API Google Docs — волшебный инструмент для автоматизации работы с документами

Уже год прошел с того момента, как Google открыла API для автоматизации работы с документами, и для нашей команды этот сервис стал инструментом номер один, который решил один из самых проблемных вопросов в разработке систем для автоматизации бизнеса: «Как быстро и просто сделать шаблон документа и подставлять в него актуальные данные?!»

В закладки

Немного боли от разработчиков

Поскольку мы разрабатываем облачные системы для b2b-рынка, из проекта в проект очень остро стоят вопросы по переносу в новую систему печатных бланков, договоров, счетов, актов и т.д. Документы сложно типизировать, поскольку в каждой компании за годы работы уже сложились стандарты, порой даже регламентированные на уровне законодательства.

Решив перенести документ в новую систему, вам явно придется учесть шрифт, фирменный стиль, отступы, а порой даже то, что они просто так привыкли, и это чертовски сложная задача!

В основном в компании выдается пачка электронных документов в формате Word и Exel и при этом добавляется:

Нам необходимо постоянно работать с шаблонами документов, наши менеджеры очень часто меняют пункты договора, а данные из заявки должны обязательно попадать в печатный бланк.


Иванов Иван
Типичный владелец продукта

И, само собой, это нормальные и естественные потребности компании!

Как благодаря заказчикам мы создали свой конструктор документов

Как я уже писал, задача переходит из проекта в проект. И в какой-то момент мы решили придумать решение для работы с шаблонами документов. На помощь пришли заказчики с готовым решением, которое мы в итоге переработали и внедрили в свои проекты.

Юридическая компания обратилась к нам за обновлением их старой системы, в ней было много проблем, но вот задача по работе с документами была сделана достаточно элегантно.

В HTML создаются шаблоны документов, которые можно загрузить в справочник шаблонов документов, программа распознает документ и выводит в редактор TinyMCE, знакомый тем, кто хоть раз работал с контентом сайта.

В этом редакторе поля из форм автоматически выводятся в теги, их можно подставить в документ в то место, куда должна выводиться информация (см. пример). При печати или генерации документа данные будут автоматически заполнены.

На основе шаблона генерируется PDF-документ, который в дальнейшем можно скачать или отправить на почту клиенту.

Недостатки подобной системы:

  • Чтобы редактировать документ, необходимо обладать минимальными знаниями HTML.
  • Нужно быть очень аккуратным, чтобы не нарушить верстку и структуру документа.
  • Нет возможности быстро загрузить шаблон из Word или Exel.
  • Время на создание нового шаблона — от часа до суток в зависимости от квалификации верстальщика.

Тем не менее, сам модуль очень хорошо закрывал потребности наших заказчиков, хоть порой и вызывал дискомфорт в работе с программой.

Релиз Google Docs API

До релиза API мы могли только мечтать о том, чтобы внедрить Google Docs в наши проекты. Исторически так сложилось, что всю документацию в нашей компании мы ведем в Google Docs, для нас это привычный инструмент. И с новостью об открытии API мы сразу же решили подключить сервис к нашу модулю.

Не сказать, что документация очень понятная и дружелюбная, но мы, преодолев боль и слезы, все-таки победили зверя, и теперь он служит на наше благо.

Google Docs отображается на странице редактора через iframe, он занял место бывшего текстового редактора. Сам документ создается через API и передается по ссылке в iframe. Способ очень простой и очень эффективный. В документе проставляются теги для каждого поля. После чего уже можно запросить от гугла документ в удобном для вас формате.

Возможности модуля на базе Google Docs API

  • Создание шаблонов документов Google Docs и Google Sheets.
  • Возможность загрузить шаблоны из Word и Exel.
  • Удобный редактор документов в привычном для многих формате и со всеми инструментами текстового классического редактора.
  • Возможность скачать документы в форматах: pdf, doc, docx, exls, html, csv — что удовлетворяет большинству запросов компаний.
  • Быстрое создание и редактирование документов по шаблонам в один клик и пару секунд.
  • Возможность расшаривать документ для определенного круга лиц.
  • Надежность работы сервиса: за год работы был только один сбой на 10 минут. Больше подобных казусов не возникало.

Выводы

Если вы разработчик или компания, в которой очень остро стоит вопрос быстрого создания, редактирования и печати документов, то стоит посмотреть в сторону Google Docs API. Лично я не знаю ни одной альтернативы этому инструменту, который настолько облегчает работу с документами.

Может, вы знаете? =) Всем добра и рассказывайте, бывали ли у вас подобные проблемы, описанные мной?

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Пётр Загребельный", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 0, "likes": 4, "favorites": 24, "is_advertisement": false, "subsite_label": "dev", "id": 109827, "is_wide": true, "is_ugc": true, "date": "Mon, 02 Mar 2020 12:55:43 +0300", "is_special": false }
Создать объявление на vc.ru
Вебинар «Словения: потенциал инвестирования в недвижимость»
10 апреля Онлайн Бесплатно
0
Комментариев нет
Популярные
По порядку

Прямой эфир