Как оборудовать офис и не переплатить за железо

Офисы бывают разные. Огромные опенспейсы из стекла и гипсокартона, в которых все говорят. Часто - одновременно. Камерные офисы на небольшую компанию. Коворкинги с чётким разделением рабочих зон. Плотные колл-центры, где за каждый квадратный метр пространства приходится бороться с коллегами и цветами в горшках. Но в каждом всегда должна быть рабочая инфраструктура. В этом посте мы расскажем, как собрать starter pack для открытия своего офиса. Любого размера.

Размер офиса напрямую зависит от специфики вашего бизнеса, от того, чем именно вы собираетесь заниматься в выбранном помещении. Если это небольшой офис только для сотрудников фирмы, набор оборудования может быть довольно аскетичным. Если офис - это одновременно и место работы сотрудников, и плацдарм для встреч клиентов, набор расширяется. Ну и для совсем большой компании потребуется внушительный список.

Но пойдём по порядку.

В таком офисе находятся только сотрудники компании. Менеджер, сидящий на телефоне и принимающий заказы. Бухгалтер, методично просчитывающий очередную схему подачи подробной информации в налоговую. Директор, руководящий процессом. Итого 2-3 человека, которым для работы понадобится вот что:

● компьютеры или ноутбуки;

● МФУ;

● IP-телефоны;

● IP-шлюзы;

● WiFi-роутеры.

Если с ноутбуками и МФУ все понятно, без них никуда, то на телефонах и шлюзах остановимся чуть подробнее.

IP-телефоны. Они же “офисные телефоны”. В зависимости от потребностей и желаний можно закупить или проводные, или беспроводные. У беспроводных, понятное дело, плюсов больше, особенно, если приходится часто перемещаться по офису, при этом оставаясь на линии с клиентом или поставщиком (зайти на склад и проверить наличие товарной позиции и подобное). Если у вас несколько сотрудников, которые постоянно на телефоне, их нужно закупить отдельно на каждого. Если же телефон просто нужен, достаточно и одного.

Кроме беспроводных возможностей, полезной характеристикой является и количество линий. Сколько линий - столько разговоров можно одновременно вести. У компании может быть единый телефонный номер, при этом один оператор сможет общаться с одним клиентом, а второй в это же время - с другим, благодаря второй линии. Если какой-то оператор будет занят, система быстро переадресует вызов на другую трубку свободному сотруднику. Возможно, так быстро, что клиент даже не успеет услышать классическую музыку.

IP-шлюзы. Позволяют подключить аналоговый телефон к интернету и раскрыть всю мощь IP-телефонии. И если важной характеристикой самих телефонов является количество линий, то у шлюзов такая же история с портами - чем больше внутренних портов у шлюза, тем больше телефонов на него можно повесить. 1 порт = 1 телефон. 8 портов = 8 телефонов. Здесь тоже важен принцип раскладывания яиц в разные корзины: если у вас в офисе 8 телефонов, лучше не вешать все их на 1 шлюз с восемью портами, а взять 4 шлюза с двумя портами каждый. Вероятность, что сломается один восьмипортовый, выше, чем поломка сразу четырёх двухпортовых. WiFi-роутеры. Позволяют сотрудникам полноценно работать в свободное от чтения соцсетей время. Если не знаете, какой мощности роутер вам нужен, помните простую зависимость: чем больше офис - тем больше мощность. Если понимаете, что одним роутером таки не обойтись, но закупать 3-4 всё же нецелесообразно, то купите один роутер, а остальное пространство обеспечьте сетью с помощью точек доступа, выйдет дешевле.

Итак, вы переросли этот этап, и кроме небольшой штаб-квартиры для своих у вас открывается и офис для приёма клиентов.

Это история про туристические и страховые агентства, юридические консультации, небольшие интернет-магазины. Когда и сотрудников надо нормально рассадить, и клиентам предоставить возможность с комфортом воспользоваться услугами вашей фирмы.

Во-первых, вам понадобится тот же набор оборудования, что и в пункте выше (сотрудникам всё так же надо работать). Во-вторых, мы расширяем этот набор необходимым для клиентов железом, а именно:

● онлайн-касса;

● управляемый WiFi;

● телевизор.

Онлайн-касса необходима, потому что таков закон. Если вы в офисе будете принимать от клиентов наличные средства или же безналичную оплату, то без кассы никак. Конечно, если хочется работать «в белую», а не как некоторые кафе время от времени. Само название кассы намекает на то, что она должна быть подключена к интернету, постоянно, вне зависимости от того, мобильная она у вас или стационарная (соответственно, подключается по WiFi или проводу). И подключение это должно быть стабильным, потому что иначе вам обеспечены ситуации с “Оплата не прошла”, “Нет связи с терминалом” и прочими не самыми радостными вещами.

Кроме ПО, от которого прямо зависят функции такой кассы, важной характеристикой является пропускная способность. Если у вас пара клиентов в день, на этот параметр можно не обращать внимания. Если клиенты заходят часто и иногда бывают очереди - то чем выше у кассы скорость печати, тем лучше. Потому что если при наличии очереди ваша касса будет вдумчиво и неторопливо печатать чек, то очередь, скорее всего, вырастет.

А ещё есть специальные мобильные кассы для курьеров. Они тоже должны быть подключены к интернету, они работают с помощью SIM- карт.

Управляемый WiFi. Мы уже рассказывали о том, как идентифицировать пользователей правильно. Важно придерживаться тех советов при организации WiFi-сети для клиентов. Из полезностей для бизнеса: можно использовать стартовую страницу с авторизацией как дополнительную витрину для вашей компании, опять же, показать популярные товары, рассказать о скидках на сегодня или вывести небольшие полезные статьи по теме. Главное, не переусердствуйте и помните: пользователь подключился к вашей сети с какой-то своей целью, а не чтобы изучить историю вашей компании и прочитать про все филиалы поблизости.

Телевизоры. Помогают создать в офисе поверхность, на которую можно смотреть с интересом, кроме экрана собственного смартфона или затейливого узора плитки на полу. А если правильно использовать ТВ, то не только с интересом, но и с пользой для бизнеса.

Продаете технику? Пустите на экране несколько лучших товарных позиций с описаниями характеристик. Путёвки в теплые края? Красивые ролики про то, как где-то далеко сейчас тепло, а не то, что тут. Предметы интерьера? Покажите пару видов комнат, собранных с помощью вашей продукции. Можно крутить сертификаты вашей компании или награды ведущих мастеров и подобное. Решения Билайн позволяют транслировать необходимый контент в офисе как посредством multicast, так и при помощи классических приставок, здесь кому как удобнее и привычнее.

Кроме коммерческих телевизоров, можно использовать и обычные, чтобы показывать клиентам эфир любимых телепередач или новостей. Но в этом случае надо договориться с оператором связи о разрешении на публичную трансляцию, иначе Роскомнадзору может не понравиться, что вы прокручиваете ток-шоу просто так.

Тут уже говорим о масштабах колл-центра или просторного опенспейса. Подразделение банка, большое агентство недвижимости, крупный интернет-магазин. Берем список из первого раздела и масштабируем его в зависимости от площади офиса и количества сотрудников. Но при том не забываем, что и клиенты могут зайти, поэтому берем и набор из второго раздела.

На таких масштабах качество и стабильность соединения становятся ещё более критичными. Здесь уже потребуются не один роутер и россыпь точек доступа, а несколько роутеров. Причём мощных - сейчас есть такие, что покрывают и 1000 квадратных метров, причём бетонные перекрытия не являются для них непроходимой преградой. И количество антенн на них - это уже не для красоты. В идеале нужно не просто расставить везде роутеры и точки доступа, а спроектировать из них сеть. Сделать это правильно, да ещё и сэкономив, помогут операторы, у них много опыта в подобных делах.

И о телефонах. Для такого офиса будут нужны SIP DECT-телефоны с большим радиусом действия и гарнитуры. Когда по телефону говорит кто-то рядом, это еще ничего. Когда говорят все - тут уже надо что-то делать. Например, закупить практичных гарнитур с шумоподавлением.

Кстати, в январе 2020 года мы представим специальную акцию в связке с тарифами «Яркий бизнес» для тех, кому необходимы SIP- телефоны. Напомним, что на актуальных версиях тарифов есть многоканальные номера, удобный CRM-коннектор, голосовое меню и групповой АОН, позволяющий при звонке конкретного сотрудника отображать у клиента входящий номер вашей компании.

В ряде случаев удобнее закупить все необходимое для полноценной работы офиса у одного поставщика. Это помогает оперативнее решать возникающие вопросы и проще в плане осуществления платежей — одна платёжка за единый пакет с услугами всегда проще, чем множество отдельных счетов на SIP-телефоны, мобильную связь или офисный интернет. И, как обычно в таких случаях, пакет стоит дешевле, чем каждая из входящих в его состав услуг по отдельности.

Мы в Билайн предлагаем сразу несколько возможностей для подключения офисов в пару кликов.

Чем больше у вас сотрудников и чем больше офис, тем больше девайсов для его нормального функционирования вам потребуется. Оно и логично: базовый роутер не покроет огромный опенспейс, а двух IP-телефонов не хватит для работы полноценного колл-центра. Но это не значит, что надо слепо гнаться за количеством, потому что грамотная настройка оборудования, выполненная специалистами, позволит и рабочие задачи решить, и не переплатить за железо.