Экспертиза Columbus в формировании систем управленческой отчетности

В первую очередь необходимо определиться с методологией – это нетривиальная задача, поскольку затрагивает принципы учета и специфику деятельности компании, а значит, решение для каждой конкретной компании будет отличаться. В рамках внедрения специализированных решений мы в первую очередь прорабатываем с клиентами именно методологическую составляющую и уже после переходим к автоматизации.

Ключевая цель управленческой отчетности – помочь топ-менеджменту определить целевое состояние развития компании и регулярно контролировать реализацию тех действий, которые мы предпринимаем на пути к итоговым целям компании: как к достижению конкретных показателей (к примеру, рост в части планируемой доли рынка и т.п.), так и к определенному финансовому результату.

Система управленческой отчетности должна быть выстроена таким образом, чтобы собственник компании, ее топ-менеджмент могли получать из отчетности все необходимые данные. При этом данные из отчетности должны соответствовать трем критериям:

• Понятность: данные должны быть представлены в формате, удобном для восприятия и осознания,
• Достоверность: менеджмент компании должен быть уверен, что данные отражают реальное положение дел в компании,
  
• Сопоставимость: данные из отчетов за разные периоды времени можно сравнивать и делать выводы о развитии компании.
  

Организовать сбор данных и соответствие отчетности всем трем критериям помогают инструменты автоматизации. Начиная с ввода данных, автоматизированные информационно-аналитические системы обеспечивают их прозрачность и достоверность: для отчетов используются именно данные из системы, а не собранные «вручную» в разрозненных таблицах. Переход к специализированным ИТ-решениям позволяет также значительно ускорить сбор и обработку первичных данных: так, один из наших клиентов увеличил скорость расчета бюджетов в 3 раза, внедрив систему для финансовой отчетности.

Понятность отчета обеспечивают инструменты визуализации данных, например, в BI-системах. В своей практике мы видим устойчивую тенденцию отказа от работы с табличным представлением в пользу интерактивных дашбордов. Помимо визуальной составляющей, позволяющей быстрее интерпретировать данные, дашборды помогают точнее проанализировать ситуацию: можно мгновенно посмотреть данные, на основе которых был сформирован отчет, выяснить ключевые причины произошедших событий. Такой подход способствует принятию более обоснованных и выверенных управленческих решений.

Сопоставимость отчетов обеспечивает продуманная система аналитик, заложенная в ИТ-решение. Необходимо также обеспечить гибкость этой системы, поскольку при изменении формата, уровня детализации или реорганизации компании могут возникнуть пробелы и сложности при сопоставлении отчетов за разные периоды времени. В этой ситуации снова помогут инструменты автоматизации: система поможет сопоставить данные за разные периоды для корректного анализа произошедших изменений в компании.

Ключевыми формами управленческой отчетности являются 3 документа:

• PnL (отчет о прибылях и убытках),
• управленческий баланс,
• Cash flow.
  

Формирование управленческой отчетности стоит начинать с отчета «Cash flow», поскольку он дает базовое понимание текущей ситуации с финансами компании: в нем нет излишней детализации до операций/перемещений средств между счетами компании, как в отчете о движении денежных средств по РСБУ. Этот отчет состоит из 3 ключевых блоков:

• операционный cash flow, показывающий итог основной деятельности компании: сколько заплатили поставщикам, сколько получили от клиентов, каков итоговый финансовый результат,
• инвестиционный cash flow, отражающий результат инвестиционной деятельности: покупка оборудования, инвестиции в разработки новых продуктов, строительство новых цехов / предприятий и т.п.,
  
• финансовый cash flow, содержащий детализацию по счетам: кредитование, выплаты по обязательствам компании, иные финансовые потоки, не относящиеся к основной деятельности предприятия.
  

Анализируя отчет о cash flow, руководство или собственники компании могут сделать выводы о ритмичности поступления денежных средств и рисках (таких, как потенциальные «кассовые разрывы»), оценить финансовую результативность компании.

Отчет о прибылях и убытках формирует понимание эффективности используемой бизнес-модели на основании полученных доходов и понесенных расходов. Формы и итоговый вид могут отличаться в зависимости от типа бизнеса и необходимого уровня детализации. Например, для производственных предприятий актуальны будут производственные блоки/показатели, которые совершенно неприменимы для сервисных компаний и так далее.

Управленческий баланс позволяет проанализировать данные из двух других отчетов на конкретную дату. Эту форму характеризует чуть большая детализация, отражение дебиторской и кредиторской задолженности, налогов, незавершенного производства. На основании этого отчета рассчитываются ключевые показатели финансового состояния бизнеса: ликвидность, рентабельность.

Сегодня системы управленческой отчетности в России приближаются к мировому уровню: мы не только изучаем теорию управленческого учета в вузах, но и применяем лучшие практики учета в ежедневной работе. В нашей практике встречаются компании различного профиля и масштаба, желающие внедрить систему аналитики данных и формирования отчетности для руководителей.

ИТ-решения серьезно помогают проникновению международного опыта в российские компании: если раньше аналитика данных о бизнесе была доступна только крупным корпорациям, сегодня даже небольшие компании имеют возможность пользоваться аналитическими инструментами, понимая ценность информации для бизнеса. При этом собственники или руководители компаний могут не только работать с «классическими» отчетными формами, но и настроить для себя дашборды с ключевыми показателями и на их основе принимать более взвешенные решения.

Использование ИТ-инструментов для работы с данными позволяет повысить эффективность компании. Основной тренд – отказ от статичных отчетов в пользу интерактивных дашбордов, с помощью которых можно мгновенно проанализировать данные, на основе которых был сформирован отчет, выяснить ключевые причины произошедших событий. Использование таких инструментов позволяет оперативно принимать более взвешенные решения, а также повысить эффективность коллаборативной работы: анализируя интерактивные данные, все участники управленческой команды могут работать независимо, но в то же время совместно обсуждать информацию и приходить к более правильным выводам.

С ускорением жизни компании больше не могут позволить себе тратить недели на формирование данных для управленческой отчетности. Решения по бюджетированию и финансовому планированию, BI-инструменты помогают быстрее и точнее получать данные, а значит, оперативнее принимать эффективные решения.

Материал издания "Планово-экономический отдел"