Как нанять 70 специалистов во время карантина и наладить работу офиса на 300 человек после его отмены: опыт AliExpress

Сейчас наши сотрудники сами выбирают режим работы — из офиса или из дома.

За последние полгода AliExpress в России штат вырос уже в два раза, и мы не собираемся сбавлять обороты. Сейчас мы ищем сотрудников под новые задачи: мы хотим сделать интерфейс платформы более удобным для российских пользователей, полностью локализовать работу службы поддержки и увеличить долю российских продавцов на площадке.

Нашим глобальным задачам карантин не помешал, но под новые реалии всё-таки пришлось подстраиваться. Если процесс видеоинтервью с соискателями никогда не был для нас чем-то новым (ведь мы периодически общаемся по видеосвязи с китайскими коллегами), то удалённый onboarding — знакомство с процессами внутри компании и погружение в них новых сотрудников — оказался задачкой «на подумать».

Например, сначала мы не понимали, как организовать первый рабочий день нового сотрудника. В офисе это почти всегда общение с ИТ-специалистами, получение и настройка персональной техники, подписание документов.

В результате мы организовали доставку компьютера и необходимых бумаг на дом, поэтому в первый же день работы сотрудник получает ноутбук и подробную инструкцию к нему. При этом, ИТ-специалист всегда на связи и к нему можно обратиться в чате, если возникают дополнительные вопросы.

Далее сотрудник проходит стандартную процедуру регистрации через уникальный ID в корпоративных системах и получает доступ к согласованию документов, управлению задачами и обмену файлами с другими коллегами.

Через корпоративный мессенджер DingTalk он может начать общаться с членами своей команды и в принципе познакомиться с корпоративной структурой. Это, в том числе, помогает сразу включиться в рабочие процессы и не пасовать перед новыми именами и даже китайским языком.

В мессенджере встроена система автоперевода по запросу с отличным качеством. Порой, когда общаешься с незнакомым китайцем, создается ощущение, что на той стороне, как минимум, Шекспир.

Параллельно с общением, сотрудник сразу же может познакомиться с ценностями компании, погружается в специфику бизнес-процессов, благодаря тренингам по видеосвязи.

В рамках одного из наших тренингов сотрудник должен поработать с покупателями в колл-центре, чтобы глубже понять суть взаимодействия с нашими клиентами и их запросы. Многие новички боятся эксперимента, но такой опыт помогает понять, что важно нашему клиенту на самом деле.

Дополнительно мы организуем вечерние неформальные сессии, на которых новички делятся своими успехами, рассказывают о том, насколько комфортно они чувствуют себя в компании.

Обязательная работа на удалёнке — это не только стресс для новых сотрудников, но и непростая задача для тех, кто работает в компании уже давно и привык к определённому ходу процессов.

Например, сейчас рабочий день в каждом отделе начинается с онлайн-встреч, в рамках которых обсуждаются новые цели и ответственные за их выполнение сотрудники. Такие же ежедневные митинги проводятся через корпоративный мессенджер и для топ-менеджеров компании: на них присутствуют со-CEOs. Проспать ни у кого не получится!

Мы также проводим еженедельные all-in-hands встречи для всех сотрудников AliExpress Россия. На них мы обсуждаем последние новости внутри компании, достигнутый прогресс и новые масштабные цели, которые ставим перед собой. Каждая команда по отдельности может рассказать о своих внутренних задачах, трудностях и успехах в рамках встреч, которые называются big sharing-и.

Они помогают и новичкам, и текущим сотрудникам компании не терять единый корпоративный дух и всегда быть в курсе того, что происходит.

При этом, ничто не поддерживает мотивацию сотрудников так, как смена деятельности. По этой причине мы всегда разбавляем рабочие встречи неформальными звонками и активностями.

Например, мы переняли «планка-challenge» у китайского офиса AliExpress. К видеозвонку может присоединиться любой желающий. Каждый день время, которые нужно простоять в планке, увеличивают: в конце месяца победитель и победительница получают приз от co-CEOs. Сейчас наш рекорд — около 5 минут.

Для тех, кто не любит сильные тренировки, мы организуем занятия по зумбе, медитации и йоге — это ещё одна дополнительная возможность сплотиться с коллективом и познакомиться с новыми людьми в более расслабленной обстановке.

Карантин, в том числе, способствовал формированию неформальных групп по интересам внутри компании без участия HR-департамента. Например, наши сотрудники, которые занимаются триатлоном и велосипедные спортом, начали тренироваться дома и соревноваться друг с другом через специальное приложение в режиме онлайн.

Чтобы вовремя реагировать на возможные выгорание и переутомление, мы ежедневно отправляем нашим сотрудникам health check in. Они отвечают на небольшой тест о состоянии своего здоровья и планах поездок, а потом могут самостоятельно отслеживать своё состояние в течение недели, месяца или года.

Многие компании приняли решение возвращаться к привычному формату работы только с сентября, мы же решили использовать гибридный подход.

В сложившейся ситуации мы стараемся прислушиваться к нашим сотрудникам: кому-то комфортно работать удалённо, часть из них живёт с родственниками в возрасте и не хочет подвергать их риску заражения, есть и те, кто наиболее эффективно работает из офиса.

Для тех, кто рвётся в офис, мы реорганизовали внутреннее пространство: сделали новую рассадку (теперь рабочие места расположены на расстоянии 1,5 метра друг от друга в шахматном порядке), установили санитайзеры, продумали безопасную организацию питания и новые требования для клининга.

Также мы переработали логистику внутри офиса, чтобы перераспределить потоки сотрудников, и продумали пропускную систему на входе. Наш офис находится в одной из башен центра «Москва-Сити», поэтому пользоваться лифтами, как раньше, было бы небезопасно: теперь в них может находиться не более четырёх человек.

Чтобы регулировать количество людей в помещении, мы разработали специального чат-бота. Через него сотрудники будут оставлять заявки на посещение офиса: допустим, если одна команда может работать удалённо без каких-либо проблем, то она может передать свои «места» тем, для кого выход из дома в приоритете.

Чтобы сотрудники не добирались до работы на общественном транспорте и не подвергали себя повышенному риску, мы также предлагаем им бесплатное корпоративное такси Ситимобил.

В отличие от других быстрорастущих маркетплейсов, наша команда решила не идти по пути агрессивного найма большого количества сотрудников — в том числе, в период удалёнки. Мы прежде всего сделали ставки на лидов и менеджеров, с которыми будут работать наши новые сотрудники.

Например, у разработчиков сейчас есть возможность выбирать между самыми известными компаниями, не проигрывая ни в зарплате, ни в условиях труда, но то, что их по-настоящему драйвит — это возможность поработать с конкретными людьми в проектах, которыми они руководят.

Именно по этой причине в нашей команде появился Анатолий Орлов, в прошлом — технический директор Яндекс и Ozon. Вместе с ним проектами как CTO управляет Пань Юй — выпускник Стэнфорда и в прошлом CTO одного из бизнес-юнитов Amazon.

Чтобы работать с нами, нужен определённый образ мышления: нам нужны люди, готовые учиться — в том числе, самостоятельно, с помощью ресурсов компании, в том числе, взаимодействуя с китайскими коллегами.

Многие сотрудники привыкли работать в корпорациях только в зонах своей ответственности, мы же поощряем тех, кто мыслит нестандартно, out of the box.

Если вы считаете себя специалистом, готовым учиться новому и расти в динамично развивающейся компании, то мы будем рады принять вас в нашу команду AliExpress Russia.