Управленческий учёт помогает узнать реальное состояние дел в бизнесе. А ещё учёт нужен, чтобы оценить эффективность работы сотрудников, построить прогнозы и избежать кассового разрыва. Вот как начать его вести, чтобы это приносило пользу бизнесу.
Что такое управленческий учёт
Управленческий учёт — это система анализа финансовых показателей компании, планирования и отчётности. Он помогает предпринимателю понять, в каком состоянии находится бизнес, и принимать решения на основании данных. Строгой формы для учёта нет — это могут быть как записи в блокноте или таблице в Экселе, так и данные из специального сервиса. Главное — чтобы учёт наглядно и корректно отражал ситуацию в бизнесе.
Управленческий учёт показывает не только фактическую прибыль компании, но и отражает финансовое состояние, помогает строить прогнозы развития бизнеса, анализировать ситуацию и оценивать эффективность сотрудников и проектов.
Сегодня уже не нужно ничего вести вручную — есть разные системы, которые могут частично закрывать потребность в управленческом учёте. Например, в кофешопе есть кассовая программа, в которой пробиваются чеки. Руководителю нужно понять, сколько закупить кофе и молока на следующий месяц. Для этого ему нужно зайти в аналитический раздел кассовой программы, посмотреть, как объём продаж меняется от недели к неделе, от месяца к месяцу. Так он проанализирует, что и когда купить. Если продажи где-то отражаются — это и есть учёт. Современные программы учёта на базе 1С уже закрывают потребности в учёте. Например, если ведётся 1С:Бухгалтерия, то даже там есть понятные руководителю учёты. Они помогают ему получить представление о продажах, закупках, дебиторской задолженности в удобном формате.
Важные новости для бизнеса - в нашем Телеграме.
Подпишитесь, чтобы узнавать о мерах поддержки и получать новые решения для вашего дела!
Чем управленческий учёт отличается от бухгалтерского
Иногда предприниматели не ведут управленческий учёт, потому что уже ведут бухгалтерский. Оба эти учёта строятся на одной информации — в них отражается прибыль компании, могут фиксироваться расходы на закупку товаров, аренду, оплату труда.
Но между этими видами учёта есть два серьёзных различия:
- Регламент. Все организации, кроме ИП, обязаны вести бухгалтерский учёт по закону. Правила бухучёта строго определены и зафиксированы законодательно в ФЗ №402 «О бухгалтерском учёте». Все операции обязательно подтверждать документами, иначе можно получить штраф от надзорных органов. Управленческий учёт вести не обязательно, его правила никак не регламентированы — каждая компания настраивает систему учёта под свои цели и задачи.
- Цель. Бухгалтерский учёт ведут, чтобы проанализировать текущее состояние компании и отчитываться перед госорганами. Управленческий учёт позволяет строить прогнозы на будущее и анализировать не только общее состояние бизнеса, но и эффективность отдельных направлений или сотрудников.
Управленческий учёт ведётся для роста прибыли и развития компании. Обычно необходимость в нём возникает, когда появляются несколько направлений работы, и нужно понять, какое из них более прибыльное. Или вдруг деньги заканчиваются, и возникает кассовый разрыв. Или собственнику хочется понять, сколько на самом деле он зарабатывает. С этими вопросами идут к бухгалтеру, а тот, скорее всего, не знает ответа. И дело не в том, что бухгалтер некомпетентен, просто его задача – бухгалтерский учёт, а подобные вопросы относятся к управленческому.
Кто в компании должен вести управленческий учёт
В отличие от бухгалтерского, управленческий учёт не регламентирован, поэтому вести его может кто угодно. В малом бизнесе управленческий учёт часто ведёт сам собственник. Если есть средства — можно привлечь для этого финансового директора — как в штат, так и на аутсорс. Либо поручить эту работу одному из сотрудников компании.
В малом бизнесе собственник часто ведёт учёт сам, основной инструмент — таблицы. Этот вариант подходит начинающим компаниям, когда бизнес ещё небольшой и у руководителя есть время в ручном режиме следить за всеми ключевыми показателями. Когда компания вырастает, к учёту привлекают финансового директора — он помогает собственнику принимать правильные решения на основе данных управленческого учёта. Он сам ведёт учёт, собирает все данные и строит нужные отчёты. Если бизнес может позволить себе такого сотрудника, это хороший вариант. Третий вариант, который набирает популярность, когда учёт ведётся в онлайн-сервисе при помощи финансиста. Онлайн-сервис, например, ПланФакт, автоматизирует большую часть рутины: интегрируется с банками, автоматически строит важные отчёты. А финансист — владелец компании, обученный сотрудник или консультант на аутсорсе — тратит совсем немного времени на работу с программой. В результате собственник мгновенно получает полную картину бизнеса с минимальными затратами и принимает правильные решения.
Как начать вести управленческий учёт
Вести учёт можно в простых Гугл-таблицах или Экселе, шаблоны популярных инструментов легко скачать на сайтах сервисов учёта: ПланФакта или Нескучных финансов. Достаточно указать контактные электронную почту и телефон — за подписку на их рассылки сервисы присылают шаблоны бесплатно.
Другой вариант — воспользоваться платными сервисами учёта. Из популярных — ПланФакт, Финолог, Финтабло, Финансист. Во всех сервисах есть бесплатный пробный период. Средняя стоимость составляет несколько тысяч рублей в месяц — в зависимости от тарифа.
Строгих правил или форм для управленческого учёта нет, поэтому целесообразно подбирать инструменты, которые подойдут для задач вашего бизнеса. Вот какой алгоритм для запуска управленческого учёта в компании советует сооснователь сервиса учёта финансов ПланФакт Алексей Боев:
Шаг 1. Построить отчёт ДДС (движение денежных средств). Это поможет начать считать свой «факт» и накапливать финансовые данные. Для этого потребуется:
- Определить перечень учётных статей, по которым деньги поступают в компанию. Обычно это виды оказываемых услуг, товарные категории и так далее.
- Определить, на какие сегменты для будущего анализа можно разбить бизнес. Например, проекты, филиалы, торговые точки, направления деятельности.
- Начать фиксировать все операции поступлений, выплат и перемещений в учётной системе, распределяя их по учётным статьям и сегментам.
Шаг 2. Собрать отчёт о прибылях и убытках (ОПУ) и Баланс. Они помогут разобраться, чем деньги отличаются от прибыли, а поступления и выплаты от доходов и расходов. Для этого нужно:
- Освоить принцип учёта по начислению и понять, чем доходы и расходы отличаются от поступлений и выплат.
- Определить, что и в какой момент следует признавать доходами и расходами, по каким правилам начислять прибыль и дивиденды. Для этого лучше привлечь финансиста.
- Собрать отчёт ОПУ, который покажет чистую и промежуточные прибыли, а также объём дивидендов для собственника.
- Собрать отчёт Баланс, который покажет, чем еще владеет компания помимо денег на счетах. Например, сколько денег заморожено в товаре или долгах.
Шаг 3. Внедрить хотя бы один инструмент планирования. Например:
- Платежный календарь — это планирование «снизу вверх», с помощью создания предстоящих операций поступлений и выплат. Позволит заранее увидеть нехватку средств для осуществления деятельности компании и избежать кассового разрыва.
- Бюджетирование — это планирование «сверху вниз» с помощью бюджета движения денег (БДДС) или бюджета доходов и расходов (БДР). Этот инструмент применяют, когда нужно прикинуть, сколько компания получит или потратит по той или иной учётной статье в определенный период времени, а затем сравнить план и факт.
Когда управленческий учёт не помогает бизнесу
Управленческий учёт может не приносить пользу, если вести его нерегулярно — тогда отчёты не отразят реальное состояние дел.
Ещё важно следить, чтобы затраты на учёт не обошлись дороже, чем сумма, которую удастся сэкономить с его помощью. Учёт — это инструмент для помощи бизнесу, тратить на него слишком много ресурсов компании не обязательно. Если у малого предприятия нет лишних денег на дорогой сервис планирования и зарплату финансовому директору, то стоит выбрать более простое и дешевое решение.
Управленческий учёт не поможет, если вести его нерегулярно или не полностью, например, только безнал. Частичные данные в учётной системе не покажут реальное положение дел и могут привести к неверным выводам и решениям собственника. Ещё нужно использовать результаты в виде ключевых отчётов — ДДС, ОПУ и Баланса. Учёт ради учёта, без последующей аналитики для принятия решений не имеет большого смысла. Во всех остальных случаях финучёт будет фундаментом и поможет сократить ненужные расходы, разобраться, как увеличить доход и повысить прибыль компании.