В современном офисном мире уже прочно закрепились такие понятия, как сервисный или «гибкий» офис, smart-офис, коворкинг. Часто люди вкладывают один и тот же смысл, называя свое офисное пространство одним из вышеперечисленных терминов. Они имеют в виду офисное пространство, где собственник или управляющая компания сдают в аренду оборудованное помещение, предлагая сразу набор дополнительных услуг: переговорные комнаты, техника в аренду, использование принтеров, кухня, специальные условия участия в мероприятиях, партнерские программы и т. д. При этом дополнительные услуги могут быть платными и бесплатными.
Таким образом, современный сервисный офис (коворкинг) можно описать как магазин офисных услуг, где компания-арендатор приобретает нужное количество рабочих мест и докупает дополнительные услуги и удобства для сотрудников, чтобы повысить эффективность работы своей команды. По сравнению с классическим офисом арендатор несколько переплачивает за сервис, но полностью лишен хлопот, связанных с ремонтом, проведением интернета, закупкой мебели, оборудованием рабочих мест, переговорных комнат. Удобно, не так ли?
Почему сервисный офис / коворкинг собственнику выгоднее классического офиса?
Собственник гибкого офиса или коворкинга за счет продажи различных услуг может повысить отдачу и собираемость денег с каждого квадратного метра площади — доход сервисного офиса может достигать на 30-50% выше классической сдачи офисов в аренду, но это при правильной организации работы с автоматизированными процессами продажи услуг и взаимодействия с арендаторами (резидентами). Однако здесь есть подводный камень. Сервисный офис (коворкинг) с точки зрения управления более трудоемкий, чем классический арендный бизнес. Это связано с тем, что среди арендаторов много небольших компаний, в т. ч физлиц, поэтому офисная нарезка помещения имеет больше офисов, а общие зоны предназначены для работы гостей и частных специалистов. Соответственно, больше административной и операционной работы (больше договоров, счетов, актов, пропусков, корреспонденции, больше должников и т. д). Плюс есть дополнительные услуги, которые нужно регулярно продавать арендаторам-резидентам. И если таких объектов несколько, и бизнес расширяется, то не избежать кратного увеличения административных затрат, что ощутимо снизит и маржинальность бизнеса.
Правильная IT-система снижает административные и операционные затраты и повышает продажи
Выбор системы автоматизации (цифровой платформы) для сервисного офиса или коворкинга является краеугольным камнем при площадях от 1000 м² и более. Если же в управлении целая сеть сервисных офисов, то автоматизация позволит избавиться от большинства ненужных административных затрат, максимально повысит прибыльность бизнеса и сохранить много нервных клеток не только собственникам, но и сотрудникам административного, технического, финансового блоков.
Обычно в современной it-системе для коворкинга выделяют клиентский и административный слои. Под клиентским слоем подразумевают мобильное приложение и web-личный кабинет арендатора, под административным — административные интерфейсы, всевозможные интеграции с 1С, системами доступа в помещение, оплатами, CRM, управление договорами, принтерами, wi-fi и т. д.
Клиентский слой IT-системы
Используя веб и мобильное приложение, арендаторы сервисного офиса взаимодействуют с офисом и приобретают дополнительные услуги.
В личном кабинете резидента цифровой платформы сервисного офиса можно:
- заказывать и оплачивать различные услуги,
- бронировать и оплачивать рабочие места или переговорные комнаты,
- управлять остатками ресурсов: часы на переговорные комнаты, баланс листов печати, денежные депозиты и тд.,
- получать счета, акты и любые закрывающие документы,
- приглашать гостей, заказывать пропуска и делать различные заявки администрации,
- смотреть инструкции и полезную информацию о работе в офисе,
- регистрироваться и оплачивать участие в проводимых площадками мероприятиях,
- получать всевозможные бонусы от партнеров офисного центра.
В мобильном приложении, помимо вышеперечисленного, доступен бесключевой доступ в пространство, с выбранными ограничениями доступа (вход в здание, этажи, офисы, зоны отдыха и др.). Согласитесь, удобно, когда вместо пластиковых карт-пропусков резиденты или гости офиса используют свой мобильный телефон. Более того, индивидуальный пропуск в смартфоне надежнее карт с точки зрения безопасности, т. к. карту можно потерять или передать другому лицу, не имеющему доступ.
Административный слой IT-системы
Ядро и административный слой цифровой платформы – это все интерфейсы и инструменты для администраторов, управляющих и собственников офисных пространств.
В личном кабинете администратора можно:
- оцифровать любой аспект бизнеса сервисного офиса или коворкинга,
- вести учет арендаторов/резидентов и ресурсов,
- оформлять и работать с договорами, актами, счетами,
- работать с заявками от резидентов,
- бронировать рабочие места и переговорные комнаты,
- продавать основные и дополнительные услуги,
- выставлять счета и контролировать поступления,
- получать статистику и аналитику работы в реальном времени или за любой период.
Создание «единого окна» для управления всеми операционными процессами в офисном пространстве
Интеграции с другими it-системами сервисного офиса позволяют избавиться от ошибок и значительно сокращают затраты времени и ресурсов административного персонала, т. е., нужно меньше людей и времени для выполнения ежедневных рутинных задач. Так, система автоматизации интегрируется с:
- СКУД (например: Bolid, Sigur, ICL и пр.),
- 1С Бухгалтерия,
- платежными сервисами,
- диспетчерской службой и CAFM-системами,
- CRM системами (amoCRM, Bitrix24),
- Wi-Fi,
- принтерами (например, PaperCut),
- парковками,
- онлайн и офлайн кассами,
- и даже с контроллерами электропитания (например, включать/выключать оборудование в переговорной комнате).
Несколько примеров из реальной жизни:
1. Сеть из 10 сервисных офисов общей площадью более 30 тыс. м2 заказала поставку и настройку it-платформы. В процессе настройки было сделано около десятка интеграций с различными it-системами. Это позволило автоматизировать взаимодействие с арендаторами, управление договорами, продажи, оплаты, выставления счетов, предоставление доступов резидентам, прогнозирование выручки, управленческую отчетность и многое другое. Раньше выставление ежемесячных счетов клиентам занимало несколько дней и приводило к частым ошибкам, а после внедрения it-платформы такая операция занимает считанные секунды. Счастлива бухгалтерия, счастливы все. После внедрения данная сеть сервисных офисов снизила операционные затраты и получила возможность быстро развиваться, используя настроенную IT-систему, как фундамент для масштабирования.
2. Крупный офисный центр (более 45 тыс. м2) заказал поставку it-платформы и объединение всех систем, связанных с доступом. В результате работ, помимо вышеперечисленных удобств, более 2500 тыс. арендаторов получили возможность открывать турникеты, двери и переговорные комнаты своим мобильным телефоном и заказывать гостевые пропуска, которые также приходят на смартфон гостя.
3. Или же типовой бизнес-кейс, встречающийся у всех офисных бизнесов: компания-резидент не оплатила арендный платеж вовремя. IT-система при этом, в зависимости от пожелания и настроек, автоматически прекращает доступ в пространство части или всем сотрудникам должника, отключит интернет или пользование принтерами и переговорными, а главное - автоматически доначислит согласованный в договоре штраф и выставит дополнительный счет.
Когда и зачем нужна it-платформа?
Нашим партнерам мы всегда рекомендуем рассматривать приобретение системы автоматизации на самом раннем этапе открытия сервисного пространства и рассматривать такое приобретение как инвестицию.
По нашим данным, применение цифровой платформы:
- до 30% повышает отдачу и собираемость с м2 объекта офисной инфраструктуры,
- до 20% дает сокращение затрат на ФОТ административного персонала,
- до 50% от прежнего уровня возрастает лояльность арендаторов согласно NPS опросам,
- x2 улучшается управленческий контроль.
А может быть написать свою IT платформу для офиса?
Ответ простой: написание своей it-платформы — это всегда очень долго, дорого и в 70% случаев такой проект либо будет свернут, либо не достигнет ожидаемого финального результата.
Как правило, в собственную разработку имеет смысл идти, если у компании есть много времени, значительный финансовый ресурс и ключевое - команда разработчиков, которая уже имеет подобный опыт. Но и в этом случае, экономически целесообразнее «срезать угол» и приобрести уже готовый продукт с расширенной лицензией на модификацию исходного кода. При этом ваша it-команда будет сфокусирована не на многолетней разработке каких-то базовых процессов, а на быстрой доработке уникальных точечных функций под ваши бизнес-процессы.
Современное управление гибким офисным пространством или коворкингом начинается здесь
Улучшение системы управления сервисным офисом и коворкингом заключается не только в том, чтобы внедрить правильное и адаптированное к потребностям вашей организации ПО, но и в том, чтобы найти технологического партнера с диверсифицированным опытом, полученным в результате работы с организациями различного уровня. Партнера, который уже видел проблемы и помогал их решать для многих компаний, который предлагает решение под конкретные нужды заказчика и имеет опыт долгосрочных проектов.
SpacePass здесь, чтобы помочь вам настроить и поддерживать офисную автоматизацию, которая будет идеально подходить именно вашим бизнес-процессам.
Какой следующий уровень автоматизации ждет офисный рынок?
Представим недалекое будущее, где у всех бизнес-центров в РФ существует мобильное приложение, которое они легко настраивают сами. Собственники и управляющие офисными объектами с помощью zero-code (без программирования) платформы самостоятельно создают наборы услуг и сервисов для своих арендаторов.
С другой стороны, у каждого посещающего офис человека есть мобильное приложение, которое автоматически подстраивается и меняет набор сервисов под каждый бизнес-центр и офис. Все это дает новое измерение удобства при взаимодействии пространства с резидентами и гостями.
Эта простая для понимания концепция легла в основу нашего нового продукта, который мы готовим к выпуску.