Масштабная трансформация
Сбербанка в прямом эфире
LIVE
Конкурс инструкций
Разработка
NTA
44

Как создать автоматическую рассылки напоминаний, используя SharePoint Designer + MS Outlook?

Как не пропустить важные задачи и сроки их исполнения? Как, в условиях многозадачности, сделать свою работу качественно, без затрат времени на планирование и составление графика? В этой статье мы расскажем об инструменте, с помощью которого производится автоматическая рассылка напоминаний ответственным сотрудникам.

В закладки

Проведение проверки, контрольного мероприятия (далее КМ) — это многоэтапная операция, у которой есть свои конкретные сроки исполнения. Но между датой начала и датой окончания КМ устанавливаются промежуточные точки контроля. Возникает риск пропустить то или иное действие, а в случае, если проверка не одна, то это приобретает особую актуальность.

Вот для этого мы создали инструмент, который позволяет быстро сформировать график проведения КМ, и подкрепили его автоматической рассылкой напоминаний для ответственных сотрудников, используя SharePoint Designer. Хотим поделиться с вами этой идеей.

Для начала мы создали форму, в которую последовательно внесли все процедуры, проводимые в рамках жизненного цикла КМ, в соответствии с нормативными документами, дополнили таблицу соответствующими формулами, которые рассчитывают количество дней, исключая нерабочие и праздничные дни. Теперь добавив в электронную таблицу даты начала и окончания проведения КМ, у нас автоматически формируется график его проведения.

Следующим шагом, разработки инструмента, было создание рабочего процесса в SharePoint Designer 2013 для автоматической рассылки напоминаний с помощью MS Outlook о предстоящем действии в рамках проведения КМ.

Используя готовый график, формируем базу данных рассылки напоминаний, где указываем текст сообщения о предстоящем действии и дату напоминания. Если день Т — это день действия, то в нашем случае рассылку осуществляем заранее, например, Т-3). Экспортируем получившуюся электронную таблицу в SharePoint:

Далее формируем сообщения для электронной почты. Задаем условие: если текущий элемент = сегодня (ссылка на столбец таблицы с датой направления уведомления)

Задаём действие: отправить сообщение получателям с уведомлением (ссылка на столбец таблицы с текстом проводимых мероприятий)

В результате, рабочий процес приобретает окончательное представление:

Следующим этапом, закрепляем рабочий процесс за каждым уведомлением:

В результате выполнения данного процесса, в день «T» уведомление о наступлении новой стадии КМ получат ответственные сотрудники в виде сообщения Outlook.

Благодаря такому инструменту, мы получили формирование графика проведения контрольного мероприятия за считанные секунды. Теперь нет необходимости сидеть с регламентом и календарем, формируя график, а функция рассылки напоминаний дает уверенность, что все мероприятия в рамках КМ будут выполнены в срок и в полном объеме!

Лайфхаки IT, проверенные решения для стандартных задач
{ "author_name": "NTA", "author_type": "editor", "tags": ["selectel_\u0438\u043d\u0441\u0442\u0440\u0443\u043a\u0446\u0438\u044f"], "comments": 0, "likes": 0, "favorites": 1, "is_advertisement": false, "subsite_label": "dev", "id": 158799, "is_wide": true, "is_ugc": false, "date": "Wed, 16 Sep 2020 15:25:11 +0300", "is_special": false }
0
Комментариев нет
Популярные
По порядку

Комментарии