Отвечает эксперт: за какими метриками следить агентству

Какие должны быть ежедневные, еженедельные и ежемесячные метрики для бизнеса?

О компании: LBK Production — продакшн полного цикла в fashion-индустрии.

Деятельность: создание фото, видео контента для бизнеса, организация показов, мероприятий.

Клиенты: Vogue, PEPSI, Mary Kay, Ukrainian Fashion Week, L'Oreal, Puma, Saint Laurent, Mercedes-Benz Fashion Week Tbilisi и другие.

Рынок: Украина, Франция, Грузия. Количество человек в команде штатной 7, в проектной 7, рабочая активная база контент-мейкеров более 200 человек.

Алёна Гринченко, генеральный директор LBK Production

Если говорить о еженедельных и ежемесячных показателях, то первое, за чем нужно следить — воронка продаж и лидов, поступающих в агентство — как и откуда заказы приходят, как обрабатываются и какой процент конверсии заказов в сделку. Также стоит отслеживать рекламный бюджет. На какие площадки он тратится и какой трафик оттуда приходит.

Второе — производительность отдельных сотрудников и команд по направлениям. Если мониторить эти показатели регулярно, то корректировать отклонения в работе будет гораздо проще. Например, вовремя замотивировать кого-то или «подбодрить», а не увольнять, когда уже стало поздно.

Помимо штата в 40 человек, у нас также как и в LBK большой пул подрядчиков. Поэтому мы постоянно следим за нагрузкой на производственные мощности как инхауз команды, так и аутсорс. Это позволяет заранее планировать грядущие проекты на месяцы вперед.

Если говорить о регулярных встречах, то мы распределяем их следующим образом:

• Ежедневно — утренние планерки о ходе проекта, 3-5 минут каждый рассказывает о том, как идут проекты.

• Еженедельно — синхронизация топов о результатах прошедшей недели и планах на будущую.

• Ежемесячно — разбор топами результатов (в цифрах) за месяц и как мы движемся к нашей стратегической цели + таргеты на следующий период.

Цифры показывают идешь ли ты к своей цели. При этом нельзя упускать из внимания какая атмосфера царит внутри команды. Пусть это нельзя оцифровать, что не умаляет ее критического значения для достижения успеха.

Сергей Орехов, основатель агентства Pinkman

Я думаю о следующих параметрах:

• Оборот на каждого сотрудника в год.

• Оборот на количество сотрудников в год.

• Маржа на количество сотрудников в год.

• Количество проектов в деньгах подписанных по документам за год.

• Количество проектов в деньгах за год, не подписанных по документам.

• Количество денег в планируемых сделках по CRM.

• Чистая прибыль (после вычета всех налогов) в процентах.

• Горизонт планирования в плюсовом балансе (кол-во месяцев).

• Операционная прибыль в месяц.

Еженедельно:

• Проведена ли встреча.

• Есть ли конфликты.

• Любая активность запланированная на прошлой неделе - состоялась/нет.

• Подписан договор, подписано соглашение, подписан акт сдачи-приемки.

Виталий Быков, соучредитель и генеральный директор RedKeds

Самая главная метрика для любого бизнеса — это деньги и обратная связь от клиентов, тут, думаю, все согласны. А вот дальше у каждого свои метрики и подходы. Расскажу кратко про наши в разрезе вопроса:

1. Ежедневные метрики. Это контроль ценообразования и норм прибыльности (согласования смет). Других регулярных, как обязательный процесс, нет. Отмечание побед в тендерах и разборы жалоб клиентов — это не метрики.

2. Еженедельные метрики.

- Отчет Сashflow, что нам хватает средств для реализации проектов. Контроль дебиторской задолженности (растет, падает, лидер из клиентов и лидер из менеджеров).
- Планирование ресурсов, чтобы понимать, что нам хватит людей, чтобы выполнить обещанное.
- Контроль количества просрочек по утвержденным нормам в разрезе проектов, менеджеров, клиентов.
- Отчет топов-менеджеров по ключевым задачам и направлениям.

3. Ежемесячные / ежеквартальные метрики:

- Отчет P&L (отчет о прибылях и убытках / доходах и расходах)
- Отчет Сashflow (выше – пункт 2).
- Отчет по доле заемного капитала.
- Отчет по продажам в разрезе центров прибыли по выполнениям планов и норм.
- Отчет по выполнению норм выработки исполнителей.
- Отчет от HR по текучести кадров и лояльности сотрудников.

Также есть нерегулярные метрики такие, как опрос удовлетворенности клиентов и выполнение нормативов по процессам.

Андрей Новиков, управляющий партнер и генеральный директор Affect