Кто такой корпоративный секретарь?

Корпоративный секретарь – необходимая позиция в зрелом Совете Директоров (далее – СД) или Наблюдательном Совете (далее – НС). Занимающий эту позицию человек отвечает за то, чтобы безупречно организовать работу Совета с точки зрения соответствия формальным требованиям закона, данного Совета и пожеланиям его членов. С самого начала создания СД или НС возникает необходимость ведения протокола заседания.

Какими бы простыми или сиюминутными ни были бы обсуждающийся вопросы, должен быть кто-то, фиксирующий принятые решения и задачи для исполнения. Подготовленные протоколы надо согласовать со всеми участниками заседания, чтобы исключить возможные недопонимания между членами Совета и быть уверенными в том, что все они находятся в едином поле взаимодействия и коммуникаций. Формирование повестки дня – важная часть функционала корпоративного секретаря, требующая увязать вопросы для обсуждения с всегда имеющимся лимитом времени на него.

Примыкающей к функции формирования повестки дня является функция тайм-кипера, предполагающая, что корпоративный секретарь не только обозначает время на разные вопросы повестки дня, но и контролирует следование регламенту заседания Совета. Согласование сроков заседаний Совета – непростая задача для корпоративного секретаря. Особенно в случае, если часть членов Совета являются внешними людьми или отошедшими от оперативного управления бизнесом акционерами. Хранение всех документов Совета и в этой связи выполнение функции архивариуса – также ложится на плечи корпоративного секретаря.

В Совете Директоров больших корпораций эти функции выполняет даже не просто один человек, а целое (часто – юридическое) подразделение. Мы же говорим здесь о СД частной компании малого и среднего размера. Для таких организаций возможны три варианта. Во-первых, функции корпоративного секретаря может выполнять один из членов Совета или все они по очереди. Такие прецеденты нам хорошо известны.

Во-вторых, функции корпоративного секретаря могут выполнять аутсорсеры – обычно консультанты по управлению. В ряде СД наших клиентских компаний мы их и выполняем. И наконец, в-третьих, что встречается наиболее часто, – компании имеют 7 в штате СД выделенного человека, наделенного полномочиями корпоративного секретаря.