IT-инфраструктура для бизнеса и творчества
Разработка
NTA

Как создать автоматическую рассылки напоминаний, используя SharePoint Designer + MS Outlook?

Как не пропустить важные задачи и сроки их исполнения? Как, в условиях многозадачности, сделать свою работу качественно, без затрат времени на планирование и составление графика? В этой статье мы расскажем об инструменте, с помощью которого производится автоматическая рассылка напоминаний ответственным сотрудникам.

Проведение проверки, контрольного мероприятия (далее КМ) — это многоэтапная операция, у которой есть свои конкретные сроки исполнения. Но между датой начала и датой окончания КМ устанавливаются промежуточные точки контроля. Возникает риск пропустить то или иное действие, а в случае, если проверка не одна, то это приобретает особую актуальность.

Вот для этого мы создали инструмент, который позволяет быстро сформировать график проведения КМ, и подкрепили его автоматической рассылкой напоминаний для ответственных сотрудников, используя SharePoint Designer. Хотим поделиться с вами этой идеей.

Для начала мы создали форму, в которую последовательно внесли все процедуры, проводимые в рамках жизненного цикла КМ, в соответствии с нормативными документами, дополнили таблицу соответствующими формулами, которые рассчитывают количество дней, исключая нерабочие и праздничные дни. Теперь добавив в электронную таблицу даты начала и окончания проведения КМ, у нас автоматически формируется график его проведения.

Следующим шагом, разработки инструмента, было создание рабочего процесса в SharePoint Designer 2013 для автоматической рассылки напоминаний с помощью MS Outlook о предстоящем действии в рамках проведения КМ.

Используя готовый график, формируем базу данных рассылки напоминаний, где указываем текст сообщения о предстоящем действии и дату напоминания. Если день Т — это день действия, то в нашем случае рассылку осуществляем заранее, например, Т-3). Экспортируем получившуюся электронную таблицу в SharePoint:

Далее формируем сообщения для электронной почты. Задаем условие: если текущий элемент = сегодня (ссылка на столбец таблицы с датой направления уведомления)

Задаём действие: отправить сообщение получателям с уведомлением (ссылка на столбец таблицы с текстом проводимых мероприятий)

В результате, рабочий процес приобретает окончательное представление:

Следующим этапом, закрепляем рабочий процесс за каждым уведомлением:

В результате выполнения данного процесса, в день «T» уведомление о наступлении новой стадии КМ получат ответственные сотрудники в виде сообщения Outlook.

Благодаря такому инструменту, мы получили формирование графика проведения контрольного мероприятия за считанные секунды. Теперь нет необходимости сидеть с регламентом и календарем, формируя график, а функция рассылки напоминаний дает уверенность, что все мероприятия в рамках КМ будут выполнены в срок и в полном объеме!

{ "author_name": "NTA", "author_type": "editor", "tags": ["selectel_\u0438\u043d\u0441\u0442\u0440\u0443\u043a\u0446\u0438\u044f"], "comments": 0, "likes": 0, "favorites": 3, "is_advertisement": false, "subsite_label": "dev", "id": 158799, "is_wide": true, "is_ugc": false, "date": "Wed, 16 Sep 2020 15:25:11 +0300", "is_special": false }
(function () { let cdnUrl = `https://specialsf378ef5-a.akamaihd.net/SelectelBranding/images/` let previousArticleNumber = null let currentArticleNumber = 0 let platform = 'Desktop' let articles = [ // { // name: 'camera', // url: `${cdnUrl}CameraCat`, // text: 'умную камеру для\u00A0наблюдения за\u00A0котиками', // link: '1', // }, { name: 'chill', url: `${cdnUrl}ChillCat`, text: 'трекер, который подскажет, когда пора отдохнуть', link: 'https://vc.ru/promo/288561-eye-tracker', }, // { // name: 'cloud', // url: `${cdnUrl}CloudCat`, // text: 'котика: даёшь ему «пять», а\u00A0он делает бэкап в облако', // link: '3', // } ] let buttonCycle = document.querySelector('.button--cycle') let textField = document.querySelector('.selectel-footer-subtitle') let imageAgent = document.querySelector('.image--agent') let banner = document.querySelector('.selectel-footer') buttonCycle.addEventListener('click', cycleClick) let media = window.matchMedia("(max-width: 570px)") media.addEventListener('change', matchMedia) function matchMedia() { if (media.matches) { platform = 'Mobile' } else { platform = 'Desktop' } update() } matchMedia() function cycleClick(event) { if (event) { event.preventDefault() event.stopPropagation() } window.open('https://vc.ru/tag/selectelDIY', '_blank') //cycle(event) } function cycle(event) { // incrementArticleNumber() textField.innerHTML = generatedText() imageAgent.src = articles[currentArticleNumber].url + platform + '.svg?5' imageAgent.setAttribute("class", "") imageAgent.classList.add('image--agent', articles[currentArticleNumber].name) banner.href = articles[currentArticleNumber].link } function update() { banner.href = articles[currentArticleNumber].link imageAgent.src = articles[currentArticleNumber].url + platform + '.svg?5' textField.innerHTML = generatedText() } function incrementArticleNumber() { previousArticleNumber = currentArticleNumber if (currentArticleNumber >= articles.length - 1) { currentArticleNumber = 0 } else { currentArticleNumber++ } } function generatedText() { let defaultText if (platform === 'Desktop') { defaultText = `Мы тут собрали %text%. Хотите почитать?` } else { defaultText = `Мы тут собрали %text%.` } return defaultText.replace('%text%', articles[currentArticleNumber].text) } function getRandom(min, max) { min = Math.ceil(min) max = Math.floor(max) return Math.floor(Math.random() * (max - min + 1)) + min } (function create() { currentArticleNumber = getRandom(0, articles.length - 1) cycle() let page = document.querySelector('.page--entry') if (page) { function insertAfter() { let parents = page.querySelectorAll('[data-id="7"]') let referenceNode = parents[0] referenceNode.parentNode.insertBefore(banner, referenceNode.nextSibling); loaded() } setTimeout(() => insertAfter(), 0) } }()) function loaded() { banner.classList.add('loaded') } loadImages([ `${cdnUrl}CameraCatDesktop.svg`, `${cdnUrl}ChillCatDesktop.svg`, `${cdnUrl}CloudCatDesktop.svg`, `${cdnUrl}CameraCatMobile.svg`, `${cdnUrl}ChillCatMobile.svg`, `${cdnUrl}CloudCatMobile.svg`, ]) function loadImages(urls) { return Promise.all(urls.map(function (url) { return new Promise(function (resolve) { var img = document.createElement('img'); img.onload = resolve; img.onerror = resolve; img.src = url; }); })); } }())
0
0 комментариев
Популярные
По порядку
Читать все 0 комментариев
Как мы проводили командную ретроспективу в Minecraft

Рассказываем историю, на что стоит обратить внимание при проведении командного мероприятия в игре Minecraft, какие грабли могут быть, как организовать онлайн- и офлайн-участие.

Как традиционному малому бизнесу превратиться в стартап: план действий

Сейчас в России предприниматели переходят из традиционного малого бизнеса в стартапы очень редко — меньше чем в 0,02% случаев. Это не больше 1 000 стартапов из около 6 млн предприятий малого бизнеса. Поговорим о том, что мешает предпринимателям и как действовать, если есть желание создать стартап.

Жизнь и удаленная работа во Вьетнаме: почему работать со сдвигом на 4 часа — это хорошо

Чтобы разобраться, как живется во Вьетнаме на самом деле, мы пообщались с аналитиком, которая с 2013 года живет здесь с супругом и не собирается никуда уезжать. Она расскажет, какие тут на самом деле цены, как обстоят дела с развлечениями и медициной и в чем главное отличие Вьетнама от других стран Юго-Восточной Азии.

Нужны ли в России сити-фермы

И появятся ли грядки на крышах пятиэтажек.

re-thinkingthefuture.com
Создал ледовый комбайн в 50, а вместе с ним и рынок таких машин, который сразу захватил — это изобретатель Фрэнк Замбони Статьи редакции

Иногда ледозаливочные машины других производителей по ошибке называют «Замбони», пишет The Hustle.

Ледовый комбайн Замбони Time
Я скрестил «Трибуну» и Product Hunt

Теперь вы никогда не пропустите самые перспективные русскоязычные стартапы.

Хомяк-криптотрейдер заработал 30% за три месяца в «клетке для торговли» — обойдя Уоррена Баффета и S&P 500 Статьи редакции

Мистер Гокс занимается торговлей криптовалютой с 12 июня.

Как испортить лучшую систему комментариев в рунете на примере vc.ru

Иногда мне кажется, на vc.ru идёт прогресс дизайна ради дизайна, а не ради прогресса. Вот и до комментариев добрались.

Эксперты Httpool выступят на конференции по глобальному маркетингу Globalize! 2021

Событие соберет самых продвинутых специалистов в сфере трафика и аналитики из Google, Httpool, AppsFlyer, Aitarget, Angle Connect, TikTok, OWOX, SHAREit, Tribuna, SportQuake, LCFC, FBS.

Quick FAQ: Осенняя хандра и то, как её победить

Привет! Это Дмитрий, автор канала «Ноотропы и разгон мозга» и сегодня я хочу поговорить с вами о том, что называют «осенняя хандра» или по-научному — Seasonal Affective Disorder (сезонное аффективное расстройство).

Увидеть первые Apple, сделать копию на ксероксе и потрогать мышку: как в Минске-88 прошла выставка «Информатика в США» Статьи редакции

Выставка стала потрясением для жителей: это было похоже на фильм «Назад в будущее», который на выставке тоже показывали, рассказывает dev.by. Издание поговорило с экс-гидом той выставки и минчанами, которые до сих пор хранят значки с её логотипом.

null