15 советов для организаторов конференций

Внимательно относиться к спикерам и контенту, вставать за стойку регистрации и меньше паниковать.

Последние пять лет моя работа связана с конференциями, но самой организовывать их не приходилось. За это время было всё: стенд на выставке в Лас-Вегасе с ядерной кнопкой и медведем, вечеринка с BDSM-уклоном в Таиланде, пресс-ивент с топовыми киберспортсменами в Москве. При этом работа с конференциями ограничивалась спонсорством и отправкой спикеров. Но мы наблюдали.

29 сентября 2018 года мы провели TPAS’18 — Travelpayouts Affiliate Summit 2018, мероприятие для веб-мастеров, зарабатывающих на трэвел-партнёрках. С первого же раза получилось круто!

Расскажу, как нам это удалось, с какими трудностями столкнулись, какие выводы сделали и какими принципами руководствовались при подготовке.

Аффилиатный маркетинг — сложная тема. Нам хотелось рассказать партнёрам, как зарабатывать больше, и познакомить их с рекламодателями. Поэтому мы фокусировались на контенте и нетворкинге и все организационные решения принимали исходя из того, решаются с их помощью наши задачи или нет. Если у вас упор на лояльность, получение денег или что угодно другое, это правило тоже будет работать.

Мы сделали мероприятие не сразу: до этого не один год проводили вебинары, потом добавили небольшие митапы. В 2017 году саммит прошёл в виде одного из потоков в рамках сторонней конференции, и только на второй год стал самостоятельным мероприятием.

Совсем необязательно готовиться так долго, мы просто никуда не торопились и решали задачи по мере возникновения. Но будет не лишним провести хотя бы пару мелких ивентов перед большим и серьёзным.

Плохой контент — это ужас и позор. Неважно, для чего вы проводите конференцию: чтобы кого-то чему-то научить или чтобы заработать денег. Не допускайте буллшит-докладов и никогда с такими не выступайте, это бьет по репутации и дискредитирует и организатора, и спикера.

И не забывайте про внешнее: посмотрите доклады заранее, внимательно следите за таймингом, имейте план «Б» на случай заболевшего спикера и так далее.

Не пытайтесь собрать Олимпийский. Есть куча тем, которые не востребованы среди широкой аудитории, но будут очень полезны специалистам в узких областях. Не бойтесь низкой явки, просто выделите небольшой зал под мастер-классы — на 50 человек или меньше. Мастер-классы на TPAS’18 оказались так востребованы, что люди сидели на подоконнике и стояли в проходе.

Проследите, чтобы спикеры почувствовали вашу заинтересованность в их успешном выступлении. При этом они не должны вас возненавидеть — здесь очень тонкая грань. Дайте им шаблон презентации и все необходимые вводные заранее.

Особенно это актуально, если вы работаете с непрофессиональными спикерами: убедитесь, что у них есть суфлёр с дублирующей презентацией, планшет с обратным отсчётом времени, подержите за руку в конце концов и скажите, что все будет круто и они молодцы. Отнеситесь к спикерам как к партнёрам — ведь они помогают вам делать конференцию интересной.

Не только потому что они дали вам денег и имеют право, а ещё и потому, что они способны очень сильно влиять на впечатление, которое получают участники. Влиять они могут и положительно, и отрицательно. Ваша задача: дать возможности и помочь с концепцией тем, кто не может определиться сам, и что не менее важно — задать рамки. Если вы будете действовать по принципу «можно всё, лишь бы платили», вы превратите конференцию в балаган.

О самых простых вещах, к сожалению, забывают чаще всего. Обеспечьте нормальную вентиляцию, доступ к еде и воде, достаточное количество уборных, чтобы люди думали о том, за чем пришли, а не о базовых потребностях организма.

У бесплатного мероприятия может не быть бюджета на питание участников, и в этом нет ничего страшного. Намного лучше обеспечить платную точку питания, чем постесняться заставлять людей платить и не обеспечить ничего. В идеале — с нормальной едой, а не с чипсами и сэндвичами.

Найти бюджет на несколько кулеров с водой намного проще. Если хотите, чтобы люди больше общались, больше кормите. Из дешевых трюков — дайте им вина.

Даже если у вас платное мероприятие, придут не все. Хорошая явка на бесплатное — от 50% зарегистрированных человек. На TPAS’18 пришло 60%: мы просили людей предупредить, если они передумали, и некоторые действительно выписывались.

Планируя количество стульев в зале, еды и напитков, исходите из того, сколько хотите собрать, и регистрируйте с запасом.

Если вы планируете мероприятие на 300 человек, убедитесь, что зал вмещает не менее 350, и закрывайте регистрацию, когда их будет под 600. При этом очень важно не взять слишком большую площадку: даже если вы выросли с прошлого раза вдвое, конференция на 300 человек в полупустом зале на 500+ будет выглядеть как неудавшаяся. Про слишком маленькую площадку даже говорить не буду.

Вот этот момент мы пропустили, но очень хорошо запомнили на будущее. Люди регистрируются в формате «А А», «Александр Александр» и так далее. Не потому что они глупые или у них мания преследования, они просто не задумываются о том, как вы будете эти регистрации потом разбирать. Но они и не должны — об этом следует заранее подумать вам.

Наше решение на следующий год: обязательные поля в форме регистрации, ограничение по минимуму символов и только дроп-даун для полей, которые предполагают дополнительную информацию. У нас были заранее отпечатанные бейджи с именами и запасные пустые, куда можно было вписать имя на месте, поэтому ничего фатального не произошло, но тут совершенно точно можно было сделать лучше.

Нет, это не стыдно. Просто встаньте за стойку регистрации сами и поставьте туда тех коллег, которым стратегически важно общаться с партнёрами, клиентами и другими участниками.

Во-первых, в ряде случаев это может быть полезно для бизнеса (как в нашем, например), а во-вторых, ни одна самая специально обученная девочка-на-ресепшн со стороны не справится с задачей так хорошо, как ваши коллеги, которым не все равно. Ещё это формирует первое впечатление и здорово бы сразу начать с приятного.

Из того, что мы не сделали — круто иметь кого-то на стойке регистрации не только в первой половине мероприятия, но и в конце. Когда люди уходят, можно тут же собрать обратную связь по горячим следам.

Дайте своим сотрудникам какой-то опознавательный знак: яркий бейдж, бейсболку или майку, по которым участники смогут их безошибочно вычислить. У нас были ярко-голубые майки с символикой саммита с надписью TEAM на спине, и найти в толпе представителя Travelpayouts было совсем не сложно. Если вы делаете не камерный ивент на 250 человек, как мы, а большой фестиваль, такие опознавательные знаки помогут людям, которые потерялись или что-то ищут.

Здорово, конечно, красиво оформить площадку и сцену, поставить декорации и продумать всё до мельчайших деталей. Но если у вас нет бюджета, хотя бы просто подумайте о мелочах.

Мы заморачивались с дизайном и склеивали все презентации спикеров в одну большую в едином стиле, чтобы всё было идеально. Можно просто сделать шаблон, отдать его спикерам заблаговременно и проследить, чтобы они его использовали (это самая увлекательная часть). Или хотя бы просите прислать презентации заранее, чтобы убедиться, что они сделаны не в ворде. И будьте готовы помочь с экстренным редизайном.

Сколько бы вы ни планировали, что-нибудь обязательно пойдет не так. У нас, например, за четыре дня до мероприятия вдруг обнаружились новые вводные по размерам площадки. А уже на монтаже выяснилось, что один из баннеров напечатан с браком. О том, что один из спикеров долго тянул с презентацией и в последний момент прислал что-то совершенно недопустимое и говорить нечего, это классика.

С вами обязательно будут происходить подобные вещи, и вам придётся экстренно менять макеты, перевёрстывать программу и перепечатывать баннеры в ночи. Ваша задача: понимать, что это не конец света, а рабочие моменты, предусмотреть как можно больше таких внештатных ситуаций и заложить запас гибкости. Просто делаете глубокий вдох и вперёд, у вас же ещё почти сутки в запасе (ночь, три часа, час).

Быть готовыми к решению тех ситуаций, которые вы не предусмотрели, тоже придётся — они непременно случатся в самый последний момент подготовки. Вечером накануне Travelpayouts Affiliate Summit 2018 при монтаже декораций подрядчик повредил конструкцией новенький светодиодный экран. Экран пошёл полосами, представители площадки и подрядчика пошли друг на друга стенка на стенку. Воинствующие стороны пришлось мирить, декорации отодвигать, экран экстренно возвращать к жизни.

Если присмотреться, в день мероприятия можно было заметить и как неидеально прилегает оформление к экрану, и остатки полос на нем, и даже пару седых волос на моей голове. Но когда у вас продумано всё остальное, никто не станет присматриваться к таким мелочам. Дышите и обязательно возьмите на следующий день выходной.

Помните, что после мероприятия работа не заканчивается, и подготовьте почву: заранее напишите и запланируйте опросы посетителей и спикеров. Чем раньше вы соберете обратную связь, тем более правдивым он будет. И тем проще будет в следующий раз.

Сделайте всё заранее — вы же не хотите работать в заслуженный выходной!