Для перевода сотрудников на дистанционный формат работы придется прописать новые условия в трудовом договоре. Если нарушить порядок оформления документов или не соблюсти нормы трудового права, предпринимателям грозит штраф.
Чем регламентируется дистанционный формат работы
В конце 2020 года правительство РФ внесло в Трудовой кодекс изменения о регулировании дистанционной работы и временного перевода сотрудников на удаленку.
В документе определено понятие «дистанционной/удаленной работы», прописаны гарантии сохранения заработной платы, регламентирован порядок взаимодействия предпринимателей с сотрудниками.
Например, к рабочему времени теперь отнесены коммуникации с работодателем по телефону, через мессенджеры или средства видеосвязи. Это значит, что звонки и сообщения с разъяснениями и заданиями сотрудникам, работающими «на удалёнке», должны оплачиваться.
Еще одним нововведением Трудового кодекса стало ограничение оснований для увольнения работников. Теперь увольнять на удалёнке можно в двух случаях:
- сотрудник более двух дней не выходит с работодателем на связь;
- сотрудник не может исполнять обязанности по трудовому договору со своего фактического рабочего места.
Чтобы не упустить новые возможности для своего бизнеса, подпишитесь на наш Telegram канал
Как работодателю подготовиться к переходу на удалёнку
Если вы решили переводить сотрудников на удаленку, то одного лишь сообщения в рабочий чат: «С завтрашнего дня работаем из дома», будет недостаточно.
Для начала работы подпишите с работниками новый трудовой договор или дополнительное соглашение к основному трудовому договору. Типовой бланк трудового договора с дистанционным работником можно скачать в сервисе Роструда «Онлайн Инспекция».
Для оформления трудового договора понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись. Её выдают в удостоверяющих центрах Федеральной налоговой службы.
Работник может подписать договор дистанционно с помощью обычной неквалифицированной электронной подписи. В этой статье мы рассказывали, как её получить.
Как предотвратить разногласия с сотрудниками
Чтобы удалёнка не стала причиной конфликтов с работниками, нужно следовать нескольким правилам.
- Предусмотреть в трудовом или коллективном договоре распорядок работы для дистанционных сотрудников
Работа на удаленке предполагает более свободный режим, чем обычная офисная работа. Но чтобы продуктивность сотрудников не падала, в локальных нормативных актах лучше установить время взаимодействия, а также способы обратной связи и отчетности по рабочим задачам.
- Согласовать и установить фиксированный размер компенсации за использование оборудования сотрудником на удаленке
Такую компенсацию выплачивают отдельно от заработной платы. Её размер работодатель рассчитывает самостоятельно, исходя из амортизации средней рыночной стоимости оборудования и размера платы за интернет.
- Сохранить заработную плату на прежнем уровне
Перевод на дистанционную работу не является основанием для снижения заработной платы.
Неочевидным следствием перехода на дистанционный режим является нарушение системы коммерческой тайны. К примеру в организации действительно установлен режим коммерческой тайны: есть сейфы, где действительно хранятся под замком документы, есть пароли на компьютерах, на них же стоят программы отслеживания. При переходе на дистант, компания практически не может реализовать эти средства. Документы уже не находятся на рабочих местах сотрудников. Попытки установить программы слежения на личные компьютеры будут признаны незаконным вмешательством в личную жизнь. Можно выдать служебные ноутбуки, но это дорого и также не до конца решает проблему, так как пересылка документов и доступы к удалённым серверам будут идти через общественные, а не корпоративные сети.
Что будет, если нарушить Трудовой кодекс при переводе на удаленку
Основания для претензий трудовых инспекций и ответственность за нарушения содержатся в статье 5.27 КоАП РФ.
Ошибки, которые возникают у предпринимателей, касаются ненадлежащего оформления трудовых договоров и уменьшения размеров заработной платы.
Например, перевод на удаленку иногда используют как повод для сокращения стимулирующих выплат, ссылаясь на то, что рабочая нагрузка и эффективность у удаленщиков снижается.
Часто причиной разногласий между работодателями и сотрудниками является невыплата компенсаций за использование личной техники, программного обеспечения, средств защиты информации.
В этих случаях сотрудники могут обратиться с жалобами в трудовую инспекцию. Её представители проверят обоснованность жалоб. Если они подтвердятся, предпринимателя могут оштрафовать.
Также трудовая инспекция контролирует отчетность, которая касается перевода сотрудников на дистанционный формат. Временный трудовой договор об удаленной работе может быть установлен только на шесть месяцев. Продлять его нельзя: в противном случае инспекторы выпишут штраф.
Вот что грозит, если трудовая инспекция выявит нарушения: