Офис с умом: как заставить ваше офисное пространство работать на вас

Давайте представим, что ваша компания выросла, оптимизировалась, поменяла структуру и пр. и вы приняли непростое решение, что вам нужен другой офис в силу различных причин.

Менеджеру дается задание, к примеру, найти новые офисные помещения примерно, как сейчас, но больше/меньше на N% или в другом районе или в лучшем БЦ или под бюджет и пр. (параметров может быть много). Далее, происходит выбор предложений, несколько ЛПР (лиц принимающих решение) ездят по объектам и выбирают что нравится, основываясь на узком круге параметров: здесь будет мой кабинет, здесь кабинет Василича, там бухгалтерия, а тут поместятся 3 отдела в open space. Норм. Берем.

Менеджер чертит на листочке А4 расстановку мебели (это в лучшем случае), перевозится мебель, расставляется, возможно, что-то докупается, тут могут прийти на помощь мебельные компании, которые тоже помогут с расстановкой.

У самых продвинутых делается дизайн-проект; дорогущий (или не очень) ремонт, компания к моменту переезда чуть подраспухла, но ничего...

Все. Работаем.

И вроде норм, работаем. Радуемся новому. Но что-то не то. Есть ряд ошибок. Проблемы с эргономикой, нехватка хранения, или наоборот, слишком много упущенного пространства с пустыми шкафами, хаотичный трафик людей, запахи кухни, шум, неорганизованные провода, и мн. мн. другое, всё и не перечислить.

Слоном я тут назову саму суть: зачем нам офис? Какие функции он должен выполнять? Как можно максимально эффективно потратить средства на офис, чтобы они возвращались выгодой для бизнеса?

Проблема системная. Заказчик (бизнесмен, владелец, ЛПР и пр.) может не осознавать, как именно нужно организовать пространство, может не знать всех приемов организации рабочих процессов, не знать, как можно помочь бизнес-процессам с помощью физического пространства.

Архитектор не всегда понимает боли бизнеса, часто действует шаблонными алгоритмами, реализует свои творческие амбиции.

Собственник помещения не знает, как сделать универсальное пространство, которое отвечает большинству запросов арендаторов и как сделать его трансформируемым под разные задачи.

А надо бы создать среду, чтобы она помогала эффективному функционированию вашей компании. Чтобы пространство помогало взаимодействию отделов друг с другом, стимулировало к случайному пересечению и общению специалистов, во время которого рождается много инсайтов. Чтобы были инструменты, где можно быстро и эффективно обсудить какой-либо кейс, не отвлекая остальных сотрудников, записать это все и позвать еще кого-нибудь к обсуждению.

Чтобы пространство косвенно возвращало пользой все средства, вложенные в аренду или ремонт помещения. Без бесполезных квадратных метров, каждый из который стоит ой - как не дешево.

Чтобы сама организация пространства, в каждый момент времени, помогала пользователю выполнять его задачи на все 100%. Это как крутой технологичный костюм для альпиниста, делает все, чтобы не мешать достижению поставленной цели.

Ну и, несомненно, офис, как костюм долен быть красивым, чтобы пользователь чувствовал себя супергероем, уже просто пребывая в нем.

Исследовать. Специалист и несложные исследования помогут «снять мерки» с именно вашей компании.

Мы должны изучить:

Как организованы процессы в вашей компании, вертикальная или горизонтальная иерархия, какую функцию должен выполнять офис: представительская или исключительно прикладная.

Как взаимодействуют отделы, есть ли удаленщики, или лица, работающие не полный рабочий день (тут можно сэкономить площадь на бронируемых рабочих местах).

Где и как происходит основная генерация идей и решений? Где рубка этого космического корабля: в голове у ГД или в посиделках в приятной обстановке с чаем или покером, к примеру.

А может вашему основному отделу нужна дремная комната, чтобы быстро перезагружаться в течение рабочего дня (да-да и на такие исследования мы опираемся)

И мн. мн. других параметров, собрав которые, мы можем составить эффективную структуру зон помещений, и уже по ней верно организовать имеющееся или искомое помещение.

Собираем ключевую информацию (орг. структура компании, штатное расписание, брендбук, любая доп. инф.)

Проводим исследования:

Посещаем ваш уже работающий офис, наблюдаем.

Интервьюируем руководство и ключевых сотрудников.

Устанавливаем цели исследования (да, они могут быть разными)- согласовываем их с вами.

Далее, проводим онлайн опрос.

Проводим Фокус-группы

Оформляем пре-бриф

Далее, в процессе брейншторминга с ключевыми сотрудниками и руководителями, корректируем пре-бриф.

Анализируем все вышеперечисленное.

Создаем БРИФ – свод информации об организации, структуре, ценностях и потребностях компании, отраженный в презентации итогов исследований и планировках.

Где-то по ходу исследований выявляется и дизайн-код компании, мы понимаем, каков ваш характер: «строгий человек в котелке», или «безбашенный бунтарь». А это целая вселенная вдохновения и идей для дизайна пространства.

И вот с этим брифом можно уже более осознанно подходить к выбору помещения для нового офиса, апгрейдить старый офис, или нанимать любимого архитектора, который, руководствуясь всем вышеперечисленным, создаст «костюмчик по фигуре».

А как вам ваш офис? Не жмет?