Организация удаленного рабочего пространства
Как сотрудник может работать удаленно, будто он и не уезжал из офиса?
Я на удаленке, а ты?
За последние 2 года удаленная работа коснулась практически каждого. Во время карантина большинство компаний испытало трудности с переводом сотрудников на удаленку. Кто-то очень быстро перешел на эти рельсы, а для кого-то это было вообще непреодолимой трудностью.
Мы достаточно быстро перевели всех сотрудников Спринтхост в удаленный формат. Техподдержка отвечала на чаты, звонки и тикеты, инженеры следили за оборудованием, разработчики улучшали работу сервиса, бухгалтер начислял зарплаты — и все это из дома. Поначалу были трудности с коммуникацией, было сложно привыкнуть к работе на удаленке, но потом стало проще, и качество услуг не ухудшилось.
Как перевести сотрудника на удаленку?
На самом деле, это несложно. Большинство уже давно работают на ноутбуках и не привязаны к конкретному месту. Это, конечно, не касается тех, кто задействован на заводах, в магазинах или других местах, где обязательно личное присутствие — им уйти на удаленку практически невозможно.
Во-первых, организуйте подключение к офисной сети, по которой ведется коммуникация, выдаются задачи, хранятся важные и даже секретные данные. В офисе все подключено изначально, настройкой занимается системный администратор, поэтому сотруднику просто можно работать за любым компьютером. Из дома это сделать проблематично хотя бы потому, что рядом нет сисадмина или просто коллеги, который поможет. Не все так подкованы в технологиях, как сисадмины, поэтому стоит позаботиться о подробной инструкции.
Свою внутреннюю сеть можно спокойно развернуть на любом сервере, но лучше это делать на VDS/VPS. Например, в Спринтбокс над боксами у пользователя гораздо больше власти, чем над обычным аккаунтом хостинга. Можно накатить любое окружение, настроить систему безопасности, файрвол, защиту от DDoS, чтобы в критический момент вся удаленная работа не встала. Кто-то даже умудряется сделать что-то вроде внутреннего интернета со своим поисковиком, википедией и ютубом — хотя под это нужен не самый слабый сервер или даже несколько серверов.
Для эффективной удаленной работы важно, чтобы дома был тот же набор инструментов, что и в офисе. Об этом нужно подумать заранее, чтобы потом судорожно не скачивать нужный софт. Если в компании выдается оборудование, то это решает проблему. В Спринтхост, например, мы можем предоставить несколько ноутбуков, но они, в основном, отправляются техподдержке — им нужнее.
Сюда же отнесем облако с документами. Если вы храните их на собственном сервере, то VPN решит этот вопрос, а для всего остального есть Google Документы или другой похожий сервис. И никаких флешек!
Не забываем, что для созвонов нужны хорошие микрофон и камера. Если с плохой картинкой еще можно смириться, то звук должен быть очень хорошим.
Создайте корпоративный чат, если его до сих пор нет — это облегчит общую коммуникацию. Вообще, почему об этом говорим? Это же очевидно!
Придумайте какие-нибудь активности онлайн. Помните, что удаленный сотрудник не фрилансер. Он все тот же офисный коллега, только уже не в офисе, поэтому стоит ежедневно общаться и созваниваться, возможно, играть в различные мини-игры — это поддержит корпоративный дух и не даст коллегам заскучать в одиночестве. Мы, например, по утрам отправляем веселые открытки в стиле «Одноклассников» и показываем видео со своими котами.
Удаленка — это продуктивно?
Чтобы офисный сотрудник перешел на удаленку и оставался продуктивным, нужно:
- Организовать удаленное пространство. То есть, перевести все критически важные системы и сервисы на сервер, к которому можно подключиться только через настроенный на нем VPN;
- Выдать сотруднику доступы. Желательно, чтобы ссылки с ними через некоторое время сгорали, но доступ оставался. Мало ли, они попадут туда, куда не надо;
- Постоянно поддерживать работу сервера и сервисов на нем. Сами понимаете, что если случится тарарам на сервере, то сотрудники не смогут попасть на внутренние закрытые ресурсы. За сервером приглядывает хостинг-провайдер, а за его содержимым следить должен сам пользователь — ничего не сломайте;
- Выдать под расписку офисное оборудование, если есть такая возможность, или помочь с настройкой личной техники;
- Выстроить эффективную коммуникацию удаленщиков с теми, кто остался в офисе. Всем должно быть комфортно общаться на расстоянии, будто они коммуницируют лично в офисе. Кроме того, рабочее время может не совпадать из-за разных часовых поясов, поэтому общее пересечение с офисом должно быть не менее 6 часов;
- Придумать какие-нибудь активности онлайн. Это поддержит корпоративный дух и тех, кто на удаленке. Помните, они сидят дома, и им может быть скучнее, чем офисным ребятам.
Как мы уже сказали, удаленная работа стала общей практикой. Она может быть продуктивной и эффективной, если сотруднику будет комфортно и удобно работать из дома, а это как раз то, с чем вы можете помочь.
Интересно, а за использование личной техники для работы ваша компания сотруднику доплачивает?
Мы живем во времена, когда все человеческие расходы априори включают в себя технику и ее обслуживание. Поэтому если говорить о постоянной удаленной работе, думаю техника должна предоставляться или же этот момент, оговариваться. В ситуации когда сотрудник самостоятельно изъявляет желание работать доплата звучит не логично. К тому же, это очень зависит от стиля работы и системы зп.
Нет, мы не доплачиваем, но можем предоставить технику из офиса. Это все легко решается. Лишь бы сотруднику было комфортно работать 😊