[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "240х200_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "flbq" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "create", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-158433683", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?p1=bxbwd&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid21=&puid22=&puid31=&fmt=1&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Плашка на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } } ]
{ "author_name": "Konstantin Panphilov", "author_type": "self", "tags": ["\u043d\u043e\u0432\u043e\u0441\u0442\u044c","\u043a\u0430\u043a_\u0443\u0432\u0435\u043b\u0438\u0447\u0438\u0442\u044c_\u043f\u0440\u043e\u0434\u0443\u043a\u0442\u0438\u0432\u043d\u043e\u0441\u0442\u044c"], "comments": 34, "likes": 42, "favorites": 28, "is_advertisement": false, "section_name": "default", "id": "8865", "is_wide": "" }
Konstantin Panphilov
34 367

Джедайская техника пустого инбокса, или Как доводить дела до конца

Сооснователь консалтинговой компании «Арка Групп» Сергей Сичкар написал в своём блоге заметку о самоорганизации и эффективности труда, основанную на «Джедайской технике «пустого инбокса» бизнес-тренера Максима Дорофеева. ЦП публикует материал с разрешения автора.

Поделиться

В избранное

В избранном

Максим Дорофеев

Я часто ловил себя на мысли — «Ааа, как же всё успеть? Еще нужно сделать... (большой перечень задач)». Неприятно, что эти мысли у меня возникали как в течение рабочей недели, так и на выходных. На работе мысли мешают сконцентрироваться на главном, на отдыхе не получается «выключить мозг», и сложно соблюдать баланс между личной жизнью и работой.

Я искал подходящее для меня решение по принципу «Военные летчики, правильный подход, мутация и отбор». Читал книги по тайм-менеджменту, проходил тренинги, внедрял техники ТМ — ничего не получалось использовать на постоянной основе. Я знал «Что делать?» и «Как делать?» и даже «Делал», но не понимал «Зачем?» и «Почему именно так?».

Ответы на вопросы я нашел в «Джедайской технике пуcтого инбокса» Максима Дорофеева. По заявлению автора метод идеально подходит командам проектов и всем, кому не хватает 8 часов рабочего времени и 24 часов в сутках. Эквивалент освоения этой техники — это эффекты: больше свободного времени и сила «чистого» мозга.

Далее описание техники, полезные ссылки, нюансы и опыт внедрения. Я собрал в сети информацию о технике.

Сначала теория — это важно.

Показания к применению джедайской техники

Очень мало людей могут выполнить простое упражнение. Например, сказав: «Я отвечу тебе в среду» и ответить в среду. Если вы собираетесь что-то внедрять в компанию, улучшать процессы, то уметь доводить дела до конца — нужно и важно. Без этого никак.

Тезисы:

  • 90% процентов всех задач на 90% «сделаны» и остаются в этом состоянии вечно. Почувствуйте разницу между «делать» и «сделать».
  • часто мы умудряемся максимизировать свои затраты таким образом, чтобы на выходе получить ничего.

Признаки беспокойного мозга:

  • Вы на работе, и у вас в голове идет тяжелый мыслительный процесс, но приходит письмо, SMS и обязательно возникает желание отреагировать. Результат — много недоделанных дел в конце рабочего дня: забыл, отвлекся и так далее.
  • Вы решаете рабочую задачу и неожиданно возникает мысль «Купить домой молока?». Мозг сразу ищет возможные варианты, что сделать для покупки молока. Результат — «убитый» рабочий настрой.
  • Во время собрания возникает важный вопрос, на который сложно сразу дать ответ. Сотрудник просит сформулировать задачу в письме и отправить на почту. Приходит письмо, сотрудник открывает и понимает, что в двух словах не объяснить. Результат — новая встреча или собрание.
  • Вы гуляете с семьей и думаете о работе. Приходите на работу и думаете о назначенной встрече, которая будет через два часа. Зачем браться за работу, если до встречи осталось два часа, все равно ничего не успею. Результат — на встрече вы думаете о прогулке с семьей.
  • Вы ложитесь ночью спать и вам приходит в голову важная мысль. Вы пытаетесь уснуть, но мысль вас не покидает. Результат — уставший, не выспавшийся человек рано утром.

Как работает наш мозг и об особенностях его эксплуатации

Тезисы:

  • сознание: рабочее пространство, где мы думаем;
  • подсознание: вообще не понятно как устроено;
  • драйв: наше желание работать;
  • задача попадает в мозг, возникает реакция мозга: «Надо что-то с ней сделать». Если выполняем задачу, то повышаем драйв. Если не выполняем задачу, то она остается в подсознании и снижается драйв;
  • головой надо думать, для запоминания есть другие инструменты;
  • незавершенное дело живет в голове и мешает думать. Если дело доводим до конца, мозг забывает о нем навсегда;
  • принятие решений — любая вещь, о которой думает мозг;
  • прирост эффективности достигается не за счет экономии времени, а за счет экономии решения;
  • мозг эффективно работает только над одной задачей;
  • когда мозг думает, он тратит «энергию мозга». Мозг устает думать через 40 минут — заканчивается энергия;
  • много думать плохо. Если вам нужно что-то придумать, нужно думать мало;
  • «вещи не на своем месте» заставляют мозг думать, принимать решения вне нашего желания и тратят энергию, от них надо избавляться. Это про закладки браузера, неразобранные файлы на рабочем столе, неоплаченные счета, окна приложений и так далее. Мозг любит порядок.

Если у вас в конце рабочего дня мозг не устал, то используйте техники ТМ. Но если в конце рабочего дня мозг не работает, джедайская техника пустого инбокса — для вас.

Мозг в течение рабочего дня думает максимум 2-3 часа. И может сохранять внимание максимум 30 минут — квант внимания. Состояние «потока» — когда квант внимания растягивается на 5-6 часов.

Если сделать над собой усилие и ничего не делать, то мозг подбрасывает интересные мысли. Хочешь пить — выпей чистой воды, хочешь расслабить мозг — не напрягай его. Поэтому во время отдыха никакого фейсбука, новостей и так далее.

Если вы думаете, что ваш самый драгоценный ресурс — это время, то вы ошибаетесь. Самый драгоценный ресурс — энергия. Можно уметь правильно распоряжаться временем и при этом чувствовать себя усталым, измотанным и физически, и морально, неспособным сосредоточиться и уделить должное внимание тем, кто в нем нуждается (Из книги «Жизнь на полной мощи». Авторы Джим Лоэр, Тони Шварц).

Что значит «экономия мышления» или фазы рабочего процесса

Три цели:

  • освободить мозг;
  • отделить «думать» от «делать». Думаем только в момент принятия решения, потом делаем и не думаем в этот момент;
  • разложить все по местам.

Правила сбора входящих. Что, как и когда надо собирать?

  • «входящее» или «инбокс» — это всё, что ждет от нас решения. Входящие письма, открытые вкладки браузера, неразобранные файлы на рабочем столе, недочитанная книга на столе, дрель, которую мы не вернули соседу (напоминающая о необходимости повесить полочку), кассовый чек в кошельке, зудящие мысли — всё это инбоксы;
  • задача — это минимальная сущность системы;
  • мозг спокоен, когда инбоксы пусты, а задачи записаны;
  • любое дело мы дробим на задачи, которые выполняем за 30 минут;
  • хорошо составленная задача не заставляет думать, с чего начать, и отвечает на вопрос: «Что нужно сделать?»;
  • если на решение задачи нужно меньше двух минут, делаем ее прямо сейчас;
  • если не видно задач, за которые можно браться, надо поставить задачу: «Потупить 15 минут над задачей...».

Алгоритм разбора инбокса:

Где лучше хранить справочную информацию? Нужно ответить на вопрос: «Когда эта информация мне потребуется?». Ответ на вопрос — место для хранения информации. Отличное хранилище всегда в зоне видимости: задачи, работы (регламенты или wiki, чек-листы), проекты (контекст проекта).

Зачем нужны списки задач

Надо вести все задачи по работе и для себя в одном списке, чтобы выправить баланс между работой и личной жизнью.

Что такое хороший список задач и как он выглядит

Основные ошибки при составлении списка задач:

  • Мозгу приходится каждый раз восстанавливать список действий в каждой задаче и тратить «энергию мозга».
  • Нам нужны такие задачи, которые мы выполним, выключив половину мозга на восстановление.

Плохие списки задач:

Список проблем не отвечает на вопросы чек-листа хорошего списка:

Это хороший список, но не задач, а проектов. Он отвечает на вопрос: «Что мне нужно сделать?». Но мозг все равно думает, какое первое физическое действие ему сделать: «С чего начать?».

Если мы видим задачу «Прочитать "Капитал" Маркса», скорее всего она зависнет навсегда. Если мы сформулируем задачу «Прочитать первую главу Капитал Маркса», то выполнить ее гораздо проще. А дальше поставим следующую задачу: «Прочитать вторую главу» (обязательно читать — примеры и советы формулировки задач).

Список задач с высокой концентрацией прокрастиногенов
Хороший список задач

Чек-лист хорошего списка задач:

  • Сформулирована ли задача как ответ на вопрос: «Что нужно сделать?»
  • Понятен ли вам, как выглядит результат выполнения этой задачи?
  • Способны ли вы выполнить эту задачу за 15-30 минут с расслабленным мозгом?
  • Если назначена дата исполнения, то продиктована ли она настоящей необходимостью?

Когда мы делегируем кому-то задачу, то нам нужно получить от конкретного человека конкретный результат. Поэтому задачи, по которым вы ждете результата, лучше формулировать так: <Имя Человека>: Напомнить про <что надо сделать и прислать мне?>

Если в списке задач список незавершенных дел превышает некоторое пороговое значение, то необходимо выбирать задачи, которые интересны именно вам и соответствуют личным целям.

Принцип естественного планирования: как перейти от проблемы к действиям

Метод естественного планирования — модель превращения видения результата в первое физическое действие по его воплощению, которое можно делать вполовину мозга.

Метод поочередно задействует логическое и творческое полушарие.

  • Мотиватор: «Зачем нам это нужно?» Логическое.
  • Видение результата: «Что мы получим в итоге?» Творческое.
  • Мозговой штурм. Логическое.
  • Организация. Творческое.
  • Следующий шаг. Логическое.

Пример использования смотрите в скринкасте с 1:50 минуты.

Ежедневный и периодический обзор

Нет ничего более важного — обозревать систему задач на периодической основе.

Список задач выполняет свои функции при условии, что он постоянно находится в свежем и актуальном состоянии. Это состояние возможно только через регулярные обзоры: оперативные, ежедневные, еженедельные.

Еженедельный обзор не случается, пока в списке задач нет задачи на «еженедельный обзор задач».

Каждый день мы просматриваем задачи, которые выполняются на этой неделе и переносим их в «сегодня». В течение дня мы смотрим список задач «сегодня» и стараемся выполнить задачи, которые можно сделать прямо сейчас.

Если задача в исходной формулировке не выполнилась сегодня, то ее шансы быть выполненной завтра еще ниже. Поэтому в конце рабочего дня нужно задать себе три вопроса:

  • Нужно убиваться и доделывать эту задачу именно сегодня? Если нет, то: ...
  • Нужно что-то сделать сегодня в связи с тем, что эта задача сегодня не выполнена? (Кого-то предупредить, что-то переформулировать или отразить этот сдвиг в каких-либо планах).
  • С какого действия я начну выполнять эту задачу в следующий раз?

Нужно придерживаться правила: «Если ты не сделал то, что планировал сделать сегодня, то замени эту задачу следующим шагом к ее выполнению. Исходную формулировку задачи сохрани».

Система обзора опирается на приоритет задач. Приоритет — это «сегодня», «на неделе», «выполнить позже». Нужно еженедельно просматривать папку «позже» и добавляем в «на неделе».

Приоритизация задач

В джедайской технике пустого инбокса приоритезация упрощена до двух приоритетов: «надо сделать» и «не надо сделать». Таким образом, мы уходим от впихивания невпихуемого. Вместо того, чтобы бесконечно откладывать на потом выполнение невпихуемого, мы намного раньше признаем тот факт, что оно не будет сделано вообще, и начинаем корректировать свои действия исходя из этого.

Если остаться наедине со сложной задачей, убрав более простые задачи, то быстрое мышление теребит медленное и выпытывает у него, с чего же нужно начать выполнение этой задачи. Но теребить медленное мышление быстрое не любит, а потому, если есть другие дела, то лучше сначала закончить с ними и приступить к сложной задаче, когда меньше отвлекающих факторов, например, утро следующего дня.

Типы прокрастинизации и способы ее лечения

Прокрастинация — склонность к постоянному откладыванию важных и срочных дел, приводящая к жизненным проблемам и болезненным психологическим эффектам (обязательно читать — эффективные методы лечения прокрастинации).

Типы прокрастинации:

  • не могу вспомнить об этом в нужный момент;
  • это делать противно;
  • мне страшно;
  • сейчас не до этого;
  • я не понимаю, как это делать;
  • лично мне не нужно;
  • подсознание уберегает меня от вмешательства.

Для лечения прокрастинации ответьте себе на вопросы в следующей последовательности:

  • Надо ли вообще что-то с этим делать?
  • Нужен ли результат выполнения вам или кому-то еще? Если результат нужен кому-то еще, то в курсе ли он (не забыл и не передумал)?
  • Какой минимально приемлемый результат? Долой перфекционизм. Сделай хорошо — пусть даже никогда.
  • Что говорит естественное планирование? Какой первый шаг нужно сделать, чтобы приблизить выполнение задачи за 30 минут с полувыключенным мозгом.

А теперь все вместе: «От большой сложной задачи откусываем маленький первоочередной шаг, который можем сделать «максимум за полчаса с наполовину выключенным мозгом». Как только этот первый шаг становится понятен, вы чувствуете, как в организме начинает выделяться гормон шиловжопин, побуждающий нас начать действовать.

Для формулирования первоочередного шага используем технику естественного планирования.

Техники для работы и личной жизни

видео

При попытке впихнуть невпихуемое выпихивается ранее впихнутое. Частное следствие этого закона — срыв потока, когда при большом числе супер-срочных задач и панике число сделанных задач устремляется к нулю.

Забить гвоздь — это когда вы работаете и вас просят что-то сделать, а вы не можете сразу понять первоочередное физическое действие и отвечаете: «Ага, все понял, чуть позже сделаю». В этот момент вбивается гвоздь, а в нежелательный момент времени этот гвоздь обязательно вылезет.

Техника вечернего гвоздодера — в конце рабочего дня вспоминаем все гвозди, присваиваем им имена и отправляем в «инбокс».

Мыслемухобойка — когда мы раскладываем мысли по местам. Каждая мысль, находящаяся не на своем месте, или не принятое решение — это гвоздь, забитый в мозг.

Результаты внедрения

В одном из выступлений Дорофеева увидел занимательные цифры.

Рост продуктивности в 2 раза!

С чего начать?

  • Смотрим вебинар «Джедайская техника» от Максима Дорофеева.
  • Отвечаем себе на вопрос «Зачем мне личная система планирования?».
  • Видим результат.
  • Проводим мозговой штурм. Вытаскиваем из мозга все гвозди, делаем генеральную уборку и ищем всё, что не на своем месте. Затем определяем для себя, что у нас входящее.
  • Обрабатываем входящее. Все вещи превращаются в то, что нужно сделать, либо внести в мыслисхемку или выбросить.
  • Выбрать время для ежедневного планирования. Самое важное — стабильно посвящать время планированию.

Призыв к действию. Записывайтесь на курсы Дорофеева.

Обязательно читать — Джедайская техника в Mind map.

Я часто ловил себя на мысли — «Ааа, как же всё успеть? Еще нужно сделать... (большой перечень задач)». Неприятно, что эти мысли у меня возникали как в течение рабочей недели, так и на выходных. На работе мысли мешают сконцентрироваться на главном, на отдыхе не получается «выключить мозг», и сложно соблюдать баланс между личной жизнью и работой.

Я искал подходящее для меня решение по принципу «Военные летчики, правильный подход, мутация и отбор». Читал книги по тайм-менеджменту, проходил тренинги, внедрял техники ТМ — ничего не получалось использовать на постоянной основе. Я знал «Что делать?» и «Как делать?» и даже «Делал», но не понимал «Зачем?» и «Почему именно так?».

Ответы на вопросы я нашел в «Джедайской технике пуcтого инбокса» Максима Дорофеева. По заявлению автора метод идеально подходит командам проектов и всем, кому не хватает 8 часов рабочего времени и 24 часов в сутках. Эквивалент освоения этой техники — это эффекты: больше свободного времени и сила «чистого» мозга.

Далее описание техники, полезные ссылки, нюансы и опыт внедрения. Я собрал в сети информацию о технике.

Сначала теория — это важно.

Показания к применению джедайской техники

Очень мало людей могут выполнить простое упражнение. Например, сказав: «Я отвечу тебе в среду» и ответить в среду. Если вы собираетесь что-то внедрять в компанию, улучшать процессы, то уметь доводить дела до конца — нужно и важно. Без этого никак.

Тезисы:

  • 90% процентов всех задач на 90% «сделаны» и остаются в этом состоянии вечно. Почувствуйте разницу между «делать» и «сделать».
  • часто мы умудряемся максимизировать свои затраты таким образом, чтобы на выходе получить ничего.

Признаки беспокойного мозга:

  • Вы на работе, и у вас в голове идет тяжелый мыслительный процесс, но приходит письмо, SMS и обязательно возникает желание отреагировать. Результат — много недоделанных дел в конце рабочего дня: забыл, отвлекся и так далее.
  • Вы решаете рабочую задачу и неожиданно возникает мысль «Купить домой молока?». Мозг сразу ищет возможные варианты, что сделать для покупки молока. Результат — «убитый» рабочий настрой.
  • Во время собрания возникает важный вопрос, на который сложно сразу дать ответ. Сотрудник просит сформулировать задачу в письме и отправить на почту. Приходит письмо, сотрудник открывает и понимает, что в двух словах не объяснить. Результат — новая встреча или собрание.
  • Вы гуляете с семьей и думаете о работе. Приходите на работу и думаете о назначенной встрече, которая будет через два часа. Зачем браться за работу, если до встречи осталось два часа, все равно ничего не успею. Результат — на встрече вы думаете о прогулке с семьей.
  • Вы ложитесь ночью спать и вам приходит в голову важная мысль. Вы пытаетесь уснуть, но мысль вас не покидает. Результат — уставший, не выспавшийся человек рано утром.

Как работает наш мозг и об особенностях его эксплуатации

Тезисы:

  • сознание: рабочее пространство, где мы думаем;
  • подсознание: вообще не понятно как устроено;
  • драйв: наше желание работать;
  • задача попадает в мозг, возникает реакция мозга: «Надо что-то с ней сделать». Если выполняем задачу, то повышаем драйв. Если не выполняем задачу, то она остается в подсознании и снижается драйв;
  • головой надо думать, для запоминания есть другие инструменты;
  • незавершенное дело живет в голове и мешает думать. Если дело доводим до конца, мозг забывает о нем навсегда;
  • принятие решений — любая вещь, о которой думает мозг;
  • прирост эффективности достигается не за счет экономии времени, а за счет экономии решения;
  • мозг эффективно работает только над одной задачей;
  • когда мозг думает, он тратит «энергию мозга». Мозг устает думать через 40 минут — заканчивается энергия;
  • много думать плохо. Если вам нужно что-то придумать, нужно думать мало;
  • «вещи не на своем месте» заставляют мозг думать, принимать решения вне нашего желания и тратят энергию, от них надо избавляться. Это про закладки браузера, неразобранные файлы на рабочем столе, неоплаченные счета, окна приложений и так далее. Мозг любит порядок.

Если у вас в конце рабочего дня мозг не устал, то используйте техники ТМ. Но если в конце рабочего дня мозг не работает, джедайская техника пустого инбокса — для вас.

Мозг в течение рабочего дня думает максимум 2-3 часа. И может сохранять внимание максимум 30 минут — квант внимания. Состояние «потока» — когда квант внимания растягивается на 5-6 часов.

Если сделать над собой усилие и ничего не делать, то мозг подбрасывает интересные мысли. Хочешь пить — выпей чистой воды, хочешь расслабить мозг — не напрягай его. Поэтому во время отдыха никакого фейсбука, новостей и так далее.

Если вы думаете, что ваш самый драгоценный ресурс — это время, то вы ошибаетесь. Самый драгоценный ресурс — энергия. Можно уметь правильно распоряжаться временем и при этом чувствовать себя усталым, измотанным и физически, и морально, неспособным сосредоточиться и уделить должное внимание тем, кто в нем нуждается (Из книги «Жизнь на полной мощи». Авторы Джим Лоэр, Тони Шварц).

Что значит «экономия мышления» или фазы рабочего процесса

Три цели:

  • освободить мозг;
  • отделить «думать» от «делать». Думаем только в момент принятия решения, потом делаем и не думаем в этот момент;
  • разложить все по местам.

Правила сбора входящих. Что, как и когда надо собирать?

  • «входящее» или «инбокс» — это всё, что ждет от нас решения. Входящие письма, открытые вкладки браузера, неразобранные файлы на рабочем столе, недочитанная книга на столе, дрель, которую мы не вернули соседу (напоминающая о необходимости повесить полочку), кассовый чек в кошельке, зудящие мысли — всё это инбоксы;
  • задача — это минимальная сущность системы;
  • мозг спокоен, когда инбоксы пусты, а задачи записаны;
  • любое дело мы дробим на задачи, которые выполняем за 30 минут;
  • хорошо составленная задача не заставляет думать, с чего начать, и отвечает на вопрос: «Что нужно сделать?»;
  • если на решение задачи нужно меньше двух минут, делаем ее прямо сейчас;
  • если не видно задач, за которые можно браться, надо поставить задачу: «Потупить 15 минут над задачей...».

Алгоритм разбора инбокса:

Где лучше хранить справочную информацию? Нужно ответить на вопрос: «Когда эта информация мне потребуется?». Ответ на вопрос — место для хранения информации. Отличное хранилище всегда в зоне видимости: задачи, работы (регламенты или wiki, чек-листы), проекты (контекст проекта).

Зачем нужны списки задач

Надо вести все задачи по работе и для себя в одном списке, чтобы выправить баланс между работой и личной жизнью.

Что такое хороший список задач и как он выглядит

Основные ошибки при составлении списка задач:

  • Мозгу приходится каждый раз восстанавливать список действий в каждой задаче и тратить «энергию мозга».
  • Нам нужны такие задачи, которые мы выполним, выключив половину мозга на восстановление.

Плохие списки задач:

Список проблем не отвечает на вопросы чек-листа хорошего списка:

Это хороший список, но не задач, а проектов. Он отвечает на вопрос: «Что мне нужно сделать?». Но мозг все равно думает, какое первое физическое действие ему сделать: «С чего начать?».

Если мы видим задачу «Прочитать "Капитал" Маркса», скорее всего она зависнет навсегда. Если мы сформулируем задачу «Прочитать первую главу Капитал Маркса», то выполнить ее гораздо проще. А дальше поставим следующую задачу: «Прочитать вторую главу» (обязательно читать — примеры и советы формулировки задач).

Чек-лист хорошего списка задач:

  • Сформулирована ли задача как ответ на вопрос: «Что нужно сделать?»
  • Понятен ли вам, как выглядит результат выполнения этой задачи?
  • Способны ли вы выполнить эту задачу за 15-30 минут с расслабленным мозгом?
  • Если назначена дата исполнения, то продиктована ли она настоящей необходимостью?

Когда мы делегируем кому-то задачу, то нам нужно получить от конкретного человека конкретный результат. Поэтому задачи, по которым вы ждете результата, лучше формулировать так: <Имя Человека>: Напомнить про <что надо сделать и прислать мне?>

Если в списке задач список незавершенных дел превышает некоторое пороговое значение, то необходимо выбирать задачи, которые интересны именно вам и соответствуют личным целям.

Принцип естественного планирования: как перейти от проблемы к действиям

Метод естественного планирования — модель превращения видения результата в первое физическое действие по его воплощению, которое можно делать вполовину мозга.

Метод поочередно задействует логическое и творческое полушарие.

  1. Мотиватор: «Зачем нам это нужно?» Логическое.
  2. Видение результата: «Что мы получим в итоге?» Творческое.
  3. Мозговой штурм. Логическое.
  4. Организация. Творческое.
  5. Следующий шаг. Логическое.

Пример использования смотрите в скринкасте с 1:50 минуты.

Ежедневный и периодический обзор

Нет ничего более важного — обозревать систему задач на периодической основе.

Список задач выполняет свои функции при условии, что он постоянно находится в свежем и актуальном состоянии. Это состояние возможно только через регулярные обзоры: оперативные, ежедневные, еженедельные.

Еженедельный обзор не случается, пока в списке задач нет задачи на «еженедельный обзор задач».

Каждый день мы просматриваем задачи, которые выполняются на этой неделе и переносим их в «сегодня». В течение дня мы смотрим список задач «сегодня» и стараемся выполнить задачи, которые можно сделать прямо сейчас.

Если задача в исходной формулировке не выполнилась сегодня, то ее шансы быть выполненной завтра еще ниже. Поэтому в конце рабочего дня нужно задать себе три вопроса:

  • Нужно убиваться и доделывать эту задачу именно сегодня? Если нет, то: ...
  • Нужно что-то сделать сегодня в связи с тем, что эта задача сегодня не выполнена? (Кого-то предупредить, что-то переформулировать или отразить этот сдвиг в каких-либо планах).
  • С какого действия я начну выполнять эту задачу в следующий раз?

Нужно придерживаться правила: «Если ты не сделал то, что планировал сделать сегодня, то замени эту задачу следующим шагом к ее выполнению. Исходную формулировку задачи сохрани».

Система обзора опирается на приоритет задач. Приоритет — это «сегодня», «на неделе», «выполнить позже». Нужно еженедельно просматривать папку «позже» и добавляем в «на неделе».

Приоритезация задач

В джедайской технике пустого инбокса приоритезация упрощена до двух приоритетов: «надо сделать» и «не надо сделать». Таким образом, мы уходим от впихивания невпихуемого. Вместо того, чтобы бесконечно откладывать на потом выполнение невпихуемого, мы намного раньше признаем тот факт, что оно не будет сделано вообще, и начинаем корректировать свои действия исходя из этого.

Если остаться наедине со сложной задачей, убрав более простые задачи, то быстрое мышление теребит медленное и выпытывает у него, с чего же нужно начать выполнение этой задачи. Но теребить медленное мышление быстрое не любит, а потому, если есть другие дела, то лучше сначала закончить с ними и приступить к сложной задаче, когда меньше отвлекающих факторов, например, утро следующего дня.

Типы прокрастинизации и способы ее лечения

Прокрастинация — склонность к постоянному откладыванию важных и срочных дел, приводящая к жизненным проблемам и болезненным психологическим эффектам (обязательно читать — эффективные методы лечения прокрастинации).

Типы прокрастинации:

  • не могу вспомнить об этом в нужный момент;
  • это делать противно;
  • мне страшно;
  • сейчас не до этого;
  • я не понимаю, как это делать;
  • лично мне не нужно;
  • подсознание уберегает меня от вмешательства.

Для лечения прокрастинации ответьте себе на вопросы в следующей последовательности:

  • Надо ли вообще что-то с этим делать?
  • Нужен ли результат выполнения вам или кому-то еще? Если результат нужен кому-то еще, то в курсе ли он (не забыл и не передумал)?
  • Какой минимально приемлемый результат? Долой перфекционизм. Сделай хорошо — пусть даже никогда.
  • Что говорит естественное планирование? Какой первый шаг нужно сделать, чтобы приблизить выполнение задачи за 30 минут с полувыключенным мозгом.

А теперь все вместе: «От большой сложной задачи откусываем маленький первоочередной шаг, который можем сделать «максимум за полчаса с наполовину выключенным мозгом». Как только этот первый шаг становится понятен, вы чувствуете, как в организме начинает выделяться гормон шиловжопин, побуждающий нас начать действовать.

Для формулирования первоочередного шага используем технику естественного планирования.

Техники для работы и личной жизни

При попытке впихнуть невпихуемое выпихивается ранее впихнутое. Частное следствие этого закона — срыв потока, когда при большом числе супер-срочных задач и панике число сделанных задач устремляется к нулю.

Забить гвоздь — это когда вы работаете и вас просят что-то сделать, а вы не можете сразу понять первоочередное физическое действие и отвечаете: «Ага, все понял, чуть позже сделаю». В этот момент вбивается гвоздь, а в нежелательный момент времени этот гвоздь обязательно вылезет.

Техника вечернего гвоздодера — в конце рабочего дня вспоминаем все гвозди, присваиваем им имена и отправляем в «инбокс».

Мыслемухобойка — когда мы раскладываем мысли по местам. Каждая мысль, находящаяся не на своем месте, или не принятое решение — это гвоздь, забитый в мозг.

Результаты внедрения

В одном из выступлений Дорофеева увидел занимательные цифры.

Улучшение Джедаи Кандидаты
Повышение спокойствия 78% 42%
Улучшение баланса работа/жизнь 67% 43%
Рост продуктивности 94% 85%

Рост продуктивности в 2 раза!

С чего начать?

  • Смотрим вебинар «Джедайская техника» от Максима Дорофеева.
  • Отвечаем себе на вопрос «Зачем мне личная система планирования?».
  • Видим результат.
  • Проводим мозговой штурм. Вытаскиваем из мозга все гвозди, делаем генеральную уборку и ищем всё, что не на своем месте. Затем определяем для себя, что у нас входящее.
  • Обрабатываем входящее. Все вещи превращаются в то, что нужно сделать, либо внести в мыслисхемку или выбросить.
  • Выбрать время для ежедневного планирования. Самое важное — стабильно посвящать время планированию.

Призыв к действию. Записывайтесь на курсы Дорофеева.

Обязательно читать — Джедайская техника в Mind map.

#новость #как_увеличить_продуктивность

Статьи по теме
Почему дисциплина гораздо важнее мотивации
Как дисциплинировать себя, приобретая привычки шаг за шагом
Популярные материалы
Показать еще
{ "is_needs_advanced_access": false }

Комментарии Комм.

Популярные

По порядку

0

Прямой эфир

Компания отказалась от email
в пользу общения при помощи мемов
Подписаться на push-уведомления