Для чего компании Wiki система

Говоря о корпоративной Wiki системе, принято использовать определения вроде "база знаний компании" или "хранилище информации". Технически, это правильно, но все еще не дает полного понимания: в чем практическая польза этого ресурса?

Прежде всего, Wiki помогает систематизировать все внутренние данные. И чаще всего с такой потребностью сталкиваются именно большие и средние компании. Ведь за годы деятельности скапливается обилие документов, регламентов, протоколов, внедряются новые корпоративные правила и так далее. Сотрудники, особенно на руководящих должностях, вынуждены работать с массивом информации самостоятельно. А новые работники испытывают стресс из-за нужды искать необходимые материалы по всем отделам.

Здесь должен прозвучать очевидный ответ: на помощь приходит Wiki система. И это действительно так. Но функции Wiki распространяются значительно дальше решения одного вопроса. Расскажем об этом чуть подробнее.

Для начала поговорим о том, как компании в принципе могут хранить и упорядочивать данные. Базово, существует два способа.

Первый вариант: компания использует неспециализированный софт. То есть, некий упрощенный вид базы знаний с некоторым количеством документов, загруженных на облачное хранилище. Например, Google Drive, Dropbox, Яндекс Диск и так далее.

На практике этот способ вполне работает. В случае, если сотрудник запрашивает информацию, можно быстро собрать ее в отдельную папку на диске, затем поделившись ссылкой. Но это более кустарный метод, применимый лишь в конкретных вопросах. Допустим, дизайнеру для подготовки макета понадобились предыдущие кейсы, референсы и цветовая палитра. В случае же комплексной организации проекта такой способ скорее всего запутает всех участников, а ссылки “утонут” в диалогах.

Второй вариант: интра-библиотеки. Та самая Wiki система, о которой мы говорили выше. Здесь воплощаются уже более тонкие настройки библиотеки, а для ее создания не нужно знание html.

За годы работы, мы в ALMI Partner также встали перед вопросом хранения информации и задумались: какой вариант был бы удобен для нас и можем ли мы предложить его другим компаниям? В качестве ответа был создан AlterSoft WebPoint Server.

Это инструмент совместной работы и управления контентом, в своем принципе напоминающий Microsoft SharePoint. Помимо коллективного доступа, он также предлагает проприетарную Wiki систему на микросервисной архитектуре. В чем же комфорт?

Продукт может быть запущен на большинстве отечественных операционных систем, в том числе на AlterOS. Работа Wiki не потребует подключения к Интернету, а также обладает высокой степенью защиты, которая сохраняет все чувствительные данные.

При этом, мы получаем полноценный корпоративный портал с актуальными новостями компании, нужными материалами, срочными объявлениями, календарем событий и множеством других функции. И это действительно упрощает процессы!

Поэтому в данном материале мы хотим развернуть как практическую, так и ценностную пользу Wiki.

Итак, ваша компания решает внедрить Wiki в свои процессы. Какой функционал вы получаете?

Разумеется, хранение контента — всего, что включено в процессы компании, остается "на всякий случай", предоставляется новичкам в качестве обучающего материала и является частью корпоративной жизни.

Собрав всю информацию, вы имеете возможность ей управлять. В этот момент включается польза систематизации — теперь все знания не складированы в хаотичном порядке, а подразделяются на отделы, структурируются по важности, актуальности и частоте использования.

Еще одна незаменимая функция — совместное управление задачами. Если компания ориентируется на проектную деятельность, то это важнейший элемент, помогающий держать руку на пульсе. Задачи четко делегируются, а статус выполнения отображается сразу для всех участников. При совместной работе разных отделов сохраняется вовлеченность и понимание последующих шагов без лишних согласований.

Структура Wiki может показаться перегруженной и многослойной, но лишь на первый взгляд. Ее система проста: вы имеете ресурс с главной страницей, которая разбивается на другие блоки (папки или тэги). Те, в свою очередь, наполняются согласно вашим нуждам. А контент может быть разным: проектная документация, полезные статьи, видео-конференций, материалы для онбординга, даже фотографии с корпоратива.

Сама по себе Wiki система отличается от статического сайта с анонимными гостями. Все участники Wiki являются активными пользователями с прикрепленными статусами (например, сотрудник, контент-менеджер, руководитель, ответственный за проект и так далее). Формирование Wiki базы напрямую зависит от их деятельности, а в ходе коллективной работы меняется вид, структура и наполнение.

Пользователи могут редактировать страницы или создавать новые, используя браузер без каких-либо расширений. Если материал является логическим продолжением другого контента или пересекается с ним, то это удобно отметить гиперссылкой. Некоторые пользователи предпочитают находить информацию сразу через поиск, и формат Wiki предполагает удобство в обоих случаях.

Каждая страница отображает наличие изменений и даже их время. Поэтому, в случае необходимости, можно сравнить старые редакции и откатить материал на более раннюю версию, если та была целесообразнее.

Каждая компания сама определяет свой подход к хранению информации. Но с точки зрения эффективности, Wiki может стать незаменимым инструментом в следующих случаях:

При том, что это решение идет навстречу пользователю, оно также полностью зависит от него. Никто не отменяет риск превращения Wiki системы в запылившуюся библиотеку данных с хаотичным разбросом не самых актуальных материалов.

Согласитесь, обидно потратить время и ресурсы, чтобы затем подобное введение не оправдало ожиданий. Здесь важно запастись терпением и наладить следующие процессы:

Также следует рассмотреть подключение дополнительных плагинов: всплывающие карточки с кратким содержанием материала, шаблоны оформления текста, настройка заметок и многие другие.

Конечно, в момент запуска Wiki может показаться сыроватым излишком, не сильно помогающим в решении насущных вопросов. Однако с должной уверенностью заверяем, что ресурсы, вложенные в создание базы, окупаются. Особенно сильно откликаясь в комфортной работе сотрудников.

При продуманной структуре и пилотных usability-тестах, система наращивает нужное количество материалов, становясь по-настоящему эффективным инструментом.