Невидимая сторона: как подружиться с принтером и сделать рабочее пространство более комфортным

Что такое комфортный офис? Удобное рабочее место, оборудованные переговорные, многофункциональная кухня или столовая, зоны отдыха. А печатные устройства часто задвигают в дальний угол, несмотря на то, что это одно из самых популярных мест встречи в офисе после кулера и кофемашины. Команда KYOCERA Document Solutions Russia рассказывает, как подружиться с принтером и сделать рабочее пространство более комфортным.

Несмотря на глобальную диджитализацию, от бумаги не уйти, согласно отчету Gartner, компании тратят от 1% до 3% бюджета на печать. МФУ и принтеры остаются незаменимыми, и, если все на своем месте и работает как часы, сотрудники воспринимают устройства как должное. Однако, если в системе что-то не продумано, принтеры становятся причинами многих бед: документы распечатались не там и не те, закончился тонер в самое неподходящее время, поэтому опоздали/показали неверную информацию/потеряли документы и т.д.

Все эти проблемы и риски можно снизить, если правильно подойти к расположению и настройке МФУ с умом.

Разберем самые распространенные ошибки при установке принтера в офисе:

Во многих компаниях, особенно небольших, принтеры часто стоят рядом с рабочими столами. С одной стороны, это удобно — все под рукой, в любой момент можно распечатать или отсканировать документы. С другой стороны, это может вызывать неудобства для сотрудников. Во-первых, принтеры — это дополнительный источник шума. Не только от машин, но и от сотрудников, которые приходят работать с техникой. Устройства, люди, разговоры — все это отвлекает от рабочего процесса, согласно исследованию американской компании Steelcase, 22% сотрудников недовольны окружающим шумом в офисе.

Во-вторых, устройства периодически требуют проверки ИТ-специалистов, замену деталей, замены тонер-картриджей. И сервисный инженер будет делать все это также во время рабочего процесса. А если компания использует неоригинальные картриджи, то вызывать мастера придется гораздо чаще, так как устройство будет изнашиваться быстрее, что приведет к дополнительным тратам. Кроме того, это может быть опасно для здоровья. Неоригинальные расходники никто не проверяет, не сертифицирует, так что в состав тонера могут входить химические соединения, вызывающие аллергическую реакцию, повреждение слизистых оболочек глаз и дыхательных путей.

Другая ситуация, когда печатающие устройства ставят в отдаленной комнате. Однако, пока сотрудник дойдет за документами, по пути может случится разное: отвлекли срочные дела, коллега по ошибке забрал чужие бумаги, важные документы попали не в те руки и прочие детали.

По нашему опыту, самый оптимальный вариант, когда в open-space офисе существует отдельная огороженная принт-зона, где располагаются большие напольные принтеры и прочая оргтехника. Там же можно оборудовать место для хранения бумаги и расходников. При таком размещении сотрудники будут меньше отвлекаться на посторонний шум, будет меньше поводов для раздражительности, а значит, работа будет идти быстрее и приятнее.

Допустим, молодая компания только-только начинает свой путь и коллектив совсем небольшой. Казалось бы, много ли нужно компании до 20 человек? Отчеты, счета, акты, презентационные материалы, коммерческие предложения, схемы, проекты — и еще множество документов, в зависимости от профиля компании. Кроме того, что к одному устройству периодически будет выстраиваться очередь из сотрудников, в машине может закончиться тонер/зажевать бумагу/износиться деталь. По закону жанра сразу всем потребуется срочно распечатать важные документы. Так что даже в небольшом коллективе должно быть минимум два устройства, например, черно-белый принтер и цветной МФУ.

Существует и обратная сторона, когда в компании достаточно принтеров и МФУ, и у сотрудников есть неограниченный доступ ко всем печатным устройствам. Почему это плохо? На цветных устройствах печатают документы, которые нужны в черно-белом варианте или какие-то из устройств могут простаивать из-за личных предпочтений сотрудников — в общем, нерациональное использование.

При правильном подходе можно сэкономить до 30% расходов на печать.

• Провести анализ печатающей техники — кто, что и сколько печатает. Это нужно делать в любом случае, если вы хотите сократить расходы на печать. Может оказаться, что в офисе есть принтеры, которые плохо/медленно работают и поэтому редко используются. А цветной принтер выбирают потому, что он первым выпадает во вкладке при настройке печати. Если проанализировать работу всех устройств и узнать потребности сотрудников, то можно правильно задать режим работы печатающей техники.

• Разграничить доступ к устройствам. Зачем сотрудникам, которые сидят на первом этаже доступ к принтеру на четвертом, если у них есть свой? Предоставьте сотрудникам доступ только к тем устройствам, которые им действительно нужны. Например, бухгалтерии достаточно черно-белой печати, а маркетологам часто нужна печать не только в формате А4, но и А3. Посмотрите, кому из сотрудников какой аппарат ближе и нужнее. Так не будет путаницы и перерасхода бумаги.

• Включить полезные опции в документооборот. Например, настроить безопасную печать. Только после того, как сотрудник вводит личный пин-код или прикладывает RFID-метку, устройство выводит на печать документы. И никто, кроме пользователя, не сможет забрать документы. Еще одна полезная «фишка» — сортировка документов. Если несколько пользователей отправляют документы на печать одновременно, то устройство автоматически разделит бумаги по разным лоткам.

В 2017 году институт исследований Demoscope по заказу Kinnarps провел исследование, которое показало, что для 94% респондентов счастье на работе во многом зависит от рабочей среды, в которой он трудится. Компании, которые заботятся о комфорте сотрудников, стараются спроектировать рабочее пространство так, чтобы было место и для продуктивной работы, и для отдыха и общения внутри команды. Грамотно обустроенные принт-зоны могут стать не просто техническим пространством, но и тем местом, где приятно встретить коллег, устроить пятиминутный перерыв и обсудить рабочие дела с коллегами.