Подготовка к переговорам. Секреты презентации. Пошаговое руководство

Профессиональные бизнесмены знают важность презентации. История стара, как мир: встречают по одежке, провожают по уму. Заключение контрактов зависит не только от шикарного портфолио, но и от того, как вы сумеете себя подать и продать свои услуги клиенту.

Директор по развитию издательско-производственной компании полного цикла «Актис-Медиа» Александр Чаллаари поделился своими секретами презентации.

Мы в своей работе, в первую очередь стараемся изучить, чем занимается потенциальный заказчик (как правило все это есть в открытых источниках и чаще всего на сайте компании): какие услуги он оказывает и на каких рынках, есть ли партнеры/дилеры и т.д., значимые факты из истории или последних событиях компании — все то, что поможет вам правильно представить себе образ компании и при случае использовать прием small talk.

Далее, мы задаем профессиональные вопросы в соответствии со специализацией, которые продемонстрируют нашу компетенцию и экспертизу в отрасли — это вопросы про сам проект и причины, по которым он стал актуален:

и т.д. и т.п.

Далее, исходя из ответов клиента, мы уже делаем ставки по реальности самого проекта и перспективности нашего сотрудничество.

Когда ты понимаешь, зачем вообще нужен продукт, задаешь вопросы, как этот продукт представляет заказчик, что от него ждет, какие кейсы уже есть, и как все они прошли, ты изучаешь предыдущий опыт и предупреждаешь возможные ошибки — именно это во многом, позволило выстроить наши бизнес-процессы с учетом не только нашего собственного опыта, но и опыта наших клиентов и их бывших поставщиков. Способность учиться на ошибках, является важной частью корпоративной культуры “Актис-Медиа”.

Если у клиента это первый опыт работы над проектом, то вопросов мы задаем еще больше: зачем и почему они создают именно такой продукт, и именно сейчас, чем это обусловлено, каковы ожидания, на что они ориентируются и чем вдохновляются и т.д.

В «Актис-Медиа» есть стратегия общения с клиентом, которая работает безотказно. Мы начинаем распутывать клубок с конца, с финала проекта, постепенно перемещаясь в сегодняшнюю точку, в момент наших переговоров.

Поэтому первый вопрос после вводного общения – это вопрос про сроки, чтобы понять каковы ожидания клиента относительно отгрузки готовой продукции, и что он под этим понимает (например, отгрузить можно на РЦ, а можно на каждого дилера, которых у него 85 шт. в России и СНГ — а это уже совсем другие сроки и т.д.).

За пример такого подхода, можно взять ситуацию, когда скажем, тираж должен быть на складе заказчика девятого ноября. Значит, мы должны отправить готовый заказ на дистрибуцию, условно, за месяц, то есть девятого октября.

Чтобы получить продукцию на отгрузку девятого октября (а лучше взять запас 1-2 дня на форс-мажор) с производства, само производство требуется запустить 26-ого сентября. Значит, к 24-ому сентября все макеты должны быть подписаны и утверждены в печать.

Плюс, наглядность — мы всегда прямо на встрече вместе с заказчиком рисуем на листе бумаги подробный график и проставляем все реперные точки по проекту, а также сразу же обозначаем зоны ответственности: кто, что делает и когда. каковы ожидания каждой из сторон в каждой из точек.

Параллельно, мы не забываем расспрашивать заказчика о деталях, так как нам важно понимать с кем мы работаем, с человеческой точки зрения, множество мелких штрихов, позволяют нам составить психологический портрет менеджеров, с которыми мы работаем, что позволяет нам корректно строить с ними общение и дальнейшую коммуникацию.

Вернемся, к нашему гипотетическому проекту: чтобы 26.09 запустить проект в печать, нам необходимо обеспечить производство бумагой. На ее выработку в среднем требуется от трех до пяти недель, мы берем четыре. Соответственно, заказ на бумажный комбинат мы должны разместить не позднее 24-ого августа.

А для размещения заказа на ЦБК, нам необходимо подписать все документы и получить предоплату (или не получить ее — многое зависит от договоренностей по конкретному проекту). В зависимости от масштабов компании заказчика и принятых в ней регламентов, подписание документов может занимать от трех дней до трех месяцев. Это тоже очень важный этап сотрудничества, который требует ничуть ни меньше внимания и сил, чем все предыдущие. Предположим, что это займет 30 дней, тогда решение о сотрудничестве надо принимать, уже в конце июля.

Теперь, соберем все даты:

09.11 — отгрузка тиража на РЦ

09.10 — старт дистрибуции

26.09 — старт производства

24.09 — утверждение цветопроб и сигнальных образцов

24.08 — заказ бумаги на ЦБК

20-24.08 — подписание документов и финансовых обязательств

20-30.07 — решение о сотрудничестве

Вопрос — а где мы сейчас? Успеваем и укладываемся в срок? или уже выбились из того вымышленного графика, который сами себе придумали?

Именно, тот подход и ставит все на свое место с точки зрения «ожидания» и реальности. В своей работе мы неукоснительно следуем этому простому, но действенному алгоритму.

Наглядный график позволяет разглядеть точки, в которых обе стороны формально «бездельничают». Например, что происходит с 24.08 по 24.09? В этот период, у обеих сторон есть отличная возможность заняться дизайном и версткой макетов, если, конечно, издание планируется не в 1000 полос (тогда на такой объем понадобится гораздо больше времени).

Ключевая мысль проста — наглядность позволяет увидеть временные “дыры” по проекту и эффективно ими распорядиться.

При таком подходе с нашей стороны, заказчик точно понимает, что мы однозначно разбираемся в своем деле, понимаем весь производственный цикл и знаем, что должна делать каждая из сторон, и на каждом этапе мы готовы дать совет и поделиться своим профессиональным видением способа реализации проекта, таким образом, чтобы он задействовал минимум времени и сил нашего заказчика.

И все это при том, что мы еще не продали проект, мы ведем переговоры, презентуем себя, наши знания, компетенцию и экспертизу, а значит продаем проект здесь и сейчас. Презентуя себя как ответственного поставщика, которому можно доверить проект любого масштаба и уровня сложности. В этом и заключается секрет хорошей презентации.

Успешных продаж!