Пришел запрос Центрального банка по 115-ФЗ: как и что отвечать?

Когда поступает запрос от Центрального банка, особенно впервые или в вечер пятницы (чтобы скрасить выходные) – это боль. Ну что ж… Спокойствие, только спокойствие! Хочу поделиться своим опытом отработки запросов и рассказать об особенностях, которые нужно иметь ввиду.

Перед тем, как собирать документы и писать пояснения, необходимо разложить ответ на пункты в том порядке, в котором они идут в запросе. Обычно я использую стандартное письмо, в котором каждый пункт начинается со слов: «по пункту 1 представляем/сообщаем…», «по пункту 2…» и т.д., затем копирую в каждый пункт текст из запроса ЦБ, адаптируя формулировки под свой ответ.

Такой подход особенно удобен при работе с предписаниями, в которых порой «неназываемый всуе» ногу сломит. Это помогает структурировать мысли, ничего не упустить и контролировать предоставление документов другими подразделениями (например, бухгалтерские реестры и т.п.).

Создайте в электронном виде папку с рабочими материалами, а в ней - отдельные папки для каждого из пунктов. Это облегчит работу, когда от регулятора поступят дополнительные вопросы по представленным документам или понадобится восстановить картину отправленного и логику собственных действий.

Важный момент: не откладывать ответ. Вполне вероятно, что в процессе подготовки обнаружится, что какие-то документы нужно доделать, переделать, возникнут вопросы по исполнению. Или появятся другие срочные задачи, которые отложить нельзя.

Условно запросы Банка России можно разделить на три категории:

- первоначальный, когда ЦБ требует документы, чтобы проверить, как работает система ПОД/ФТ в вашей организации;- дополнительный, когда уже после изучения представленных документов, регулятор запрашивает дополнительные документы или пояснения;

- дополнительный, когда уже после изучения представленных документов, регулятор запрашивает дополнительные документы или пояснения;

- предписание, когда Банк России сообщает о результатах рассмотрения, предписывает исправить выявленные нарушения и отчитаться о принятых мерах, направленных на недопущение подобных нарушений в дальнейшей деятельности.

Есть еще анкетирование и тому подобное, но, как говорится, сейчас не об этом.

В подготовке ответов по дополнительным запросам и предписаниям есть нюансы, но имеется и общий принцип – проверка документов до их отправки регулятору. С него и начнем.

Я не буду здесь писать о таких вещах, как подписи, печати (особенно это актуально для тех, у кого бухгалтерия на аутсорсинге), соответствие реквизитов документов в документах первичного учета и т.п. Наверное, будет излишним (но это не точно), напоминать и о проверке документов Специального должностного лица по ПОД/ФТ (СДЛ) и его соответствие квалификационным требованиям. Это - азы. Хотя всякое бывает.

СИТУАЦИЯ: В Центральный Банк был представлен сертификат, подтверждающий прохождение СДЛ целевого инструктажа. В документе указана должность СДЛ в организации, представляющей сертификат, при этом сам сертификат датирован за полгода до того, как СДЛ был принят на работу в эту организацию.

Рассмотрим основные документы по ПОД/ФТ: правила внутреннего контроля, анкеты, внутренние сообщения и ФЭС.

При представлении Правил внутреннего контроля по ПОД/ФТ/ФРОМУ желательно сделать хотя бы поверхностный аудит того, все ли требования включены в ПВК, если это не было сделано раньше или Правила представляются впервые.

Задача минимум - проверить наличие положений и порядков, которые предусмотрены Положением Банка России № 445-П, а также соответствие понятий Федеральному закону от 07.08.2001 № 115-ФЗ. Вспомним, что несоответствие ПВК противолегализационному законодательству может повлечь административную ответственность на организацию или должностных лиц, включая руководителя.

При проверке анкет сверяем идентификационные данные клиента с копиями документов, при их наличии, и с данными в ФЭС, если о клиенте направлялась информация в Росфинмониторинг.

Желательно проверить, присутствуют ли в анкетах сведения о наличии/отсутствии статуса лица, указанного в статье 7.3 Федерального закона №115-ФЗ, то есть статуса ПДЛ, даты проверок по перечням и их результаты, верно ли указаны ли сведения об уровне риска, об основаниях отнесения клиента к определенной группе риска совершения подозрительных операций, и т.д. Если клиенту присвоен повышенный риск, то соответственно, нужно обратить внимание на наличие в анкетах сведений, устанавливаемых при повышенном уровне риска (о финансовом положении, деловой репутации и пр.).

Внутренние сообщения об операциях могут оформляться не всегда. Но если они представляются в Банк России, то желательно «скрыжить» сведения, содержащиеся во внутреннем сообщении, со сведениями в ФЭС, а также наличие во внутренних сообщениях отметок и подписей должностных лиц. Почему это следует сделать, думаю, каждый угадает с одной ноты.

С проверкой ФЭС, подтверждающих направление сведений в Росфинмониторинг, история отдельная. Тут, как говорится, умерла, так умерла. ФЭС, конечно, проверить до отправки регулятору неплохо, но есть нюанс.

Если еще не истекло три рабочих дня с даты выявления подозрительной операции либо с того дня, когда она подлежит обязательному контролю, то замену направляем в Росфинмониторинг безбоязненно. Если же трехдневный срок прошел, то следует хорошенько подумать: стоит ли бежать вперед паровоза? Потому что, если организация впервые представляет ФЭС в ЦБ для проверки, то вполне вероятно, что имеются системные ошибки, о которых вы не подозреваете.

СИТУАЦИЯ: при подготовке документов по запросу ЦБ организация обнаружила системные ошибки по проставлению кодов участников и сделала массовую отправку замен записей по операциям, запрошенным регулятором. В результате проверки ЦБ выявил иные системные ошибки, не связанные с кодированием, и которые были упущены организацией. Ввиду разных обстоятельств уже на этапе исполнения предписания произошла путаница, в итоге записи, подлежащие корректировке по предписанию, были сформированы неверно. Все эти действия впоследствии привели к длительной переписке с ЦБ и Росфинмониторингом.

Формировать замену записи нужно грамотно и с исключительным пониманием своих действий. Если есть сомнения по порядку формирования ФЭС, то лучше не наводить суету, а направить замены записей уже после того, как Центральный банк укажет на ошибки или даст рекомендации. Если же выявлены очевидные ошибки, например, опечатка в номере паспорта клиента, то можно направить замену с типом записи «3», и представить в Центральный банк и ФЭС, и замену записи.

Никогда, ни в коем случае НЕЛЬЗЯ подделывать ФЭС! Это легко выявляется регулятором. Кроме того, Центральный банк практикует сверку ФЭС с данными Росфинмониторинга, и в случае выявления расхождения организацию ждут, мягко говоря, «неприятности».

Как правило, в дополнительных запросах Центральный банк требует представить не только документы, но и пояснения.

С документами все более или менее просто. Если непонятно, что именно требуется и в каком виде, то звоним исполнителю и спрашиваем. Если запрос содержит рекомендации как следует выполнить те или иные действия, то вчитываемся очень внимательно. После получения устного ответа исполнителя обязательно проговариваем, верно ли мы поняли, что нужно сделать то-то и то-то. Лучше переспросить, чем накосячить.

СИТУАЦИЯ: сотрудник ошибочно трактовал рекомендации Центрального банка по формированию ФЭС, не уточнив у исполнителя детали, вызвавшие затруднения. В итоге в ответ на требование представить скорректированные ФЭС с учетом рекомендаций, направил неверно сформированные замены записей. Всю работу пришлось переделывать.

Пояснения – отдельный вид «творчества» и здесь важно помнить, что каждое написанное слово «может быть использовано против вас». Поэтому скрупулезно изучаем вопрос регулятора и руководствуемся правилами:

- лишнего не пишем, отвечаем четко на заданный вопрос.

- осознаем (именно так!), как повлияет ответ на дальнейшее развитие событий и оттачиваем каждое слово.

Нельзя бездумно валить ошибки заполнения ФЭС на «технический сбой». Во-первых, надо быть готовым, если ЦБ потребует представить доказательства «технического сбоя» и его устранения. Во-вторых, если подобные пояснения используются часто, то закономерно возникает вопрос об операционных рисках организации.

Объяснение нарушений высокой загруженностью сотрудника – не лучший вариант, если не имел место особый форс-мажор, т.к. наводит на мысль об эффективности системы внутреннего контроля. Готовы ли вы увеличивать штат, по-другому распределить обязанности или автоматизировать процессы?

Если требуются пояснения, почему операции с признаками сомнительности не отнесены организацией к категории подозрительных, то аргументация должна быть логичной, убедительной и уважительной!

Например, о причинах неотнесения операций с признаками сомнительности по коду вида признака 3702 ответ в духе «крепостное право отменено» - неверный. Не надо так!

Формируя пояснения следует учитывать, что при получении предписания (если такое случится), организация сможет отчитаться о принятых мерах, которые согласуются с сутью пояснений. Т.е. если был технический сбой, то выполнены доработки, если ошибочный подход, то проведено обучение с учетом новой позиции и т.п.

Более того, грамотные пояснения не только положительным образом влияют на отношение регулятора к организации, но и, в случае дальнейшего оспаривания предписания в суде, помогут доказать добросовестность в реализации внутреннего контроля по ПОД/ФТ и даже повлиять на снижение штрафа.

Предписание Банка России – это директива, которую нужно исполнять четко и в указанный срок. Неисполнение предписания, в том числе нарушение срока его исполнения, ненадлежащее исполнение или исполнение не в полном объеме административно наказуемо. Однако и в ЦБ работают люди, которые тоже ошибаются, и на практике встречаются случаи, когда предписание ЦБ содержит неверную позицию.

Что делать? Составить ходатайство с аргументацией своей точки зрения по спорному вопросу и продлении срока исполнения предписания с учетом времени для получения ответа со стороны Центрального банка и исполнения требования в соответствии с этим ответом.

Ходатайство может содержать просьбу об изменении предписания Банка России, его отмены или частичной отмены и срока исполнения требования. Организация, при необходимости, также вправе в состав ходатайства включить вопросы, связанные с исполнением предписания и применением нормативных актов Банка России.

Банк России принимает решение о внесении изменений в предписание, или его отмене (частичной отмене), или об оставлении ходатайства без удовлетворения и направляет уведомление в организацию о результатах рассмотрения.

Собственно, в ходатайстве должно быть:

- указание на то, что ходатайство направляется по запросу или предписанию (желательно дополнительно акцентировать внимание в «шапке» ходатайства);

- дата и номер запроса или предписания;

- аргументация переноса срока;

- срок, указанный в запросе (предписании) и дата, к которой будут представлены документы либо срок.

Важно определять реальные сроки исполнения и направлять ходатайство заранее. Тянуть до последнего с ответом в «мы не успели» - плохая идея, у ЦБ есть свои планы по проверкам и сроки их исполнения. Хуже только - забыть о предписании (такое тоже бывает).

Всем желаю успехов на ниве противодействия легализации доходов и финансированию терроризма!