Как делегировать процессы и задачи в компании: простой и эффективный метод

Первое время каждый, кто запускал СТАРТапы, делал многое или даже все для своей компании. Возможно, кому-то повезло и он на старте смог найти близких по духу людей, которые поверили в его идею или продукт и с самого начала проходили все трудности на пути к успеху вместе с основателем. Обычно, первое время основатель и первые сотрудники работают в режиме многозадачности и берутся за любую работу, которую необходимо выполнить. Этого требуют обстоятельства и это нормально. Однако бывает так, что такое положение часто перетекает из временного в постоянное. Но только теперь компания уже встала на ноги, появились новые отделы, штат сотрудников растет вместе с ростом компании. Но почему же основатель продолжает работать 7 дней в неделю и по 12 часов? Почему же руководитель находится в постоянном цейтноте и в хаосе? Причин этому не мало.

Давайте сейчас, в этой статье попробуем разобраться с одной из них. На этапе формирования компании основатель, собственник участвует во всех процессах компании. Ни одна задача, ни одно решение не выполняется без его ведома. В этом есть немало плюсов - на этом этапе собственник сам проходит все процессы, изучает все нюансы и становится «носителем знаний компании». В этот момент задача собственника - «заложить фундамент» для компании или продукта, иначе говоря создать «стандарты». После того, как эта работа выполнена и по мере того, как объем и сложность задач растет необходимо начать расставлять приоритеты - рутинные, не сложные задачи и процессы необходимо делегировать. Необходимо высвобождать время и энергию для того, чтобы участвовать в задачах и процессах более сложного уровня. Проще говоря - необходимо начинать управлять людьми.

Одним из самых важных навыков эффективного руководителя - является навык «достижение результата руками подчиненных».

Легко сказать - немного сложнее сделать :) То, что написано выше - очевидно и понятно многим. Но не всегда так происходит. Не всегда мы делаем то, что надо бы делать. Почему? Есть два препона, которые мешают руководителям начать делегировать:

1. Фактор психологии.

В нашей консалтинговой деятельности, при опросах собственников или руководителей мы встречались с разными причинами, порой неожиданными, из-за которых руководители не делегировали задачи. Перечислим распространенные:

• нет достойного кадра;
• я пробовал, а они ничего не умеют;
• чтобы передать, нужно научить, а времени нет;
• если я научу, они потом такой же бизнес откроют и уйдут;
• это делать могу только я и так далее.

2. Фактор отсутствия навыка «Делегирование».

Делегирование, важная функция каждого руководителя. И ее невозможно выучить быстро и «за один раз». С каждым разом уровни и сложность делегирования будет расти, будут прибавляться важные и значимые факторы, следовательно навык нужно развивать постоянно. Существует много разных источников, которые подробно описывают как научиться делегировать. Я же хочу поделиться с Вами своим инструментом, который я всегда использую для делегирования.

Итак, создаем условия.

Делим все задачи по категориям:

A - то, что я не могу делегировать;

B - могу делегировать, но сложно (требует обучения или требуется разбить задачи или процессы на подзадачи или подпроцессы, и так далее);

C - могу делегировать, легко.Действия «по шагам » :

• Мы составляем список не того, что будем делегировать. Мы пока не знаем что будем делегировать. Мы составляем список ВСЕХ процессов, которые делаем сами.
• Теперь присваиваем каждому процессу категорию: A, B, C.
• Формируем таблицу.
• Теперь для задач из категории C находим сотрудника, кому можно делегировать. Если такого сотрудника нет, а объем таких задач большой ставим себе в план - нанять сотрудника под эти задачи.
• Смотрим на задачи категории B. Если требуется их разбить на более мелкие и простые выполняем эту работу, переводим их в категорию С и делегируем. Если же задачу нельзя разбить, а процесс делегирования сложный, тогда составьте себе план для делегирования. Что нужно сделать для этого:

• создать и описать стандарты по этой задаче (идеально нарисовать бизнес-процесс)
• выбрать сотрудника для делегирования и провести обучение - только после описания стандартов!
• провести аттестацию сотрудника
• полностью делегировать.

Часто задачам и процессам категории B необходимы «контрольные точки». Подумайте о них - при каких условиях (даты, цифры, события) необходимо Ваше участие. Если создаете такие контрольные точки не забудьте добавить их в описанные стандарты или бизнес-процессы.Что же делать с категорией A? Эти задачи или процессы остаются в Вашем непосредственном ведении до тех пор, пока Вы не разберетесь с задачами категорий B и C. Как только Вы сможете делегировать эти задачи приступайте к категории А. Попробуйте их трансформировать в B или C, или же наймите сотрудника, который в силу своих компетенций и опыта сможет выполнять Ваши задачи категории А.

Если у Вас есть вопросы по составлению таблицы или Вам нужна помощь в диагностике процессов напишите мне в Telegram или в Facebook