Ваша компания уже перешла на электронный документооборот? От этого может зависеть многое: скорость процессов, устойчивость перед угрозами информационной безопасности, да и просто удобство в работе сотрудников. В статье обсудим, как озвученный вопрос связан с облаками, но более подробно об этом мы расскажем на вебинаре 11 ноября.
Развитие систем электронного документооборота (СЭД) сильно ускорилось с пандемией. Компании быстро поняли, что в электронном виде работать гораздо удобнее. В результате, когда многие ИТ-проекты заморозились, СЭД по-прежнему продолжали внедрять. По данным TAdviser в 2020 году этот сегмент вырос на 10% в денежном выражении, в 2021 году темпы лишь продолжили ускоряться. ускорятся.
Зачем переходить на электронный документооборот
- Чтобы ускорить бизнес-процессы – контрагенты могут практически мгновенно обмениваться документами, сделки не задерживаются из-за того, что курьер попал в пробку или бухгалтер заболел;
- Чтобы победить «человеческий фактор» – в электронных документах проще искать и исправлять ошибки, сокращается риск мошенничества;
- Чтобы защитить корпоративные данные – электронный архив не получится украсть или подделать, это страхует компанию от недобросовестных конкурентов и помогает в общении с регуляторами;
- Чтобы сделать бизнес стабильным и предсказуемым – СЭД позволяет контролировать прохождение документов по всей цепочке без случайных или намеренных потерь;
- Чтобы избавить работников от рутины – сотрудникам не приходится тратить время на однообразную работу, они могут сконцентрироваться на решении более важных задач. Это помогает бизнесу повысить отдачу от затрат в человеческие ресурсы.
А теперь предлагаем взглянуть на охват СЭД в России. В конце 2020 года Федеральная налоговая служба опубликовала Концепцию электронного документооборота в хозяйственной деятельности, где доля электронных счетов-фактур оценивается в 9%. И это спустя несколько лет роста по 30% в год. Причины, в общем, понятные – многие компании не осознают экономическую выгоду от цифровизации, тем более, что и специалистов, способных обслуживать эти системы, на рынке немного.
ФНС РФ: Перевод документооборота в электронный формат ускоряет обработку документов на 80%.
Внедрение СЭД – действительно серьезный проект, который нередко требует перестроить критически важные бизнес-процессы. Разумеется, все зависит от того, в каком состоянии эти процессы находятся — навести порядок на «диком западе» гораздо сложнее. Причем надо понимать, что в результате «запад» перестает быть «диким», и для кого-то такая перспектива сама по себе может быть неприятной. Не зря в списке преимуществ выше мы говорили и про борьбу с мошенничеством, и про дисциплину сотрудников, и про сквозной контроль работы с документами.
Сегодня перейти на электронный документооборот становится гораздо проще и дешевле, чем можно представить. Компании даже не нужно тратиться на инфраструктуру – можно использовать СЭД из облака. Без капитальных инвестиций, без борьбы за редких и высокооплачиваемых специалистов, зато с целым набором преимуществ.
Перейти на электронный документооборот за шесть недель
Именно за полтора месяца специалисты «Корус Консалтинг» запустили электронный документооборот в международной фармацевтической компании «Юнифарм». Система построена на базе модуля договорного документооборота «КОРУС Five | Документооборот». Это решение на Microsoft SharePoint предоставляется по модели SaaS из облака МТС.
KORUS Five Cloud — готовое СЭД-решение для автоматизации процессов документооборота, которое позволяет оцифровать и упростить согласование документов, облегчить совместную работу для сотрудников в разных городах и странах, организовать хранение договоров, финансовых, распорядительных и других документов.
Система помогает наладить обмен юридически значимыми документами с контрагентами с использованием электронной подписи. Решение соответствует 152-ФЗ и требованиям безопасности в сфере хранения персональных данных.
Главная задача проекта: сделать работу с документами прозрачнее и удобнее, ускорить согласование в условиях, когда согласующие сотрудники находятся в разных странах.
Как было раньше:
- Бумажные документы пересылались по почте, маршруты согласования проставлялись вручную. Отследить их перемещение было крайне сложно.
- В компании не было единого архива договоров. Отказаться от бумажных оригиналов было невозможно из-за разницы законодательства в разных странах.
- Чтобы найти скан-копию документа, сотрудникам приходилось тратить несколько часов.
Специалисты «КОРУС Консалтинг» подготовили проект автоматизации договорного документооборота, предложили концепцию структурированного реестра с отсканированными копиями оригиналов – все это в англоязычном интерфейсе.
Единое хранилище документов доступно всем сотрудникам «Юнифарм» в России, США, Ирландии, Польше и других странах. Оно интегрировано с Microsoft OneDrive, может работать онлайн и оффлайн. Отдельным плюсом стал мультиязычный интерфейс – это обязательный пункт для международной компании.
Документы по умолчанию хранятся внутри облака. Дополнительно по требованию заказчика инженеры настроили дублирование данных в локальные хранилища.
Самое главное – SaaS-модель избавляет компанию от затрат на покупку и установку серверов, дальнейшую поддержку оборудования, которое имеет свойство устаревать. В результате каждый месяц компания экономит около 25% бюджета, притом само решение не имеет функциональных ограничений. Пользователи могут одновременно работать с документами, использовать голосовой ввод и полнотекстовый поиск. Благодаря интеграции с Active Directory система поддерживает ролевую модель, которая реализована в «Юнифарм» — не приходится дополнительно предоставлять доступ пользователям, или «забирать» права у увольняющихся сотрудников и т. д.
Факты и цифры
- Срок внедрения – 6 недель
- Экономия по сравнению с традиционной моделью СЭД – 25% бюджета (цифра складывается совокупно из оценки ресурсов, стоимости лицензий, расходов на администрирование и т.д.)
11 ноября в 11:00 MSK на вебинаре #CloudMTS и «Корус Консалтинг» более подробно расскажем об этом и других кейсах.
Вы узнаете:
- Как автоматизировать рабочие процессы, используя облачную версию системы электронного документооборота (СЭД)?
- Как запускать СЭД из облака в срок от одной до четырех недель?
- Как избавиться от расходов на бумагу, печатное оборудование, курьерскую доставку документов?
- Как организовать комфортное информационное пространство для сотрудников с возможностью работать в любой точке мира и с любого устройства?
СЭД практика: программа вебинара
- Современная СЭД: какие задачи бизнеса она должна решать.
- Как понять, что СЭД пора менять.
- Какие модули СЭД сокращают финансовые и юридические риски.
- Взаимодействие через ЮЗДО при работе с несколькими операторами ЭДО.
- Как обосновать выгоду облачного размещения СЭД.
- Преимущества облачного подхода к электронному документообороту: безопасность, гибкость, легкость доступа, скорость внедрения.
- Кейсы успешной автоматизации СЭД в крупных компаниях.
Регистрируйтесь на вебинар по ссылке.