КРОК

Уничтожители документов, или как сделать архив цифровым и «не наступить» на шредер

На фото — остатки архивных документов, которые уничтожили с помощью промышленного шредера. Организации так часто делают с документами, которые больше не нужны. А до этого они их десятилетиями хранят в помещениях архивов. И затраты на хранение — далеко не единственный минус бумажных архивов. В этой статье вы узнаете про современные электронные архивы и опыт компаний, которые перевели до 80% архива в цифру и поняли, почему это эффективно.

Всем привет! Меня зовут Алексей Пестерев. Я не архивариус, но давно работаю с архивами и документами, и люблю это дело. Наверное, поэтому больше десяти лет занимаюсь автоматизацией документооборота в разных компаниях и сейчас делаю это для клиентов КРОК. И я точно знаю — многие организации хотят избавиться от бумажных архивов не потому, что срок действия документов истек. А, например, потому что содержать бумажный архив дорого. Как минимум, нужно иметь много места для стеллажей и коробок с документами, которые должны безопасно храниться при правильном влажностно-температурном режиме. Архив банка размером с два спортзала видел своими глазами — впечатляет. А еще в штат нужны люди, которые могут быстро в таком «спортзале» важный документ найти. Иначе организация рискует получить штраф, проиграть суд, упустить клиента, лишиться лицензии и попасть в прочие неприятности.

Кому будет интересна эта статья?

  • Архивариусу и руководителю управления делами, которые организуют работу с документами и архивное хранение в компании.
  • ИТ-руководителю, которому поставлена задача организовать единый электронный архив компании. Или эксперту, который ищет подходящее решение на рынке.
  • Руководителю юридического отдела, который регулярно «поднимает» разные документы по поставкам, договорам оказания услуг, готовит ответы на иски и участвует в различных разбирательствах.
  • Специалистам договорного блока, которые регулярно ищут, а что же мы поставляли 3 года назад нашим клиентам, и действительно ли мы закрыли всё актами и нет ли к нам претензий.
  • Главному бухгалтеру и бухгалтерам, которые предоставляют по запросу различных внутренних подразделений и ФНС документы, подтверждающие ставки НДС, факт выполнения работ и другие данные.

Что такое архив?

Здесь ничего нового. Архив — это все еще система хранения документов и данных компании, которые подлежат длительному хранению в соответствии с регламентами компании и нормативной базой РФ. Архивы бывают бумажными и электронными. Перевести в электронный вид всю бумагу в России пока нельзя по закону. Например, под ограничения попадают секретные документы или документы, составляющие гостайну и т.п. Про юридические аспекты работы с архивами будет ссылка внизу статьи — обратите внимание на полезный документ.

Во многих компаниях архивы разделены на несколько отдельных хранилищ, комнат и даже зданий. Как правило, организации ведут разные типы архивов, в зависимости от специфики бизнеса или организации. Чаще всего это:

Кадровый архив. Это архив, который включает все основные документы и карточки по работникам (личному составу) компании. Документы по личному составу, созданные до 2003 года — хранятся не менее 75 лет, а созданные с 2003 года — не менее 50 лет.

Финансовый архив. Один из самых важных (если говорить про ценность для компании) архивов. Он включает договорные, первичные финансовые и другие документы, которые относятся к финансовой деятельности компании. Такие документы хранятся от 1 до 5 лет, а некоторые из них (например, годовая бухгалтерская отчетность) хранятся постоянно. При этом, несмотря на истекшие сроки хранения документов, некоторые организации продолжают их и дальше хранить. Так им спокойнее.

Архив технической документации. Не в каждой компании есть техническая и проектная документация. Если основная деятельность компании связана со строительством, или же организация возводит свои объекты и эксплуатирует их, делает модернизацию зданий и помещений, то, естественно, в такой деятельности также появляется архив технической документации — планы, чертежи, рабочая, эксплуатационная документация и так далее. Сроки хранения такой документации могут быть от 5 до 20 лет, а некоторые документы хранят до востребования или постоянно.

Общий архив организации. К таким архивам относятся организационно-распорядительные документы, входящая и исходящая корреспонденция, другие документы, представляющие ценность для компании. Такие документы также хранятся и уничтожаются, согласно принятым нормативам в стране.

Где хранят архивы?

В августе 2020 года мы опросили 100 организаций и узнали, что примерно 40% из них хранят архивы только в бумаге. Еще 40% организаций дублируют бумажные и электронные архивы, потому что «так надежнее». На картинке представлены все варианты хранения, которые были озвучены участниками исследования.

Почему архивы переводят в электронную форму?

Причин много. Вот основные:

  • Поиск документов. Вспомните ситуацию, когда вам срочно нужен был очень важный документ, а рядом не было того, кто знал, где он хранится и к кому бежать. Или этот документ забыли у кого-то на столе или везут в машине, которая наглухо встала в пробку. Так себе ощущения, да и для бизнеса это обходится недешево, если перевести время ожидания в деньги, которые теряет ваша компания за задержку бизнес-процесса. Или, например, когда от этого зависит результат вашей камеральной проверки или выясняется, что у вас не хватает нужной бумаги, которая поставит точку в судебном разбирательстве.
  • Сохранность и безопасность. Содержать собственные бумажные архивы выходит не так и дешево, как это кажется. И дело не в зарплате сотрудников, которые отвечают за работу с архивами (хотя это тоже имеет место), а в том, какие расходы уходят на физическое место для хранения документов и обеспечение его средствами защиты (пожарная безопасность, защита периметра и пр.). В том числе документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Это требование закона. Вот некоторые вырезки из нормативки по этому поводу. Для относительно небольшой компании эти расходы обычно не являются критичными. Для крупных компаний (особенно с филиальной структурой) это, как правило, является главным фактором для принятия решения о переводе архива в электронный вид.
  • Доставка. Архивы организации часто находятся за пределами центрального офиса или в аутсорсинговых компаниях, например, у нашего партнера. И регулярно проверяющие органы запрашивают оригиналы документов. Требуется время на их доставку. Это бывает дорого, особенно, если посчитать расходы за год. Один из примеров — крупный производитель авиатехники. В компании более 5 филиалов — от Москвы до Дальнего Востока.
  • Время переходить в «цифру». Сервисы электронного документооборота (ЭДО) позволяют обмениваться с поставщиками и клиентами практически всеми типами документов в электронном виде. Система электронного документооборота (СЭД) позволяет перевести внутреннюю переписку в электронный вид и исключить бумажные служебки и оптимизировать процессы внутреннего и внешнего документооборота. Государственные сервисы позволяют обмениваться электронными документами между органами власти, а также с гражданами. Это не означает, что бумага будет полностью исключена, но ее количество продолжит сокращаться. Это драйвит организации. Компании хотят идти в ногу со временем и не отставать от конкурентов.

У нас уже есть какой-то электронный архив — он нормальный?

Длительное время электронный архив для многих был просто сетевой папкой, где лежали в нужном порядке и структуре отсканированные документы. Некоторые компании внедрили у себя систему документооборота (СЭД) с готовыми модулями архивов. Мы тоже в свое время так делали. Часть организаций разрабатывали такие решения сами. Зачастую такие системы не отвечают нормативке или сложно масштабируются. Дополнительные усилия здесь обычно уходят на поддержку номенклатуры дел в СЭД, экспертизу ценности электронных документов, обеспечение юридической значимости документов, подписанных электронной подписью (ЭП действует ровно 1 год). Еще здесь не обойтись без обеспечения катастрофоустойчивости, резервного копирования данных и технического сопровождение всей ИТ-инфраструктуры. Такого формата электронные архивы уже не конкурентны.

Каким должен быть современный электронный архив?

  • Охватывающим ключевые процессы документооборота. На картинке выше я нарисовал примерную схему организации долговременного хранения. Как видите, это неразрывный процесс получения и обработки архивных документов.
  • Объединяющим все источники документов. Сегодня электронные архивы должны поддерживать загрузку документов из разных источников — оцифрованный архивный контент, данные из СЭД или ERP, ЭДО, сетевые хранилища. Это позволяет формировать комплекты документов, наполнять архив независимо от его расположения.
  • Соответствующим требованиям закона. Конечно, электронный архив должен соответствовать требованиям нормативки и госрегуляторов. Система должна быть обеспечена всеми функциями по поддержке юридической значимости документов, инструментами гарантированного уничтожения электронных документов и исключению цифрового следа.
  • Удобным для пользователей. Электронный архив также должен предоставлять необходимую функциональность для работы архивариуса или ответственного за хранение документов в компании/подразделении. Очень важно при этом создать удобный интерфейс для всех пользователей системы. Например, при разработке электронного архива на базе собственной платформы КРОК КСЭД 3.0, интерфейс мы разрабатываем совместно с заказчиком. Это позволяет получить интуитивно-понятный для пользователя интерфейс архива, который позволяет быстро начать работу с архивом. Длительного обучения не требуется.
  • Безопасным. Важно обеспечить безопасность доступа к документам компании (особенно коммерческим или с определенными ограничениями) и исключить утечку информации. А если это и произошло, то уметь быстро найти злоумышленника. Есть множество решений для таких задач: начиная от idm/mdm решений, до систем поиска злоумышленников (сотрудника или контрагента), который передал важные документы. Также мы рекомендуем в будущем заложить внедрение VDR (Virtual data room), который хорошо закрывает задачи работы с конфиденциальными документами или же отдельным архивом документов.

Конечно, делать суперсекретную систему, в которой все завязано на безопасность, не всегда целесообразно. Такой проект может стоить уже гораздо дороже и вряд ли окупит вложения.

  • Интеллектуальным. К умным фишкам современных архивов можно отнести:
  1. интеллектуальный поиск — с учетом семантики, поиска в разрозненных базах;
  2. распознавание текста (инструменты ABBYY, например) с выявлением ошибок, формированием комплектов документов;
  3. скоринг и экспертизу ценности документов для облегчения процедур списания документов.

Кейс 1. Практика банковского сектора

Задача. В одном из банков, с которым мы работаем, есть более пяти источников документов и данных, поступающих со всех региональных офисов и отделений. Документы хранятся в бумаге, сканах на сетевых дисках, АБС-системе, СЭД и других системах заказчика. Важно собирать и комплектовать документы из разных источников по заданным параметрам (юрлица и физлица). При этом важно обеспечить быстродействие системы и поддержку большого объема документов.

Решение. Оптимальным решением стала заказная разработка электронного архива клиентских досье с поддержкой потокового сканирования и распознавания, интеграцией систем компании через корпоративную ИТ-шину. Система агрегирует данные по конкретному клиенту, связывает их и создает необходимую структуру в папке по клиенту. Доступ к досье клиента реализован через виртуальный читальный зал. Управление правами к досье и отдельным видам документов организовано через гибкую матрицу прав доступа. Комплектование документов по разным критериям позволяет быстро найти информацию по клиенту, операциям за год, квартал или месяц. Помимо архива реализована система распознавания документов, которая позволяет автоматически заполнять большую часть данных в карточке документа. На ручную верификацию уходит не более 10% документов.

Кейс 2. Архив для Сургутнефтегаза

Задача. Предпосылками к созданию архива были объемы документов: более 4 млн электронных документов с ежегодным приростом более 1,6 млн документов. С 2016 года в компании начали перевод в электронный вид документов внутренней переписки, проектно-техническую документацию, первичных учётных документов, регистров бухгалтерского и налогового учёта, лесных деклараций, протоколов поверки средств измерений и других документов. Всего в компании на тот момент было около 500 форм документов.

Решение. На базе системы Directum был разработан электронный архив, в который передано более 800 000 электронных документов. Сейчас архив поддерживает все функции долговременного хранения с учетом изменений 63-ФЗ об электронной подписи, на всем жизненном цикле документов. К архиву получили доступ более 24 тыс. пользователей, из которых порядка 100 пользователей — работники архива. Заказчик смог обеспечить контроль целостности и доступности документов, переданных на хранение, а также выполнение процедур уничтожения документов. Система распознавания документов здесь также используется. Она позволяет автоматически заполнять большую часть данных в карточке документа.

Кейс 3. Практика крупной транспортной компании

Задача. В компании существует СЭД, в которой обрабатывалось около 230 тысяч документов в год. Необходимо организовать хранение документов по объектам недвижимости и заявкам на инвестиционные мероприятия.

Решение. Электронный архив в этом кейсе создали с помощью инструментов Docsvision. Особенность этого архива — бесшовный доступ к документам по инвестиционным проектам, как из архива, так и из учетной системы на базе SAP ERP. Все данные по проекту собираются в одном месте и дополняются информацией об оплате и финальными актами о завершении работ. Сейчас архив объединяет более 230 000 документов разных форм. Компания смогла организовать централизованное хранение более 200 тысяч документов электронном виде. Терять документы стали гораздо реже и в разы ускорился процесс поиска документов в архиве.

Кейс 4. Архив в суде

Задача. Требовалось упростить работу судов общей юрисдикции города Москвы с поступающими материалами по судебным делам. Дел много, архив постоянно растет.

Решение. Подходящим вариантом было создание электронного архива на базе нашей собственной платформы КСЭД. Новая система упростила работу с поступающими материалами по судебным делам. В электронное хранилище поступают все текущие дела, включая исковые заявления. Это повышает доступность судебных материалов для граждан, сотрудников судов, адвокатов и ускоряет передачу дел в электронном виде из районных судов в вышестоящие инстанции Мосгорсуда на апелляционное и кассационное рассмотрение. Все участники судебных процессов могут в любой момент просмотреть необходимые материалы — без очередей и бумажной волокиты. Архив интегрирован с другими подсистемами Комплексной информационной системы судов общей юрисдикции Москвы, что обеспечивает бесшовную работу с судебными материалами как для сотрудников судов, так и граждан. Удобным для пользователей также стал полнотекстовый поиск по содержимому отсканированных и распознанных документов. Он позволяет найти все дело или входящий в него файл. В рамках проекта в суды также были поставлены специализированные сканеры, позволяющие быстро переводить обширные массивы документов в электронный формат. Легко масштабируемая архитектура системы архива обеспечивает потенциал роста количества пользователей и хранимых документов

Электронный архив — с чего начать?

Для начала понять, нужен ли он вам, посчитав потенциальный эффект от инвестиций. Важно при этом не забыть и про нормативку с требованиями к хранению документов. Это также нужно учитывать при создании концепции электронного архива или технического задания. Вместе с юристами КРОК мы подготовили документ с ответами на вопросы, которые появляются у организаций при формировании электронных архивов.

Хотите получить на почту «Юридические аспекты создания архивов — в вопросах и ответах» или нужна помощь в проработке вопросов создания электронных архивов для вашей организации — напишите мне на ecm@croc.ru или Facebook.

{ "author_name": "КРОК", "author_type": "editor", "tags": [], "comments": 31, "likes": 51, "favorites": 62, "is_advertisement": false, "subsite_label": "croc", "id": 198997, "is_wide": true, "is_ugc": false, "date": "Thu, 21 Jan 2021 12:56:12 +0300", "is_special": false }
0
31 комментарий
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
6

Спасибо за материал 💪🏼 Примерно в 2005 - 2010 году был знаком с человеком который один из первых начинал «сканить» доки в СПБ, создавать электронные архивы, помню его «вертикальный взлёт», очередь за данной услугой уходила в точку а инвестиции в компанию составляли цифры с 8 нулями...

Ответить
2

Ну, а сейчас есть крупные игроки, которые как раз поделили рынок. В общем, вовремя подняли хорошую идею и монетизировали. 

Ответить
0

Шрёдер? Герхард Шрёдер?

Ответить
7

Это такой каламбур и игра слова :-)
Есть еще Шреддер из Черепашек Ниндзя

Ответить
–2

Какой каламбур? Что вы несёте?

Ответить
2

Артём, так-то вы первый начали)

Ответить
–2

Компания КРОК настолько великая, что ей нельзя намекать на ошибки?

Ответить
0

Думаю, можно, но сложно было понять, что вы имеете в виду. Вам попытались объяснить, а вы довольно резко высказались, не очень дружелюбно.

Ответить
–1

Извините, но вот лично вы понимаете в чём каламбур (он же — игра слов) в выражении "промышленный шрёдер"?

Ответить
0

Нет, но я и вашего вопроса изначально не понял :) Мне понравилась старая добрая аналогия с героем из "Черепашки-ниндзя".

Ответить
3

Старая добрая аналогия и игра слов — это вот:

Ответить
1

Вот, это я понимаю)

Ответить
1

Игра слов здесь потому, что офисный измельчитель называется "шредер" от англ. shredder — измельчитель. И злодей в Черепашках, внезапно, тоже Кромсатель, он же Шреддер.

Ответить
1

"Злодей" детства :)

Ответить
2

Спасибо! Справедливая правка - исправили.

Ответить
3

Алексей, вы пишите: кому будет полезна статья... и перечисления. Архивариус, и так знает, что такое архив, и сколько хранить документы. Пол статьи пришлось пролистать, до сути не добралась. Появилось несколько вопросов. Как бумажные документы попадают в "электронный вариант",
И если да, человек их копирует, то чем отличается ваш архив, от обычных папок в папке на серваке, или в облаке, или в crm. Кейсы банков, это круто. Но тогда получается, что ваш архив только для очень крупных игроков? Или небольшой компании тоже подойдёт. Ещё я не поняла, как ваш архив решает вопрос бумажного архива, ведь его тоже придется хранить, закон вроде ещё не отменили.

Ответить
3

Юлия, проблематика неутвержденной нормативки сильно влияет на создание электронного архива. Ни Росархив, ни ВНИИДАД, ни отдельные постановления пока не смогли утвердить единую схему. Но внедрение электронного архива помогает решить те проблемы, которые были обозначены в статье.

Для маленьких компаний делать такой архив точно неактуально, можно использовать те же возможности аутсорсеров, например, мы работаем с одной из компанией. Они обеспечивают весь цикл: вывоз бумаги, сканирование, создание читального зала на основе сканов + поддержание целостности, хранение оригинал и их последующее уничтожение. Для небольших и средних компаний это действительно выгоднее. Когда мы говорим про крупные компании/корпорации, то эффект от внедрения электронного архива появляется

Ответить
0

Ещё хотелось ваше мнение, про "не утвержденная нормотивка", что вы под этим подраземеваете? Как должны быть подписаны электронные документы? Или как должны быть подписаны папки ? Или как правильно сканировать?

Если в строку поиска просто вбиваешь, то что сам подписал, и тебе из тысячи находит нужный.

хочу просто разобраться в этом вопросе.

Ответить
1

Юлия, спасибо за вопросы, они очень правильные:
1. Как бумажные документы попадают в «электронный вариант»?
Есть несколько решений этой задачи. Все они сводятся к автоматизации процесса сканирования документов. Есть решения от ABBYY, KOFAX и других игроков. Суть решения такая – у вас есть сканер, вы кладете стопку материалов для сканирования, после сканирования происходит автоматическое распознавание и извлечение данных (№ и дата документа, отправитель, название документа и т.д.). При необходимости возможна ручная проверка распознанных документов. Такое бывает, если документ плохо пропечатан или поврежден. Далее документ автоматически перемещается в необходимые внутренние ИТ-системы компании. Если мы говорим про электронный архив, то создается и заполняется карточка документа (на основании распознанных данных), а также переносится документ в электронное хранилище.

2. Чем отличается ваш архив от обычных папок на серваке, или в облаке, или в CRM?
В случае хранения документов на сетевых дисках или облаке отсутствуют поиск документов по атрибутам или тексту, нет механизма разграничения прав доступа (не просто на чтение и изменение, а гораздо шире). Нет связи документов между друг с другом, в т.ч. с документами из оперативного хранилища и т.п. Если говорить про CRM, то здесь чаще рассматривается вопрос шире – источников документов и данных гораздо больше, это CRM, СЭД, HR-системы и др. Задача - сделать так, чтобы все архивные документы и данные могли хранится в одном месте и иметь необходимый инструментарий для работы с ним.

3. Кейсы банков, это круто. Но тогда получается, что ваш архив только для очень крупных игроков?
Все сильно зависит от целей создания архива, его ценности для компании и какую выгоду получает компания. Конечно, если ваша компания небольшая и ваш архив умещается в двух шкафах, то создавать электронный архив со всеми наворотами явно не стоит. Поэтому перед началом любого подобного проекта важно оценить все затраты, поэтому крупным игрокам проще принять решение.

4. Ещё я не поняла, как ваш архив решает вопрос бумажного архива, ведь его тоже придется хранить, закон вроде ещё не отменили?
Да, требования законодательства и требований к хранению различных видов документов никто не отменял, но есть некоторые виды документов, которые можно перевести 100% в электронный вид. Например, это касается служебных записок, исходящих писем, распоряжений. Кроме того, документы, изначально составленные и подписанные с помощью систем электронного документооборота (операторы ЭДО) с проставлением соответствующей электронной подписи, могут храниться без распечатывания на бумаге в течение установленных сроков. Минфин РФ неоднократно разъяснял этот момент. Для подтверждения легитимности электронной подписи (ЭП, даты и времени подписания, с учетом долговременного хранения документов, можно использовать системы штампов времени, а также программного обеспечения по перештамповке документов ЭП.

Ответить
1

Ну вот, оказывается столько всего полезного.

Ответить
0

Юлия, если интересно можем обсудить отдельно, например, в facebook: https://www.facebook.com/pesterev.aleksey

Ответить
0

Алексей, простите за мою нудятину, но мне все равно не понятны ваши ответы. У нас например, есть офис менеджер, мы получаем заявку, подписываем её, ставим синюю печать, распечатываем счёт, счёт фактуру, это всё человек сканирует, отправляет клиенту, и кладет документ в папку на сервак, бумажные, в папку в шкаф. Далее, этому же клиенту будет акт о выполнении работ, после выполнения, соответственно опять скан, опять отправка, и раскладка всех документов. Ещё и оригиналы для клиента почтой, или курьером.

Аутсорс предоставит нам человека, который будет это делать непрерывно целый день, или раз в месяц кто-то будет приезжать, когда это уже не актуально? И чем отличается ваш архив, от папок на серваке, в облаке, или сrm?

Ответить
3

Неплохо изложено и визуализироано (легко и бегло читается). А поскольку стучу на смартфоне (однопальцевый нелепой метод), то буду краток: а зачем упомянута SAP?

Ответить
0

Спасибо за комментарий! SAP учитывался, как один из источников поступления данных и электронных документов. Например, мы часто сталкиваемся с тем, что заказчики в каждой системе создают и обрабатывают одни и те же виды документов: где-то они пересекаются с СЭД и с другими системами (например, с решениями на базе SAP). Например, в финансовых и договорных процессах есть документы (договор и приложения, а также первичка), которые идут сквозными процессами из учетных систем в СЭД или наоборот, или комбинировано.

Ответить
1

Самое трудоемкое - это собственно перевод бумажного архива в электронный вид. Т е сканирование и распознавание документов. На этом рынке свои игроки, которые и продвигают интересные им ECM

Ответить
0

Поделитесь пжл этими своими игроками??, которые и продвигают интересные им ЕСМ!
Прост в 2019 выкатывал презентацию на архитектурный комитет беззатратную технологию перевода архива в электронный вид в горизонте 3 месяцев (таковы были корпоративные условия цифровой трансформации бизнеса в свете Повышения производительности труда на 5% по АППГ), но только 30% проголосовало из ТОПов:-)

Ответить
0

От души признателен за оперативный отклик и содействие в разрешении старой боли, поскольку данный материал с большой долей вероятности позволяет прикрутить к старому дереву решений новое решение, отличающееся от беззатратной технологии богатым инвестиционным потенциалом, прогнозируемо-сподвигнучим одного из рьяно-жаждущего по-деньгам авторитетного отрицалова:)

Ответить
2

Пожалуйста, хотя конечно непонятно как Вы планируете без затрат оцифровать существующий бумажный архив

Ответить
0

Планировал. В 2019 году. На 2-ой волне корпоративной акселерационной программе - многоступенчатая: из более 200 заявок на Входе, до Комитета доходит не более 10%.

Например, в первой волне было 456 заявок зарегистрированных в Сколково, где оставили 256; далее 125, и на выходе 60 (выпуск ФРИИ2018).

Невобиду.Насмартфоне устал стучать. Так в объяснил на пальцах, что значит без затрат:)

ЗЫ. Щас готовлю материал на 4 волну

Ответить
0

А сколько спортзалов занимает банковский ЦОД вместо архива?

Ответить

Комментарий удален

Комментарий удален

Комментарии

null