Как повысить личную эффективность с помощью GTD?

Ведение бизнеса предполагает большое количество ежедневных задач. Мы можем не замечать, но наш мозг постоянно анализирует их в фоновом режиме, чтобы найти оптимальные варианты их решения и правильно расставить приоритеты. Это может стать серьёзным препятствием на пути к высокому уровню личной эффективности. Существует много методик, которые могут помочь вам в этом. Об одной из них — GTD мы и поговорим сегодня c Алексеем Королюком, резидентом клуба и серийным предпринимателем.

Инструмент для повышения ежедневной эффективности

GTD (Getting Things Done) переводится с англ. как «доведение дел до завершения». Создатель этого подхода — Дэвид Аллен, бизнес-тренер, эксперт, консультант в вопросах управления временем и личной продуктивности. Одноимённая книга автора была переведена на 23 языка и названа журналом «Time» лучшей бизнес-книгой десятилетия.

Кому подойдет GTD?

Напряжённый ежедневный ритм управления компанией часто не оставляет времени для поиска новых идей и разработки дальнейшей стратегии развития. Эти процессы требуют творческого подхода, свободного времени и возможности с головой погрузиться в размышления. Если вы постоянно испытываете стресс от большого количества рабочих задач, GTD поможет вам почувствовать себя спокойнее.

Ещё метод GTD незаменим, если вам приходится решать сразу много задач из различных сфер жизни: работа, семья, хобби, саморазвитие, организация досуга с друзьями и т. д.

Базовые принципы методики

1. Записывайте все задачи, цели, идеи и дела в ежедневник или мобильное приложение. Нужно фиксировать даже самые незначительные, на первый взгляд, идеи, поэтому список должен всегда быть в доступности.

2. Детализируйте и делегируйте. Объёмные задачи лучше разбивать на ряд небольших и конкретных шагов, которые приведут к поставленной цели. Записи необходимо вести так, чтобы при одном взгляде на них вам было понятно, как действовать дальше. Отдельно отмечайте для себя те задачи, которые вы можете перепоручить другим людям.

3. Расставьте приоритеты. Каждая записанная цель или шаг должны иметь свой дедлайн и запланированное время для работы с ними. Работу со списками лучше дополнить календарём и напоминаниями в смартфоне, чтобы вы ни о чем не забыли.

4. Актуализируйте информацию. Обстоятельства быстро меняются: одни задачи откладываются на потом, другие — отменяются, а что-то уже удалось решить. Списки планов и целей нужно регулярно обновлять, чтобы вы всегда были в курсе дел и могли начать работу, не тратя времени на ненужные уточнения.

5. Двигайтесь вперёд. Фиксация целей и планов должна стать не дополнительной нагрузкой, а ускорением на пути к реализации задуманного. Загляните в свои записи, определите то, что нужно сделать прямо сейчас, и действуйте! Большие проекты начинаются с маленьких шагов.

Принимать решения в системе GTD очень просто. Руководствуйтесь наглядной схемой, приведённой ниже, чтобы распределить все дела и правильно расставить приоритеты. Ключевых развилок несколько:

— Первая: определиться, нужно ли выполнять эту задачу. Если пока непонятно, то записать её и оставить во входящих;

— Вторая: принять решение сделать сейчас (правило 2-х минут) или поставить в плановую работу;

— Третья: делаю сам или делегирую;

— Четвертая: не забыть перенести завершённую задачу в выполненные, чтобы порадовать себя и будущую статистику дел и личной эффективности.

Выбираем инструменты для GTD

Для записей можно использовать обычный блокнот, но современный рынок мобильных и веб-приложений позволяет решать эту задачу быстрее и эффективнее. Для GTD подходят Google Документы, Kaiten, Asana, Trello и другие программные решения, в том числе, и разработки российских специалистов. Например, Кайтен (https://kaiten.ru) – современная система совместного управления процессами и командами, которая стала прекрасной альтернативой западным аналогам. С её помощью можно визуализировать задачи, создавать отдельные пространства для каждой цели или проекта и работать по методу GTD в команде.

Подводя итоги, стоит отметить, что поначалу работа по методу GTD и бесконечные чек-листы могут показаться немного утомительными. Но по мере того, как новые навыки станут привычкой, эта методология позволит вам навести порядок в своих делах и ускорит движение по пути к намеченным целям.