EnDocs Cloud поможет привести в порядок и вдвое сократить расходы на хранение и работу с важными документами: как внутренними, так и внешними. Рубрика «Продукт дня»
Стартап-привет, я Дима Беговатов, нахожу интересные российские проекты и рассказываю о них широкой публике в телеграме, на своем YouTube-канале и на vc.ru. Даю только личное мнение, взгляд с позитивной стороны. Подписывайтесь и ставьте колокольчик🔔 Будем на связи!
Где хранить самое важное
Я всегда чувствую себя растерянно, когда подписываю договор с очередной компанией на их услуги. После сделки на руках остается бумажка с непонятной ценностью: стою и мну ее в руках как дурак, сую в рюкзак и забываю, а она путешествует со мной еще пару месяцев или даже лет. Просто потому что «выбросить жалко» – это же документ!
Бизнесы это те же люди, которые получая очередной документ в бумажном или электронном виде, думают куда бы его засунуть, чтобы не потерять и в случае запроса от ФНС очень быстро достать. Причем желательно без организации отдельной кладовки с охранником, 24/7 разгадывающим кроссворды. В наше-то время удаленщиков и цифровых кочевников!
Чтобы создать хранилище документов, доступное и удобное для всей команды, можно использовать #продуктдня EnDocs Cloud, который поможет собрать важные договоры с клиентами, контрагентами и сотрудниками в одном месте, а еще согласовать и оплатить счет. Есть интеграция с Диадок и 1С.
Как работает EnDocs Cloud
1. Загрузка документов
В EnDocs загружаются в едином потоке электронные письма, бумажные документы, фотографии с камер и мобильных устройств.
2. Классификация
При помощи ИИ документы автоматически сортируются по типам и по пользовательским категориям.
3. Распознавание
Распознается все, что можно: текст, штрихкоды, метки и галки, бухгалтерские документы, договоры и корреспонденция.
4. Извлечение данных
EnDocs автоматически извлекает данные из документов и проводит проверки: сверяет информацию из документов с базами данных, проверяет форматирование и приводит в единый вид по-разному написанные, но одинаковые по значению данные.
5. Верификация
Система сравнивает данные распознавания с отсканированным оригиналом документа и автоматически подсвечивает неуверенно распознанные данные, а также отображает информацию о непройденных проверках данных
Фишкой системы EnDocs является возможность автоматизировать процесс согласования и оплаты счетов и договоров как с десктопа, так и со смартфона.
После импорта через электронку/сканирование счет попадает в простенький таск-менеджер и встает в очередь счетов, где к каждому документу подключены ответственные лица, наделенные разными ролями. В зависимости от этих ролей, они могут направлять, комментировать, утверждать и подписывать счета для их дальнейшей оплаты. После завершения всех согласований счет автоматически выгружается в 1С.
В EnDocs еще очень много модулей, связанных с отчетами, кадровой работой, внутренним и внешним документооборотом, поэтому сервис на первый взгляд выглядит довольно сложным. Но таковы запросы зрелых компаний, не настолько критичные для совсем маленьких организаций, в которые прилетает менее 100 документов в месяц, не важно счетов/договоров/актов или чего другого.
Базовая стоимость софта – от 170 рублей/месяц на одного пользователя, но помимо этого нужно оплачивать распознавание документов и пакет из 200 штук вам обойдется еще в 1200 рублей сверху.
Мнение
ООО "ТД "Эликонстрой"
Как вы пришли к использованию сервиса EnDocs?
Потеря документов и долгий непоследовательный процесс согласования и их отслеживания, задержка оплат, отсутсиве контроля заставили задуматься об автоматизации учета счетов и согласования.
С какого софта вы перешли и почему?
1С – сложность обучения и дороговизна.
Какой функционал используете чаще всего и чем он вам полезен в бизнесе?
Согласование оплат, авансовых отчетов, официальная переписка.
Контроль расходования средств, трек истории, снижение времени на поиск истории.
Чего еще ждете от софта в плане функций/сервиса?
Развитие Мобильного приложения, интеграции с 1с и автоматического создания платежек, развития операционного блока в будущем: диспетчеризация задач и ресурсов.
Поддержите рубрику «Продукт дня» и российские ИТ-проекты – ставьте лайк ❤ этому посту.
Больше полезной информации из мира российских стартапов, а также обзоры интересных продуктов в виде выжимок, вы найдете в моем телеграм-канале.
Если хотите дать свой проект в обзор, чтобы получить новых пользователей и обратить на себя внимание инвесторов и партнеров – напишите мне в личку @begovatovd.
Вот сразу видно, что автор вряд ли работал в компании больше 30 человек.
1. "процесс согласования и оплаты счетов и договоров как с десктопа, так и со смартфона."
Как она у вас платежку в банк подписывает?
2. "С какого софта вы перешли и почему?
1С – сложность обучения и дороговизна."
Вранье! Любой бухгалтер, если он дейстивительно бухгалтер, работает в 1С. И просит именно её установить, если нет в компании.
3. Договора, которые распознаются - выгружать в облако.... Ну так себе идея.
В итоге, за этот сервис, вас скорее грохнет ваш бухгалтер и юрист.
Добрый день. Меня зовут Сергей, я product owner сервиса EnDocs. Спасибо за комментарии, по вашим замечаниям:
1. Действительно, оплата происходит в 1С, согласованные счета в нее попадают через готовую интеграцию (расширение 1С). Бухгалтеру не нужно вводить руками данные для оплаты, он может сразу из специального журнала сделать платежку
2. Имелось в виду решение 1С Документооборот
3. Для некоторых компаний актуален вопрос электронного архива договоров, но конечно, не для всех
Ну так а что мне мешает сканы договоров, актов и т.д.. к карточке контрагента в 1С прикреплять?
Ничего не мешает, но каждому кто будет их искать нужна лицензия 1С (они дороже чем наши). Так же 1С не всегда доступна через интернет по соображениям безопасности
Электронный архив хранится на сервере, ответственный за него юрист.