Как я настроил цифровые процессы в своей компании, сменил 90 % штата сотрудников и перестал вкладываться в рекламу
Группа компаний RESFORM более 10 лет помогает решать разные нестандартные задачи в сфере строительства по всей стране. Ресформ предлагают аренду, продажу и производство оборудования и комплектующих для монолитных конструкций. Свою деятельность компания ведет также с помощью интернет-магазина.
Руководитель и основатель RESFORM Алексей Москаленко делится своим опытом внедрения цифровых технологий в ежедневную работу компании. Что мотивировало к этому, какие были сложности, чем пришлось пожертвовать и что в итоге получилось:
«Всё течёт, всё меняется. В 2017 году начался переход нашего бизнеса на «цифровые рельсы». И продолжается до сих пор. Постепенно цифровизируем все текущие процессы, которые происходят в компании: финансы, продажи, бухгалтерию и документооборот.
В какой-то момент мы поняли, что можно избежать проблем, часто возникающих из-за человеческого фактора. Это когда появляются сложности в процессе коммуникации, из-за «испорченного телефона». И это, к сожалению, неизбежно во время длительного общения людей между собой. Поэтому цифровизация здесь – это спасение:
- Каждый сотрудник видит свои задачи, они становятся ясными и понятными. А руководитель может отслеживать, на каком этапе выполнения находится та или иная задача.
- У сотрудников есть доступ к необходимой информации на любом этапе работы.
- Сокращается взаимодействие между коллегами и с клиентами, и это позволяет уменьшить количество возможных ошибок.
- Мы четко видим откуда приходят клиенты (лиды), можем отследить их путь.
Но, новое всегда пугает, и люди бывают не готовы к необходимым переменам. С теми, кто был не готов выйти из своей зоны комфорта, нам пришлось попрощаться. А это почти 90% сотрудников компании.
Айтишники тоже не совсем готовы решать возникающие проблемы, искать пути решения. Они четко обозначают свои компетенции, а дальше «думайте сами».
Для настройки цифровых процессов мы используем сейчас несколько IT-решений:
- 1C. Здесь отображается складской учет, все движение денежных средств, дебиторская и кредиторская задолженность.
- CRM-система. С ее помощью мы выстраиваем отношения с клиентами. К ней мы привыкли не сразу, а только со второй попытки. Сначала было сложно, казалось, что много лишнего и «мудреного». Но, потом все же разобрались. И теперь все наши отношения с клиентом оцифрованы, мы больше не подписываем бумажных договоров.
- ПланФакт. В этой программе мы планируем и отслеживаем все денежные потоки: зарплату, резервные средства, счета на оплату и др.
- Телефонию объединили с CRM. Все завязано на одну систему АТС, чтобы сотрудник всегда мог быть на связи. Звонок поступает на рабочий номер, и если сотрудник не может ответить, то вызов переходит на его мобильный номер. После разговора звонок отображается в системе и мы можем отслеживать весь этап до заключения договора, а также если нужно делать «работу над ошибками».
Сейчас мы пытаемся синхронизировать все системы между собой, чтобы облегчить взаимодействие и сделать его еще более эффективным.
О результатах и планах. Точно могу сказать вот что:
- Бюджет. Его распределение теперь более грамотное. Мы нашли «дыры» и устранили их. Перестали вкладывать большие средства в рекламу и сократили маркетинговый отдел.
- Заявки. Благодаря аналитике мы поняли, что проблема не в количестве входящих запросов, а в качестве их обработки. Теперь мы можем отследить каждый входящий запрос, понять, на каком этапе произошел сбой, подстраивать работу под клиента и менять глобальные процессы в бизнесе.
- Время. Самое главное, что мы больше не тратим много времени на рутину. Теперь мы лишь подводим итоги в системе и проводим контрольное совещание.
Когда мы видим результат, то хочется и дальше двигаться в этом направлении. Тем более есть куда двигаться - мы хотим полностью оцифровать все текущие процессы. Первая задача - автоматическая выгрузка наших каталогов на всех площадках с актуальными ценами. Это очень удобно для клиентов, потому что они могут отслеживать движение товара в режиме реального времени. И еще, я верю в то, что рано или поздно все перейдут на удаленку. Будем решать вопросы по Зуму и Скайпу».
Спасибо за статью! Раньше тоже работали в нескольких сервиса. Теперь перешли на аспро cloud. Мы и потоки отслеживаем, и с клиентами коммуницируем в одной программе, нам так удобнее даже стало.
спасибо за обратную связь!