От Юрия Григорьяна из «Альфа-Капитала».
Угроза эпидемии коронавируса в России все реальнее. Компании в спешке переводят персонал на удаленку, а власти обещают льготы людям, оказавшимся в изоляции. А что реально может и должен сделать работодатель в такой непростой ситуации, чтобы сохранить здоровье сотрудников и не навредить своему бизнесу?
Совет первый. Верьте в лучшее, готовьтесь к худшему
Если у вас большая компания, то перевести всех и сразу на удаленку и хлопотно, и рискованно для бизнеса. Потому что это потребует не только дополнительных ресурсов и усилий со стороны сисадминов и администрации, но и осложнит общение с клиентами. Это большой минус для такой крупной компании, как УК «Альфа-Капитал», ориентированной на оказание розничных финансовых услуг.
Необходимо обеспечить бесперебойное обслуживание клиентов. Поэтому вначале мы поделили всех сотрудников на группы в зависимости от степени важности присутствия сотрудника в офисе, и уже на этом основании стали переводить их на работу из дома. Это процесс поэтапный и требующий много времени. Мы стартовали еще в начале марта, и сейчас в режиме онлайн в «Альфа-Капитале» работает 90% сотрудников.
Но готовиться к этому все равно пришлось заранее. Еще в январе – феврале стало ясно, что миру угрожает пандемия коронавируса, и мы начали с простого: дезинфекции помещений, измерения температуры сотрудников и т.д. Но есть планы и на случай ухудшения ситуации, которыми занимается специально созданная рабочая группа.
Ее участники постоянно в контакте с врачами-эпидемиологами, вирусологами и другими специалистами. Одна из главных задач – выработка стресс-сценариев, которые позволят быть готовыми к любой ситуации. Под каждую из них уже разработан свой пакет мер – от разделения офиса на карантинные зоны (чтобы сотрудники разных подразделений не пересекались друг с другом) до организации безопасного трансфера для тех, кто должен оставаться на рабочем месте.
Совет второй. Минимум личных контактов
К сожалению, решить проблему личных контактов и тем самым локализовать эпидемию гораздо сложнее, чем кажется на первый взгляд. Человек – существо социальное, а если речь идет о бизнесе, то число контактов сотрудника, работающего во фронт-офисе, может исчисляться сотнями в день. И это не только клиенты, инвесторы, которым необходимо живое общение, но и сами сотрудники компании.
Все мы по привычке, приходя на работу, здороваемся с коллегами, спрашиваем, как дела, с кем-то останавливаемся обсудить текущую ситуацию. Очень часто для решения каких-то задач люди собираются в небольшие офисные группы и проводят совещания.
В УК «Альфа-Капитал» пришлось вводить очень жесткие меры, ограничивающие общение не только с внешним миром, но и с коллегами. Например, с начала карантина начал действовать запрет на питание на рабочем месте. Даже если у сотрудника день рождения или другое событие, которое он хочет отметить, запрещено заказывать пиццу, пироги, торты. Все обязаны питаться в строго отведенных для этого зонах.
А еще в офисе запрещены рукопожатия, а дистанция при разговоре не должна быть меньше 1 метра. Эти правила действуют для всех без исключения. И кстати, все совещания также отменены: собираться в группы численностью более пяти человек нельзя.
Совет третий. Постоянный мониторинг и зонирование
Еще до того, как правительство обязало оставаться на карантине всех прибывающих из-за рубежа, мы в «Альфа-Капитале» запросили информацию у всех сотрудников относительно графиков их отпусков и обо всех перемещениях за пределами страны. И тех, кто отдыхал за рубежом, мы отправляли на 14-дневный карантин. Даже если человек никуда не ездил, но у него обнаруживалась повышенная температура, признаки простуды или гриппа, то все равно он отправлялся на обязательный карантин. Мониторинг за состоянием подчиненных стал еще одной обязанностью руководителей всех подразделений.
Конечно, это также не дает 100%-ной гарантии, ведь носителем вируса может быть и внешне здоровый человек, который никуда не ездил. Поэтому, чтобы сохранить здоровый коллектив, личная гигиена важна как никогда. Она начинается не только с мытья рук или ношения маски, но и с постоянной дезинфекции рабочего места, помещений, оргтехники и мобильного телефона. Нам удалось привить сотрудникам компании эту полезную привычку – дезинфицировать телефоны перед тем, как с утра выпить кофе или заняться другими повседневными делами.
Несмотря на то что офис был поделен на зоны (раздевалка, место для чая и кофе и т.д.), очень трудно оказалось бороться с некоторыми привычками. Например, у нас запрещено находиться в верхней одежде. Но некоторые коллеги привыкли не оставлять одежду в гардеробе, а приносить ее с собой и вешать, скажем, на спинку стула. Это удобно, потому что в любой момент вы можете выйти на улицу, не тратя время на то, чтобы зайти в гардероб.
Первое время пришлось следить за этим, но потом все привыкли. Особенно когда число заболевших стало расти, а еще появилась информация, что СOVID-2019 живет на поверхностях до 72 часов, и сотрудники сами стали более внимательными и осторожными.
Совет четвертый. Здоровье – дело техники
Каждому сотруднику наша компания подарила индивидуальный японский блокатор вирусов. Это такой специальный бейдж, который выделяет диоксид хлора, способный убивать в «зоне дыхания человека» до 99% вирусов. Это достаточно безопасный способ обезопасить себя, поскольку концентрация выделяемого вещества крайне мала, чтобы нанести ущерб здоровью.
Мы также приобрели мощные антисептики, чтобы обрабатывать рабочие места, они убивают на поверхности столов, стульев, мониторов и так далее разные патогенные микроорганизмы, включая известные вирусы SARS, Эбола и патогенные грибки. Этими растворами также обрабатываются полы, кнопки лифтов, ручки дверей.
Плюс к этому с утра, пока нет сотрудников, проводится ежедневное кварцевание рабочих помещений и проветривание. Все эти меры порекомендовали нам специалисты-медики. В течение дня воздух в помещениях дезинфицируется с помощью специальных спреев и рециркуляторов.
Совет пятый. Максимум открытости
Если вы имеете дело с эпидемией, то ваши главные враги – паника и слухи. Если скрывать ото всех реальное состояние дел, то люди сами домыслят самое ужасное. Работать в коллективе, где всех захватил страх, практически невозможно. Сотрудник думает не о деле, а том, чтобы максимально защитить себя и своих близких. Вот об этом не стоит никогда забывать!
Поэтому если у вас в компании работает много людей, то необходимо постоянно объяснять, какие меры принимаются для их защиты, нужна слаженная работа всех, кто отвечает за внутренние коммуникации, чтобы развеивать мифы, сообщать проверенную информацию, доводить до сотрудников решения руководства.
Все это мы в УК «Альфа Капитал» стараемся делать, чтобы наши сотрудники не паниковали, что с ними будет дальше, не потеряют ли они доход, не бросит ли их компания в трудное время. И тем более это все важно, если человек находится на карантине, оторван от офиса, от непосредственного общения с коллегами и руководством. Чтобы общение не прерывалось, мы организовали множество чатов, сотрудники с помощью мессенджеров обмениваются опытом и информацией, получают актуальную информацию от компании.
В планах – запустить для сотрудников, работающих удаленно, онлайн-лекции, а также организовать с утра занятия йогой и кроссфитом. Это все не просто для того, чтобы продемонстрировать заботу компании, а чтобы показать, что мы вместе и, несмотря на любые условия, можем нормально жить и работать и по мере возможности приспосабливаться к меняющейся реальности. Это главное правило как для жизни, так и для любого современного бизнеса.