Ошибки внедрения ERP-систем и как их избежать

Внедрение ERP-системы это сложный и долгий процесс и редко все идет по плану. Некоторые ошибки доставляют небольшие трудности, а другие могут полностью загубить проект. В результате будут потрачены месяцы работы и миллионы рублей впустую.

В закладки

Некоторые ошибки можно предупредить заранее. Расскажу о самых частых из них и как их избежать. Статья будет полезна топ-менеджерам, потому что все перечисленные проблемы идут «сверху».

1. Неправильные цели

Часто руководители не понимает реальную пользу от ERP. Они считают, что система сама решит проблемы компании. Но это не так.

Разработчики всячески заманивают и обещают рост продаж и снижение издержек. Но ERP — это лишь инструмент для планирования и управления ресурсами. Система увеличит возможности анализа, уменьшит вероятность человеческих ошибок и сократит время некоторых бизнес-процессов. Но ничего из этого не принесет прибыли само по себе. Нужно уметь пользоваться системой и понимать, какие проблемы можно решить с ее помощью.

Поэтому внедрение не может быть самоцелью. Бездумная автоматизация редко дает положительные результаты и может даже навредить. После внедрения системы может оказаться, что она вообще была не нужна. В результате затрачены время и деньги на ненужную работу.

Сначала нужно определить глобальные цели, например:

  • оперативно получать данные для принятия управленческих решений;
  • улучшить работу склада и логистики;
  • улучшить качество обслуживания клиентов и сократить сроки.

Затем каждую цель нужно уточнить или разбить на более мелкие. Они должны быть четко сформулированы и иметь количественное выражение:

  • оперативно получать данные для принятия управленческих решений ➝ ежедневно формировать отчет «Укрупненный баланс»

  • улучшить работу склада и логистики ➝ увеличить скорость отгрузок на 10%

  • улучшить качество и сократить сроки обслуживания клиентов ➝ сократить время выставления счета до 2х часов и не терять ни одной заявки

2. Не учли будущее

При проектировании системы нужно учитывать планы компании на ближайшие годы. Если этого не сделать, то сразу после внедрения может потребоваться модернизация системы. Придется снова тратить деньги и время на то, что можно было предусмотреть заранее.

Внедрение занимает несколько лет, а ведь система должна еще выполнить свои цели. Поэтому проектировать ее нужно так, чтобы она работала без необходимости изменений минимум 2-3 года.

Естественно, знать все заранее невозможно: новые законы, изменения рынка, значимые события в мире. Но уже известные направления развития нельзя игнорировать.

Несколько примеров изменений, которые нужно учитывать:

  • технологические изменения производства;
  • расширение бизнеса, создание филиалов;
  • дробление бизнеса.

3. Слишком детальное техническое задание

Часто руководители считают, что ход внедрения можно алгоритмизировать и подробно расписать. Так появляются огромные ТЗ, на составление которых уходит несколько месяцев.

Но ERP — это сложная система, и невозможно предусмотреть все заранее. Практически в любом внедрении что-то пойдет не так и придется менять начальную постановку.

Например, изначально неверно поняли часть бизнес-процессов. Значит нужно дорабатывать один или несколько модулей. В результате некоторые разделы ТЗ вообще придется менять, а ведь на них потратили деньги и время.

Чаще используется другой подход. Сначала составляется укрупненный план работ, который разбивается на этапы. И по ходу внедрения под каждый этап пишется отдельное ТЗ. Сначала составляют ТЗ для первого этапа, внедряют. Затем с учетом проделанных работ пишут ТЗ для второго этапа, и так далее.

4. Планирование бюджета и сроков без запаса

Редкое внедрение идет полностью по плану. Приходится сдвигать сроки, тратить больше денег или отказываться какой-то части системы. Поэтому при планировании сроков и бюджета лучше посчитать их немного с запасом.

Если не уложиться в бюджет, то придется отказаться от некоторых модулей или настройки дополнительного функционала. Либо искать дополнительные деньги.

Если не уложиться в срок, то можно сорвать свои бизнес-планы или подвести заказчика.

Например, мы пообещали заказчикам ускорить отгрузку и выставление счетов до конца года. Они учли наши обещания в своих планах. Если мы не успеем вовремя, то им придется менять свои планы. Это неприятно, отношения испорчены.

Узнать причины неправильного планирования поможет Panorama Consulting. Это консалтинговая компания, которая занимается внедрением ERP. Каждый год она проводит независимое исследование рынка ERP-систем. В свежем отчете есть данные о превышении бюджета и сроков.

Бюджет. В бюджет не вписываются 38% компаний, и превышают его в среднем на 66%.

  • Рост проекта: потребовалось выполнить больше работы.
  • Управление: организационные вопросы, сопротивление изменениям.
  • Опыт: у сотрудников компании не хватило опыта.
  • Оборудование: проблемы с базами данных, производительностью.
  • Данные: мало данных или они неверные.
  • Консультанты: недооценили время, которое тратят консультанты.
  • Технологии: отсутствуют необходимые технологии и программы.

Сроки. 47% компаний не уложились в сроки, и превышали их в среднем на 11%.

  • Управление: организационные вопросы, сопротивление изменениям.
  • Рост проекта: потребовалось выполнить больше работы.
  • Данные: мало данных или они неверные.
  • Оборудование: проблемы с базами данных, производительностью.
  • Нет ресурсов: недостаточно сотрудников.

5. Неправильно выбраны модули

ERP-системы содержат много модулей, и в большинстве компаний используется только часть из них. Если начать внедрять все подряд, то получится большая бесполезная система, которая не принесет нужных результатов.

Сначала чаще всего внедряют модуль финансов, ведь важно не допустить проблем с деньгами. Учет и контроль финансовых потоков — это то, без чего не может обойтись ни одна организация.

Затем рекомендуется внедрить бухгалтерский и налоговый учет. Они могут быть в одном модуле или раздельно. Они важны для отчетов перед государством. Если ошибиться, даже случайно, государство за это накажет. ERP-система уменьшит вероятность ошибок.

Далее модули внедряются в зависимости от основного вида деятельности компании, например:

  • Торговля: Закупки, Продажа
  • Промышленность / Производство: Закупки, управление производством
  • Транспорт: Перевозки

6. Незаинтересованность руководства

Топ-менеджеры должны быть заинтересованы в завершении проекта и быть в курсе дел.

Заинтересованность. Внедрение новой системы — это не только установка и настройка программ. Это еще перераспределение полномочий и обязанностей. Сотрудники, которых это касается, могут не захотеть таких изменений и будут «сливать» проект как только могут. Если руководитель вовремя не примет действия — проект может провалиться саботажем.

Контроль. Руководители должны быть в курсе хода внедрения, особенно если возникают проблемы. Если план внедрения сдвинулся хотя бы на день, руководители должны об этом знать, даже если проблема уже решена. Руководители смогут оценить это отставание в масштабах всего процесса и при необходимости скорректировать план. Если накопить много таких «мелких» смещений, можно сильно отстать от графика.

7. Работают только консультанты

Если внедрением занимаются только ERP-консультанты, то внедрение может полностью провалиться. Заказчик должен понять, что внедрение нужно в первую очередь для него. Поэтому он обязательно должен привлекать своих сотрудников.

Каждая компания индивидуальна: везде свои особенности бизнес-процессов и технологий. Сторонние консультанты не смогут полностью понять все нюансы, даже если они профессионалы с мировым именем.

Сотрудники компании-заказчика знают, как устроена их операционная работа. Они могут рассказать о неочевидных трудностях, о которых руководители даже не догадываются. Также они могут увидеть будущие проблемы, связанных с внедрением.

Например, в компании на одну ночь каждый месяц выключают все системы для профилактики. А в ERP-системе на это же время могут быть запланированы фоновые работы: обмен данными между модулями, расчет бюджета и т.п. В результате на следующий день работа некоторых отделов может просто остановиться.

Даже если руководители знают о таких вещах, для них это покажется мелочью и они не расскажут об этом консультантам. И проблемы начнут всплывать уже после внедрения, а это опять потребует времени и денег на устранение.

Суммарно: подсказка для руководителя

  1. Ставьте правильные цели. Они должны быть четко сформулированы.
  2. Не забывайте о планах развития компании на ближайшие годы.
  3. Не пытайтесь охватить сразу все внедрение. Лучше делить работу на этапы и дополнять план по ходу.
  4. Учтите, что скорее всего придется увеличить бюджет и сдвинуть сроки. Редко внедрение идет полностью по плану.
  5. Выбирайте только нужные для компании модули.
  6. Вы должны быть заинтересованы в успешном внедрении.
  7. В работе обязательно должны участвовать представители вашей компании.
{ "author_name": "Марат Талипов", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 2, "likes": -1, "favorites": 4, "is_advertisement": false, "subsite_label": "dev", "id": 121883, "is_wide": true, "is_ugc": true, "date": "Wed, 22 Apr 2020 05:02:50 +0300", "is_special": false }
Право
Товарные знаки для тех, кто ведёт бизнес в интернете: защищаем домен, управляем отзывами и контролируем конкурентов
Казалось бы, регистрация брендов в Роспатенте — это история про заводы и предприятия: вот наша одежда, еда или…
Объявление на vc.ru
0
2 комментария
Популярные
По порядку
0

Хорошая, краткая и понятная статья. Именно то, чего надо начинать.

Ответить

Прямой эфир