Доминируй, властвуй, PowerPoint. Как мы создавали курс по работе с презентациями

Слишком часто презентации в PowerPoint рождаются через боль и унижение исключительно ввиду незнания инструментов. Мы решили разомкнуть этот порочный круг страданий и совместно с агентством Multiways разработали собственный курс по PowerPoint для коллег. В статье рассказываем, как это было.

Презентации — крайне полезная штука. Они помогают визуализировать данные, защищать идеи, просто и понятно доносить важную информацию до коллег. И если на внешку оформлением презентаций занимаются дизайнеры и маркетологи, то для коммуникаций внутри их создают сами сотрудники.

И, казалось бы, нет ничего страшного в том, что презентации внутри компании оформлены (ха!) недостаточно красиво. Однако недооценивать мощь внутренних коммуникаций опасно: бывает, что кривые презентации самым непосредственным образом «руинят» рабочие процессы.

Не уметь создавать красивые презентации — не проклятие. Проклятие — невозможность этому научиться, отсутствие «единого окна» со всеми актуальными дизайнами и разрозненность информации. Мы призвали на помощь волшебников из Multiways, чтобы они помогли рассеять эту напасть и решить проблему неказистых презентаций.

История курса началась с идеи сделать серию уроков, призванных исцелить главные проблемы. Мы хотели рассказать и показать, как следует работать с текстом, верстать слайды с разной композицией, где брать интересные картинки в «хайрезе» и так далее.

Существует немало универсальных коробочных решений по обучению работе с презентациями, но нам было важно разработать курс, специально адаптированный именно под наши цели.

Чтобы не делать очередной шаблонный «делай-вот-так» курс, мы провели исследование, в котором приняли участие 128 сотрудников. Нам удалось выяснить, для каких задач коллеги используют презентации и с какими проблемами сталкиваются при их создании.

В hh.ru работают специалисты с разным бэкграундом и набором скиллов: от программистов, бизнес-аналитиков и продакт-оунеров до маркетологов, финансистов и юристов. У каждого из них разные цели и задачи. Все они оперируют разными типами данных, которые необходимо корректно отобразить в презентациях. Поэтому так важно было сделать курс максимально универсальным, закрывающим потребности коллег из разных департаментов и отделов.

На основе результатов исследования вместе с Multiways мы подготовили структуру курса, которая отвечала нашим задачам:

• Правила верстки и композиции. Начинаем с азов верстки, рассказываем о композиции и предлагаем скачать корпоративные шаблоны презентаций
• Работа с текстом. Разбираемся в том, какие шрифты бывают и помогаем распределить текст на слайдах так, чтобы он легко читался
• Работа с цветом. Учимся гармонично использовать корпоративные цвета и расставлять акценты
• Работа с изображениями. Добавляем в презентацию картинки в качестве иллюстраций, подложек и фона, заодно даем ссылки на проверенные стоки и объясняем разницу между типами лицензий на использование изображений
• Работа с иконками. Углубляемся в тему иконок: какими они бывают, где их брать и как использовать
• Работа с таблицами. Отдельно разбираем оформление таблиц, которые презентуют данные максимально лаконично и понятно
• Работа с графиками и диаграммами. Работа с данными невозможна без графиков и диаграмм, но как избежать скуки и перегруза? Посвятили отдельный урок современному оформлению этих форматов представления данных
• Работа с анимацией. И в завершении курса разбираем основные правила анимации, чтобы она помогала восприятию информации

Для наглядности был выбран формат скринкаста, а каждый блок был разделен на две части: теория и практика. В теоретической части дается базовая информация о том или ином аспекте создания презентаций, а в практике пошагово разбираются рабочие моменты.

Все примеры мы взяли из наших реальных рабочих презентаций. Так мы убили двух зайцев: получилось и разобрать основные ошибки, и показать оформление часто встречающихся слайдов. Кроме того, формат «Модного приговора» для презентаций поспособствовал вовлечению. Коллеги видели преображение не абстрактных слайдов, а знакомых им материалов.

Профессиональные дикторы — это хорошее решение, но нам хотелось, чтобы курс озвучили наши сотрудники. Во-первых, это стало неплохим подспорьем в формировании доверия к конечному продукту. А во-вторых, разработка курса проходила в самый разгар пандемии, и это решение добавило виральности и подкинуло дровишек в топку командного духа на удаленке.

Сначала мы провели анонимный кастинг голосов сотрудников, в котором мог принять участие абсолютно каждый. Затем последовало масштабное внутреннее голосование, в результате которого наши коллеги сами выбрали 8 заветных голосов из Москвы, Казани, Саратова и Калининграда. Именно они озвучили наш курс и помогли разобраться в искусстве презентаций своим коллегам.

Команда Multiways помогла нам скоординировать процесс записи. Несмотря на отсутствие опыта у новоиспеченных Левитанов, на записи их голоса звучат не хуже, чем у профессиональных дикторов:

Сейчас курс доступен всем сотрудникам hh.ru на внутренней обучающей платформе. Такой инструмент хорош и для онбординга — так новички быстрее осваивают брендбук и фирменный стиль компании, а заодно прокачивают навык создания презентаций.