«Новые правила деловой переписки» или книга, которая нужна все, кто хочет, наконец, научиться общаться

Доброго времени суток, уважаемые коллеги!

Впереди выходные, но необходимо выполнить одну работу. Дело на пять минут, но сделать его нужно ASAP. Как говорится, еще вчера. Доводим до Вашего сведения, что мы – одна команда профессионалов, и поэтому должны вместе справляться с трудностями. Каков будет Ваш положительный ответ?

Приносим свои извинения за доставленные неудобства.

С уважением…

Это даже читать больно. Но что, если я скажу, что мы действительно так общаемся? И что теперь известно, как именно этого НЕ делать?

Ежедневно, ежечасно (даже ежеминутно) мы общаемся с людьми. На работе, дома, в магазине, в транспорте. И так часто нас преследуют одни и те же ошибки, которые мы где-то услышали или увидели, а потом с ревностным постоянством стали воплощать в жизнь.

Продолжая снова и снова проклинать формальности и канцелярит, мы общаемся именно посредством этих, уже давно морально устаревших, инструментов. Клише, которыми пропитана рабочая переписка, давно стали основной сюжетов ситкомов про офисную жизнь. Все эти «убедительная просьба», «я вас услышал», «заранее спасибо».

В своей книге «Новые правила деловой переписки» авторы с головой погружают нас в воспоминания о собственной жизни. О том, как нам писали: «Уверен, это не проблема для такого профессионала, как Вы» … Но мы-то видели правду: «Чтоб к утру был мост хрустальный. А мы пойдём спать».

Самое ценное в данной книге, это мысль о том, что любое общение должно стремиться, прежде всего, к заботе. Если мы уважаем собеседника, заботимся о нём, он практически гарантированно ответит нам взаимностью.

Действительно, об этом базовом принципе легко забыть. Разбирая десятки писем в электронном ящике и сотни сообщений в мессенджерах; проклиная их адресатов за целый список смертных грехов; какая, к черту, забота?

Внимательность к собеседнику – это ключ к тому, чтобы быть услышанным и правильно понятым.

Что больше всего раздражает людей в письмах? По мнению авторов это шесть вещей: небрежность, панибратство, перекладывание ответственности, повторение за другими, спешка и натянутая вежливость. Что самое неприятное.

Давно ли вы получали такое письмо: «Коллеги, привет! Как ваши дела? Как проходит рабочая неделя? Впрочем, времени совсем нет, поэтому перейду к делу. Надо сделать то-то и то-то. Срочно. С уважением…». Зубы сводит, согласны?

Но это именно то, к чему мы все привыкли. Это – работа. От неё в кустах не спрячешься, она не волк. Каким бы начальник не был любимым, сотрудник всё равно, стирая дёсны, выполняет поставленные задачи. Но так ли это необходимо, вот в чём главный вопрос.

Например, можно пойти против системы, и написать что-то в духе: «Аня, Дима, Коля, Маша. Мы находимся в полном ауте. Клиенту не приехала поставка. Если не будет выяснено, где она, репрессий не избежать. Я понимаю, что впереди выходные. И у всех, наверняка, были планы. Простите, что свалился как снег на голову. Но с ключевыми клиентами ключевые сложности. Пожалуйста, помогите разобраться. С меня все шоколадки, плюшки и ништяки на свете».

Что для этого нужно? Все очень просто. В книге, в разделе «Матчасть», подробно описывается, «как надо и как не надо». Для чего, зачем и почему. На конкретных примерах.

И, вы удивитесь, но писать «спасибо» отдельным письмом не стоит. Также, как и ставить в копию без разрешения. А иногда вообще нужно просто взять и… позвонить!

Основной секрет успеха заключается в том, чтобы научиться ставить себя на место собеседника. И тогда всё станет понятно. Что огромные Толстовские полотна (также как написанные на бегу два слова с четырьмя ошибками) – это не круто, что ссылки без пояснений – не круто, и гигабайты информации в прикрепленных архивах – тоже не круто. Особенно при просмотре почты с телефона. Это вообще «тушите свет».

В книге даны ответы на многие вопросы: как откликнуться на вакансию (возможно, на такую, на которую, казалось бы, нет шансов пробоваться), ответить на претензию клиента (даже, если она хамская и пренебрежительная, когда хочется не ответить, а запустить чем-нибудь), предложить свой товар или услугу.

Главный ответ будет заключаться не в «как», а в «почему». Да потому что так автор письма будет точно уверен в том, что сделал все что мог. Обстановка не накалится. Вокруг будет царить любовь. Никому в голову не полетит степлер, дырокол, и даже фрагмент МФУ. Вам захочется снова вернуться. На эту работу, к этим милым людям. Которые, наконец-то, всего лишь научились правильно писать письма друг другу.

P.S. Есть подозрение, что следующая книга авторов будет про голосовые сообщения – отдельная боль, еще не отпочковавшаяся в хоть сколько-нибудь сформулированный пункт делового этикета.

P.P.S. Это не реклама.

Журнал «Frontpage»