Лиды, сделки, компании, контакты с делами и без, с просрочкой и без в Битрикс24.CRM. Обзор
Одной из основных задач каждого руководителя является контроль за показателями эффективности работы своих подчиненных, определение узких мест, управление, устранение проблем и как результат достижение еще более лучших результатов.
Какие инструменты имеются в распоряжении руководителей?
Штатные отчеты Битрикс24.CRM по делам, компаниям, контактам, лидам и сделкам.
На что нужно в первую очередь обращать внимание?
На поставленные и просроченные дела подчиненных и их связи в CRM.
Что мы и Битрикс24.CRM подразумевает под термином дела?
Это коммуникации с клиентами:
- Встречи.
- Визиты.
- Задачи.
- Задания.
- Звонки.
- SMS.
- Обзвоны.
- Визиты.
- Обращения с форм обратной связи.
- Чаты.
- Маркет.
- Комментарии.
Где живут дела?
В сущностях CRM в:
- Лидах.
- Сделках.
- Контактах.
- Компаниях.
- Заказах.
Сущности имеют общий принцип построения, рассмотрим на примере карточки лида:
Левая половина карточки рабочая, а правая информационная, она заполняется историей событий и содержит меню для создания новых дел в рамках данной сущности: звонков, встреч и т.д.
По факту этот инструмент большой, удобный, современный электронный органайзер и планировщик дел.
В этой области система пишет автоматические сообщения об ошибках коммуникации, настроек, о не подключенных сервисах и другие подсказки для пользователя портала.
Как оптимально управлять потоком свалившихся дел и не утонуть в потоке?
Расположите в верхнем горизонтальном меню портала вкладку «мои дела», если ее не видно на экране, то она прячется во вкладке «ЕЩЁ» в правом верхнем углу экрана портала.
Обязательные действия руководителя:
Регулярно посещать страницу «Мои дела», знакомится с состоянием своих дел и дел непосредственных подчиненных чтобы быть в курсе всех событий, при необходимости подсказать, помочь, разгрузить, поддержать подчиненных, вручную управлять общим процессом и раздать мотивирующие деятельность подарки за нарушения регламента.
Выбор параметров и статусов дел осуществляется с помощью штатного гибкого инструмента фильтры.
ПРИМЕЧАНИЕ:
- Штатное ПО позволяет выбирать за один поиск только одного сотрудника или сразу всех подчиненных.
- Открывающиеся вкладки дополнительного выбора полей позволяют составить запрос любой сложности по любому активному полю или показателю: клиенту, компании, товару, времени и т.д.
- Каждый пользователь может видеть только свои дела.
- Руководитель отдела может видеть только свои дела и дела своих непосредственных подчиненных, согласно структуры компании.
- Администратор портала может видеть свои дела и дела всех сотрудников компании.
- Руководитель компании может видеть свои дела и дела всех сотрудников компании.
Как быстро находить просроченные дела?
Просто укажите в фильтре в поле «статус» -невыполненные дела, можно добавить тип дета и дату, например, намеченного срока.
Как строить отчеты?
Можно воспользоваться меню «ЕЩЁ» вкладкой «Старт» и активировать кнопку создать.
Интеллектуальное меню поможет настроить параметры нужного отчета, например, дело, категория звонки, количество входящих звонков…
Можно воспользоваться меню «ЕЩЁ» вкладкой «Отчеты» и активировать кнопку создать. Этот инструмент более разнообразный и сложный, но соответственно с большими возможностями. Результаты отчетов отображаются на экране в графической и табличной форме. Настройка осуществляется так же с помощью инструмента фильтры.
ПРИМЕЧАНИЕ:
- Построение отчетов, настройка и работа — это обширная тема которой посвящены отдельные ролики доступные в нашем ютуб архиве https://www.youtube.com/channel/UCvl6h3AekWG3XgipB3P78eg.
- По умолчанию портал предлагает стандартные отчеты, в том числе по делам.
- Копии стандартных отчетов легко копируются, редактируются, дополняются, сохраняются и передаются коллегам.
Типов дел на наш взгляд очень много, а как работает Вы?
Рекомендации от Лаборатории автоматизации «LOG [IN] OFF»
- После перебора всех типов и множества проб и ошибок мы все свои дела перевели в один универсальный формат «ЗАДАЧИ», тоже рекомендуем сделать и Вам.
- Не ЗАДАНИЯ, а именно ЗАДАЧИ.
- Мы создаем задачи.
- Все задачи автоматически привязываются к сущностям CRM.
- Да, мы искусственно сократили количество типов дел и добровольно отказались от большей части их применения перейдя на задачи.
- Количество типов дел на наш взгляд избыточно и это создаёт больше трудностей чем приносит пользы.
ПОЧЕМУ мы работаем в задачах?
Формат задачи — это мощный конструктор, который позволяет:
- Создать описание любой сложности.
- Добавить чек лист с неограниченным количеством записей.
- Вложить в описание файлы.
- Использовать в роботах и бизнес-процессах.
- Назначать ответственных, соисполнителей, наблюдателей, крайние сроки.
- Устанавливать связи с CRM, группами и проектами.
- Ставить подзадачи.
- Включать учеты времени.
- Учитывать эффективность.
Как перевести дела в формат задачи?
- Нужна встреча, задача, звонок, то ставится задача с назначением исполнителя и крайнего срока…
- При этом отпадает необходимость перемещений по разным модулям, типам дел, экранам, теперь все дела в одном месте – в задачах.
- Метод перехода на задачи позволяет легко отслеживать и работать с большим количеством дел, а именно обрабатывать более сотни в день на одного сотрудника.
- Видео-примеры контроля большого количества задачи подробно были рассмотрены и хранятся в нашем ютуб архиве.
ПРЕИМУЩЕСТВА перехода в формат задачи:
- Все дела в едином пространстве в модуле задачи.
- Удобное, гибкое управление и обслуживание.
- Неограниченные возможности автоматизации.
- Единая и удобная детальная история событий.
- Возможность вложения файлов, запись комментариев на любом этапе работы.
- Активировать инструмент контроля и фиксация фактически потраченного времени на каждое дело, т.е. задачу.
- Задачи и их сопровождение легко доступны в мобильном приложении Битрикс24.CRM в отличии от дел.
- По просьбе владельцев коробочных версий Битрикс24.CRM мы часто отключаем доступы к делам оставляя только задачи и комментарии. Такое решение сильно разгружает насыщенность экрана, упрощает интерфейс, сокращает число ошибок человеческого фактора, унифицирует и упрощает работу компании.
А что еще есть крутого?
Для владельцев коробочных версий Битрикс24 можно значительно повысить качество отчетов с применением приложения STATISTICS 2.0 от Лаборатории автоматизации «LOG [IN] OFF» распространяемое по подписке Битрикс24.Маркет.
Приложение позволяет:
- Обрабатывать все ключевые показатели по всем сущностям CRM, на одном экране.
- Анализировать отчеты по лидогенерации, нагрузке на сотрудников, по количеству неуспешных лидов и сделок…
- Сопоставлять информацию о результативности работы сотрудников.
- Оценивать детальную и подробную информацию о статусах задач, в том числе о незавершенных и просроченных, поставленных перед действующими так и уволенными сотрудниками.
ВАЖНО:
- Приложение STATISTICS 2.0 это не только механизм и отображения построения всевозможных и сложных отчетов, но и инструмент мгновенного перехода по коротким ссылкам для непосредственного влияния и управления ситуацией в отделе и компании.
- Время ожидаемого выхода приложения STATISTICS 2.0 для облачных тарифов Битрикс24.CRM зависит только от количества одобрений, заинтересованных комментариев, которые мы получаем на видеоролики на эту тему.
Почему официальный Битрикс24.CRM поддерживает и развивает такое количество разнообразных типов дел?
- Чтобы у каждого пользователя был выбор, и он мог выбрать для себя удобную среду и формат работы.
- Возможно наше предложение и опыт не подойдет для отдельного специфического бизнеса и тогда его можно будет подстроить индивидуально.
- Возможно в будущем в Битрикс24.CRM появится опция для отключения неиспользуемых опций дел в интерфейсе вашего портала.
Больше деталей и подробностей можно узнать на наших каналах:
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»