Как управлять собой, когда управляешь командой. Личный опыт дизайн-лида из Яндекса

Несложные привычки, которые помогут эффективнее организовать свой день, а в последствии — и всю карьерную стратегию.

Когда я стал тим-лидом в Яндексе, мне пришлось переосмыслить свой пятилетний опыт работы дизайнером. Раньше моя работа была в основном размеренной, а процесс личного планирования не заходил дальше небольших «тудушек» и рабочих встреч в календаре.

Теперь же мой день на 90% состоял из встреч, половина из которых появлялась внезапно. Заниматься дизайн-задачами приходилось во вторую смену, по ночам – когда разработчики и менеджеры спали, и мой мессенджер молчал. Выходные уходили на то, чтобы кое-как осмыслить долгосрочные цели, разбить их на задачи и составить план на неделю.

Я понял, что дальше так продолжаться не может. За следующие 8 месяцев, проведённых в роли тим-лида, я полностью перестроил свои рабочие процессы и сформулировал несколько принципов, которыми хотел бы поделиться с вами.

Я отказался от обычного списка дел в пользу календаря, куда теперь добавлял абсолютно все свои задачи. Список мог быть потенциально бесконечным, а в календарь нельзя вписать больше, чем можно сделать. Так стало видно, сколько задач я на самом деле успевал выполнить.

Мне нравится смотреть на календарь, как банковское приложение: пустое пространство — это свободное время, а заполненные слоты — бюджет на задачи. Слоты напоминают мне категории трат, показывая, какие задачи обходятся дороже.

Как это поможет дизайнерам?

Бюджет рабочего времени — 8 часов. В них нужно уместить задачи, встречи, ответы на вопросы и, возможно, какие-то еще дела — если на них останется «бюджет».

1. С утра забронируйте 20-30 минут на планирование дня. И не забудьте отметить этот слот в календаре.
2. Выпишите все задачи на день.
3. Добавляйте в календарь не каждую задачу, а только фокусы — это группа задач, на которых нужно фокусироваться в течение какого-то времени.
4. Забронируйте время на обед — так коллеги увидят, когда не стоит назначать встречи.
5. Забронируйте слот для ответов на вопросы. Точное время их появления вы не угадаете, но это поможет более реалистично рассчитать дневной «бюджет» — время на вопросы в любом случае понадобится.

Попробуйте прожить день, придерживаясь составленного вами плана. Если в расписании что-то меняется, отмечайте это в календаре — сразу или в конце дня. Так вы будете видеть, на что действительно ушло время, и позже сможете уточнить свое планирование.

Как быть со срочными вопросами от коллег?

1. Оцените неотложность вопроса прежде чем отвечать: далеко не все горящие задачи оказываются таковыми при более внимательном рассмотрении. На менее срочные можно ответить в плановом порядке.
2. Подождите, пока наберётся список вопросов. Куда проще будет отвечать в плановом порядке, чем отвлекаться на каждый новый вопрос. Для этого вы и создаёте слот для ответов на вопросы в календаре.
3. Если тема объёмная, предложите обсудить её позже или запланируйте встречу — это займёт всего пару минут и не придётся отвлекаться надолго от текущих задач. Многие вопросы можно отложить до следующей недели или обсудить на одной из запланированных ранее встреч. Пробуйте договариваться — мы часто недооцениваем эту возможность, пытаясь предугадать поведение собеседника. Не гадайте, просто спросите.
4. Настройте рабочие уведомления так, чтобы они не скрывались после появления. Когда они на виду, вам легче решить, насколько они срочные, и ничего не пропустить. Если вас что-то спрашивают в офлайне, поставьте себе напоминание, например, в Reminder (macOS) на конкретное время или дату, чтобы не забыть ответить позже.

Тим-лид не обязан знать всё. Если ты чего-то не знаешь, всегда можно уточнить у коллег. Это нормально. Дополнительный вопрос по теме рабочей встречи вряд ли вызовет негодование коллег.

Чтобы соответствовать ожиданиям коллег и не забывать о своих обещаниях, я всегда веду итоги встреч. Кажется, что это лайфхак из разряда «очевиднее некуда». Тем не менее, на практике о нём часто забывают.

Старайтесь внедрить подведение итогов хотя бы на тех встречах, где вы сами присутствуете. Вот несколько рекомендаций:

1. Стоит фиксировать всё, что касается нововведений или изменений, которые должны произойти: правки макетов, новые задачи, цели или встречи, которые нужно поставить.
2. Возьмите на себя ведение заметок, если это уместно — так вы будете более заметны и ценны в коллективе. А ещё так проще запомнить важную информацию. Это актуально и для встреч 1:1.
3. В конце встречи предложите проговорить записанное — так вы подведёте итоги встречи и убедитесь, что все понимают дальнейшие шаги одинаково.
4. Итоги встречи положите в наиболее очевидное место: если обсуждали задачу — то в комментарии к ней. Если говорили о планировании стрима — в чат стрима. Именно там вы будете искать записи, если понадобится вернуться к договорённостям.

Когда информации слишком много

Такое часто случается, если вы недавно пришли в новый продукт или сменили должность.

1. Говорите с коллегами: если нужно записать важный комментарий, попросите сделать паузу. Если чувствуете, что потеряли нить разговора — попросите повторить или сформулировать более простыми словами.
2. Записывайте встречи на аудио или видео. Это особенно пригодится, если вас погружают в сложный продукт или процесс, по которому нет документации. Вы сможете обратиться к записи если почувствуете, что не всё получилось понять или запомнить во время встречи. К тому же, запись может быть полезной для следующих новичков.

Пересматривать видео или переслушивать аудио ежедневно не имеет смысла. Скорее, это отличная подстраховка на случай, если вы забыли какие-то важные детали. Она позволит меньше ошибаться и более слаженно работать в команде. Хранить записи можно в iCloud, время от времени удаляя старые и наименее важные.

Организация календаря и итоги встреч вылились для меня в первый уровень селф-менеджмента, который касался планирования на день, неделю или на время спринта. На следующем уровне нужно было перепридумать процессы внутри продукта, над которым я работал.

За каждым решением стоят десятки часов размышлений, встреч и исследований. Бывает, что спустя некоторое время аргументация, стоявшая за результатом, забывается. Само решение внезапно начинает казаться неочевидным или даже контринтуитивным.

Возникает новый круг обсуждений и встреч. Если вспомнить аргументы не удаётся, команда создает новое решение, в котором может не хватать некоторых нюансов и корнер-кейсов. В результате команда теряет время и доверие к вам.

Что делать

1. Для неочевидных случаев помечайте в макетах или задаче, почему приняли именно такое решение. Неочевидными можно считать решения, которым предшествовало обсуждение с наибольшим количеством вопросов. С опытом вы лучше поймете, когда стоит делать пометки.

2. Оставляйте ссылки или скриншоты на цепочки обсуждений или исследований, которые привели к решению. Если вы используете Slack — в нём можно скопировать ссылку на целую ветку обсуждения. Такие ссылки можно прикладывать к макетам или требованиям на разработку.

Эти привычки помогли не только повысить мою личную эффективность, но и улучшить коммуникацию внутри команды. Следующим шагом стала реорганизация подхода к карьерному планированию.

Во многих компаниях регулярно проходит оценка сотрудников, это называется «ревью». Одна из задач дизайнера в этом процессе — рассказать о своих достижениях. В идеале — в виде метрик, на которые он повлиял. Полнота и качество рассказа влияет на полученную оценку, премию, возможность повышения.

Что делать

1. Фиксируйте каждую сделанную задачу — ведите список задач со ссылками на них. Это может не понадобиться, если задачи легко посмотреть в трекере, но так бывает не всегда.

2. Крупные задачи, в которых вы влияете на метрики, описывайте подробнее: цель, что сделали, результат (лучше в виде метрик) и дальнейшие планы.

На любой этап карьеры стоит смотреть, как на подготовку к следующему. Сохранение достижений поможет накапливать ценность, которую вы в любой момент сможете продемонстрировать для запроса повышения, собеседований и других ситуаций, где это потребуется.

Моё погружение в селф-менеджмент началось из необходимости справиться с потоком дел. Со временем я пришел к несложным привычкам, которые значительно повлияли на мою ценность как специалиста.

Внезапные сообщения коллег больше не выбивают из рабочего потока. Авралы бывают, но их количество уменьшилось и в работе стало больше контроля. Изменения небольшие, но оказались критически важными в новой для меня роли, которая требовала умения грамотно распоряжаться временем — не только своим, но и команды.

Где ещё искать рекомендации по селф-менеджменту? Мой ответ: спрашивайте у коллег. Если вы работаете в большой компании — вокруг вас сотни топовых профессионалов, благодаря которым вы за несколько походов на кофе сможете узнать не меньше, чем из книги или ряда статей. А если такие встречи вы сделаете регулярными, это кратно увеличит их ценность и поднимет вашу заметность.

К слову, если вы работаете в небольшой региональной студии, вам всё ещё доступны онлайн-встречи. Да, конверсия в приглашение будет меньше, но это по-прежнему работает.