Как эффективно трансформировать конференцию в онлайн-событие, чтобы не отменять мероприятие из-за коронавируса

Коронавирус и повальный карантин отменяют ивенты один за другим. У нас они спутали планы по проведению IDRF — International Digital Retail Forum. Сначала теплилась надежда, что к 24 апреля всё утихнет, затем был соблазн перенести на октябрь, но в итоге мы увидели знак. Домен конференции — IDRF.online, и это и есть решение — трансформировать ее в онлайн-мероприятие. Однако мы не ожидали, с какими препятствиями придется столкнуться. Рассказываем, как проходит процесс и даем советы другим организаторам.

Мы начали с поиска передового опыта и с удивлением обнаружили, что его просто нет. Как правило, мы можем в интернете посмотреть два типа мероприятий: вебинар с простой структурой, когда выступления проходят по очереди, и онлайн-трансляция из зала офлайн-конференции. Мы же планируем провести полностью интерактивное событие с тремя потоками докладов одновременно и обсуждениями во время круглых столов.

Выяснилось, что нет платформ для подобных ивентов. Например, популярная Zoom не отвечает всем нашим требованиям. Она не позволяет брендировать потоки, подключать комментаторов и чаты, а также не имеет крутых фишек для вовлечения слушателей в режиме реального времени. У других платформ также: у Crowdcast и Livestorm нет многопоточности и единого центра управления спикерами, Adobe Connect больше ориентирован на обучение, а не на доклады, хотя функционал у него широкий.

Хороший вариант — BigMarker. Он рассчитан на проведение саммитов и мини-конференций, имеет неплохие инструменты для взаимодействия с аудиторией — чат, голосование, оценки и другое. Однако не хватает кастомизации, чтобы организовать мультипотоки и управлять докладами и секциями.

В итоге больше всего понравилась российская платформа Zeen. Ее запустили всего неделю назад, и мы уже начали ее тестировать. Она суперкастомизированная и предлагает множество интересных инструментов. В следующий раз расскажем, насколько Zeen соответствует своим обещаниям.

Оказалось, что многие спикеры, у которых за плечами несколько десятков выступлений, не готовы к онлайн-формату. Действительно, получать мгновенный фидбек от живой аудитории и общаться в одиночестве с зеленым огоньком камеры — разные вещи. Мы столкнулись с тем, что необходимо инструктировать экспертов, как правильно работать с онлайн-аудиторией.

Другая проблема — задний фон. У одного будет шкаф с книгами, у другого — обои в цветочек, а у третьего — пальма за окном. Все это создает эффект неоднородности и размывает бренд конференции. Сюда же присоединяются слабый свет, плохой звук и посторонние шумы.

Мы решаем эту проблему комплексно. Чтобы создать максимально единый стиль, зовем всех спикеров в профессиональную студию, из которой будем вести трансляцию. Тем, кто не сможет приехать, мы отправим комплект — кольцевую лампу, отдельный микрофон и выносную web-камеру с высоким разрешением. Зарубежные спикеры получат рекомендации по подбору оборудования. Еще мы готовим требования для заднего фона. Все это будет зафиксировано в чек-листе спикера вместе с советами по вовлечению онлайн-аудитории. Мы поделимся им в следующей публикации.

Большой плюс офлайн-мероприятий — продуктивный нетворкинг. Онлайн обычно подобного не предусматривает, но мы придумали, как объединить участников конференции и вовлечь их в происходящее. Для этого мы планируем привлечь профессиональных комментаторов, организовать общие чаты и рандомные знакомства.

Идею с комментаторами нам подсказали спортивные трансляции и гейм-стримы. Во время таких форматов профессиональные комментаторы выражают собственное мнение и вовлекают зрителей в диалог. В качестве комментаторов у нас будут выступать эксперты рынка, поэтому они смогут профессионально высказываться по теме доклада и обсуждать острые вопросы.

Вместо физического нетворкинга мы создадим закрытые чаты, в которых все участники смогут познакомиться и пообщаться. А еще у нас есть задумка — связывать участников рандомно, чтобы как можно больше специалистов смогли найти бизнес-точки соприкосновения.

Поразмыслив, мы осознали, что онлайн-конференция намного круче и перспективнее офлайн-мероприятия. Вот пять причин:

1. Мы не ограничены географией. Присоединиться может русскоговорящий человек из любой страны. Это расширяет формат мероприятия и выводит его на новый уровень по количеству участников — с 700 человек в офлайне до 3000 в онлайне.
2. Мы не скованы графиками и перелетами спикеров, поэтому можем пригласить выступить самых крутых экспертов, независимо от их места жительства. Сейчас уже подтвердили онлайн-выступления те, кто не мог прилететь в Москву. В итоге в нашей сетке будут пять западных спикеров.
   
3. Онлайн-формат намного удобнее слушателям. Такое мероприятие переходит уже из категории бизнес-ивента в разряд профессионального образования. Участники могут эффективно планировать время — приоритетные доклады смотреть вживую, а остальные — в записи. Все видео выступлений останутся, а, значит, их можно будет пересмотреть.
   
4. Спонсоры получают новые медийные и охватные возможности. Мы можем забрендировать любой поток, сессию или доклад, а еще ангажировать комментатора от спонсора.
   
5. Онлайн позволяет собрать расширенную аналитику и узнать количество просмотров, вопросов, лайков и комментариев по каждому докладу. Это позволит определить популярные темы, оценить уровень спикера и главное — сегментировать участников для дальнейшей коммуникации.

И в итоге это челлендж для всей команды 24TTL. Мы всего за месяц переформатируем крупный event в грандиозное онлайн-мероприятие, причем в это время всем офисом сидим на карантине. В итоге получается «удаленка 3D» — мы удаленно готовим конференцию, на которой участники будут удаленно слушать спикеров, выступающих удаленно.

Но по факту карантин сделал вызов не только нам. В течение ближайших недель объем онлайн-продаж будет только расти, а значит, это челлендж и для мультикатегорийных площадок. За это время они смогут научиться оперативно пополнять склады и выполнять на порядок больше доставок, чем привыкли. С другой стороны, люди поменяют паттерны поведения. Еще недавно гречка и сахар были не теми товарами, за которыми приходили в онлайн. Однако сейчас пользователи заказывают в интернете всё. За период карантина они привыкнут, оценят удобство онлайн-ритейла и останутся постоянными покупателями.

А вы проводили онлайн-конференции или участвовали в них? Поделитесь советами, как сделать ее классной!