CloudMTS

СЭД из облака: плюсы электронного документооборота без минусов сложных ИТ-проектов

Ваша компания уже перешла на электронный документооборот? От этого может зависеть многое: скорость процессов, устойчивость перед угрозами информационной безопасности, да и просто удобство в работе сотрудников. В статье обсудим, как озвученный вопрос связан с облаками, но более подробно об этом мы расскажем на вебинаре 11 ноября.

Развитие систем электронного документооборота (СЭД) сильно ускорилось с пандемией. Компании быстро поняли, что в электронном виде работать гораздо удобнее. В результате, когда многие ИТ-проекты заморозились, СЭД по-прежнему продолжали внедрять. По данным TAdviser в 2020 году этот сегмент вырос на 10% в денежном выражении, в 2021 году темпы лишь продолжили ускоряться. ускорятся.

Зачем переходить на электронный документооборот

  • Чтобы ускорить бизнес-процессы – контрагенты могут практически мгновенно обмениваться документами, сделки не задерживаются из-за того, что курьер попал в пробку или бухгалтер заболел;
  • Чтобы победить «человеческий фактор» – в электронных документах проще искать и исправлять ошибки, сокращается риск мошенничества;
  • Чтобы защитить корпоративные данные – электронный архив не получится украсть или подделать, это страхует компанию от недобросовестных конкурентов и помогает в общении с регуляторами;
  • Чтобы сделать бизнес стабильным и предсказуемым – СЭД позволяет контролировать прохождение документов по всей цепочке без случайных или намеренных потерь;
  • Чтобы избавить работников от рутины – сотрудникам не приходится тратить время на однообразную работу, они могут сконцентрироваться на решении более важных задач. Это помогает бизнесу повысить отдачу от затрат в человеческие ресурсы.

А теперь предлагаем взглянуть на охват СЭД в России. В конце 2020 года Федеральная налоговая служба опубликовала Концепцию электронного документооборота в хозяйственной деятельности, где доля электронных счетов-фактур оценивается в 9%. И это спустя несколько лет роста по 30% в год. Причины, в общем, понятные – многие компании не осознают экономическую выгоду от цифровизации, тем более, что и специалистов, способных обслуживать эти системы, на рынке немного.

ФНС РФ: Перевод документооборота в электронный формат ускоряет обработку документов на 80%.

Внедрение СЭД – действительно серьезный проект, который нередко требует перестроить критически важные бизнес-процессы. Разумеется, все зависит от того, в каком состоянии эти процессы находятся — навести порядок на «диком западе» гораздо сложнее. Причем надо понимать, что в результате «запад» перестает быть «диким», и для кого-то такая перспектива сама по себе может быть неприятной. Не зря в списке преимуществ выше мы говорили и про борьбу с мошенничеством, и про дисциплину сотрудников, и про сквозной контроль работы с документами.

Сегодня перейти на электронный документооборот становится гораздо проще и дешевле, чем можно представить. Компании даже не нужно тратиться на инфраструктуру – можно использовать СЭД из облака. Без капитальных инвестиций, без борьбы за редких и высокооплачиваемых специалистов, зато с целым набором преимуществ.

Перейти на электронный документооборот за шесть недель

Именно за полтора месяца специалисты «Корус Консалтинг» запустили электронный документооборот в международной фармацевтической компании «Юнифарм». Система построена на базе модуля договорного документооборота «КОРУС Five | Документооборот». Это решение на Microsoft SharePoint предоставляется по модели SaaS из облака МТС.

KORUS Five Cloud — готовое СЭД-решение для автоматизации процессов документооборота, которое позволяет оцифровать и упростить согласование документов, облегчить совместную работу для сотрудников в разных городах и странах, организовать хранение договоров, финансовых, распорядительных и других документов.

Система помогает наладить обмен юридически значимыми документами с контрагентами с использованием электронной подписи. Решение соответствует 152-ФЗ и требованиям безопасности в сфере хранения персональных данных.

Главная задача проекта: сделать работу с документами прозрачнее и удобнее, ускорить согласование в условиях, когда согласующие сотрудники находятся в разных странах.

Как было раньше:

  • Бумажные документы пересылались по почте, маршруты согласования проставлялись вручную. Отследить их перемещение было крайне сложно.
  • В компании не было единого архива договоров. Отказаться от бумажных оригиналов было невозможно из-за разницы законодательства в разных странах.
  • Чтобы найти скан-копию документа, сотрудникам приходилось тратить несколько часов.

Специалисты «КОРУС Консалтинг» подготовили проект автоматизации договорного документооборота, предложили концепцию структурированного реестра с отсканированными копиями оригиналов – все это в англоязычном интерфейсе.

Единое хранилище документов доступно всем сотрудникам «Юнифарм» в России, США, Ирландии, Польше и других странах. Оно интегрировано с Microsoft OneDrive, может работать онлайн и оффлайн. Отдельным плюсом стал мультиязычный интерфейс – это обязательный пункт для международной компании.

Документы по умолчанию хранятся внутри облака. Дополнительно по требованию заказчика инженеры настроили дублирование данных в локальные хранилища.

Самое главное – SaaS-модель избавляет компанию от затрат на покупку и установку серверов, дальнейшую поддержку оборудования, которое имеет свойство устаревать. В результате каждый месяц компания экономит около 25% бюджета, притом само решение не имеет функциональных ограничений. Пользователи могут одновременно работать с документами, использовать голосовой ввод и полнотекстовый поиск. Благодаря интеграции с Active Directory система поддерживает ролевую модель, которая реализована в «Юнифарм» — не приходится дополнительно предоставлять доступ пользователям, или «забирать» права у увольняющихся сотрудников и т. д.

Факты и цифры

  • Срок внедрения – 6 недель
  • Экономия по сравнению с традиционной моделью СЭД – 25% бюджета (цифра складывается совокупно из оценки ресурсов, стоимости лицензий, расходов на администрирование и т.д.)

11 ноября в 11:00 MSK на вебинаре #CloudMTS и «Корус Консалтинг» более подробно расскажем об этом и других кейсах.

Вы узнаете:

  • Как автоматизировать рабочие процессы, используя облачную версию системы электронного документооборота (СЭД)?
  • Как запускать СЭД из облака в срок от одной до четырех недель?
  • Как избавиться от расходов на бумагу, печатное оборудование, курьерскую доставку документов?
  • Как организовать комфортное информационное пространство для сотрудников с возможностью работать в любой точке мира и с любого устройства?

СЭД практика: программа вебинара

  1. Современная СЭД: какие задачи бизнеса она должна решать.
  2. Как понять, что СЭД пора менять.
  3. Какие модули СЭД сокращают финансовые и юридические риски.
  4. Взаимодействие через ЮЗДО при работе с несколькими операторами ЭДО.
  5. Как обосновать выгоду облачного размещения СЭД.
  6. Преимущества облачного подхода к электронному документообороту: безопасность, гибкость, легкость доступа, скорость внедрения.
  7. Кейсы успешной автоматизации СЭД в крупных компаниях.

Регистрируйтесь на вебинар по ссылке.

0
0 комментариев
Популярные
По порядку
Читать все 0 комментариев
Хакеры взломали DeFi-платформу Qubit Finance и украли криптовалюту на $80 млн Статьи редакции

Команда проекта предложила вернуть деньги за награду — но им пока не ответили.

Биржевой стакан в мобильном приложении БКС Мир инвестиций
Просмотр сетки ордеров
Скоро выйдут: сериалы про WeWork, Theranos, Uber и Spotify Статьи редакции

Три из них можно будет посмотреть уже весной 2022 года.

Что посмотреть про ИТ в TikTok? Рассказываем, как снимаются шутки про работу айтишников

Делимся кейсом: как найти свою аудиторию в TikTok и зачем это нужно крупной ИТ-компании.

Как и почему я переехал в Иннополис: плюсы и минусы

В прошлом году я стал операционным директором офиса компании Promwad в Иннополисе и оказался единственным сотрудником, который исходно жил в этом городе. Остальные приезжали из других городов России. Поэтому мне часто приходилось делиться с новичками своим опытом трех лет жизни и работы в Иннополисе. В итоге я решил собрать свои заметки про плюсы…

От техподдержки через переводчик до главного канала продаж

Как изменился «AliExpress Россия»: рассказывают «старички» маркетплейса.

null