и доебись" и как это сделать без ущерба психике. А надо ли?

Ответить
Развернуть ветку
Не очень хороший человек

Купи слона

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Перепёлкин

В кредит, с допами в виде шатра на нём, но по меньшей стоимости 😁

Ответить
Развернуть ветку
влада

Кажется, для автоматизации таких процессов они должны быть одинаковыми. Когда же просчет ручками и под каждый проект что-то свое... не вариант

Ответить
Развернуть ветку
Радик Юсупов
Автор

Безусловно, у каждой компании есть своя специфика и в определенных задачах нужна ручная работа. Автоматизация не исключает ручной работы, а дополняет ее. Я поделился своим опытом, и опытом знакомых предпринимателей.

Ответить
Развернуть ветку
Артёменко Снежана

Спасибо, ваш опыт будет многим полезен

Ответить
Развернуть ветку
Сухой Стояк

Это все здорово. Жаль стоимость всего этого нет.
Все упирается в сложность реализации и и ее стоимость. Малому бизнесу вообще сочувствую.

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Кошелев

Мы же говорим о малом, а не микробизнесе? Почти закончил настраивать всё это для малого. Затраты ниже.

Сразу оговорюсь: amoCRM для ведения сделок, ПланФикс для ведения проектов, т.к. еще запущено SEO и я.директ, причесывается сайт и там есть производственный участок. ПФ как CRM не подошла, там пока сложно с интеграциями из коробки.

Затраты:
1. amoCRM на 5 сотрудников - 30 тыс./7 месяцев, тариф "Расширенный".
2. ПланФикс на 10 сотрудников + 5 внешние подрядчики - 9,6 тыс./3 месяца, тариф "Бизнес".
3. Call-трекинг - 12 тыс./месяц, но! Мы получили свою внутреннюю мини АТС, так что не надо бегать с трубкой по кабинетам, да и вообще входящий в офис можно переключить на сотрудника, который еще в дороге (ну мало ли, надо срочно).
4. Email-трекинг - 25,5 тыс./полгода (есть, правда, нюанс, что если писем и обращений в форму много, то время использования сократиться).
5. Месанджеры и чат на сайт пока решили не то чтобы не внедрять, но пусть новогодний сезон пройдет.
6. VPS (нужен для email-трекинга, обычный хостинг не подойдет) - 1,2 тыс./месяц.
7. Услуги по внедрению и обучению - пишите, договоримся :-)

Ответить
Развернуть ветку
29 комментариев
Раскрывать всегда