Trello как легкая альтернатива CRM

Да, это ещё одна статья про Trello, но я надеюсь она будет полезна.

Я долго искал инструмент для взаимодействия с клиентами. По сути мне не хватало чего-то такого, где я мог бы фиксировать некоторые моменты из общения с клиентом. Поскольку общение в большей степени происходит по почте, а поле «Тема» у нас многими игнорируется, то найти необходимую информацию в бесконечных «RE: вопрос» становится просто нереальным.

Не помню как я узнал про Trello, но «палочкой» я его тыкал довольно долго. Обширный функционал хотелось изучить прежде чем начинать деятельность в этом сервисе.

Вот о чем я задумался первым делом. К сожалению явной интеграции в этом сервисе я не нашел, но я нашел одну очень милую штуку. У каждого аккаунта на отдельной доске есть специальный адрес электронной почты, отправив письмо на который мы тем самым добавим карточку в определенный список. Список, куда будут помещаться карточки, определяется в настройках (Меню -> Ещё -> Настройка электронной почты).

Остается скопировать адрес электронной почты и вставить его в нужное место на сайте. У меня на этот адрес улетают копии всех сообщений со всех форм на сайте. Причем именно копии. Отправленная форма приходит на мыло и дублируется в Trello. Это важно в те моменты, когда по каким-то техническим причинам Trello не сможет принять письмо или наоборот. В жизни всякое бывает.

Когда на этот адрес придет письмо, то в списке появится карточка. Название карточки будет взято из поля «Тема», а содержимое письма попадет в описание карточки. Насколько я знаю, если в письме присутствуют вложения, то они прикрепятся к карточке, но я не в курсе что там с максимальным объемом и т.д. не приходилось получать письма с вложениями.

У меня все карточки-письма валятся в один список, но при желании можно наклепать пользователей под разные формы и направить карточки в разные списки. Но меня в принципе не обламывает необходимость сортировки карточек, по этому не стал заморачиваться.

Особое подспорье Trello оказала когда я совсем случайно начал приторговывать кое-какими гаджетами (от нечего делать запилил статейку, а вскоре посыпались заказы). Собственно под это дело на одной из досок появился список «Заказы», в него карточки перемещаются из общей кучи. По сути что получается, получил заказ, позвонил. Если все нормально и заказ отправлен, карточка архивируется (удаляется). Если по каким-то причинам заказ невозможно обработать, ставится метка (не дозвонился, ждет поступления товара и т.д.).

Когда мне приходит заказ по сайтам, то карточка переносится в список «Клиенты». Собственно там в карточке фиксируется необходимая информация. Как только с клиентом начинается работа, то создается отдельный список для этого клиента, где уже отражается по сути весь рабочий процесс. Если клиент попадается не дуболом, то создается отдельная доска под это дело, там формируется команда и начинается совместная работа.

Поскольку клиенты, которые приходят сами, не всегда радуют, то я в процессе работы или безделья, подмечаю интересные варианты потенциальных клиентов. Для этого у меня есть специальный список «Потенциальные клиенты». Например, листаем журнальчик, видим статейку про модульные котельные, а в конце адрес сайта, смотрим сайт, оцениваем и, если «наш клиент», фиксируем в виде карточки.

Таким образом у меня собирается база из производственных предприятий (моя излюбленная тема), там и быстро возводимое жилье, и крановые установки, и всякие КБ. Когда появляется более-менее свободное время, я беру очередной вариант из списка и отрабатываю. За раз беру 3-4 варианта, поскольку в день удается отправить одно-два письма (перед тем как писать письмо, надо ведь изучить сайт, тематику, конкуренцию и т.д., в общем подготовиться).

К примеру, если пишу письмо, то ставлю метку «Отправил письмо», в описании или комментарии фиксирую когда было отправлено письмо. В случае если звоню, то ставлю метку «Позвонил» и, при необходимости, прикрепляю запись звонка. Если с ЛПРом поговорить не удалось (в отпуске, в отъезде или ещё чего), то это фиксируется в описании, а в списке «Задачи» создается карточка «Позвонить Ивану Ивановичу». Ставится срок когда этот Иван Иванович должен быть на рабочем месте, а во вложении прикрепляется карточка предприятия из списка «Потенциальные клиенты». Так у нас будет вынесена задача со сроком и связана с «родительской» карточкой.

Вот собственно весь не хитрый принцип моей работы с клиентами при помощи Trello.