Автоматизированная система хранения и отправки документов по Сделкам в Битрикс24

Каждый день по Сделкам на портале Битрикс24 создаются десятки счетов, актов, договоров, коммерческих предложений и отчетов, а затем фиксируются в разных полях и таймлайнах карточек CRM. Это приводит к тому, что поиск необходимых документов может занимать слишком много времени. Мы разработали автоматизированную систему хранения файлов по сделкам в Битрикс24. Благодаря ей все документы автоматически распределяются по отдельным папкам, каждая из которых связана с конкретным заказчиком.

Заказчик — аккредитованная испытательная лаборатория, которая специализируется на проведении санитарно-химических и агрохимических исследований.

Основные рабочие процессы, включая взаимодействие с клиентами и документооборот, построены на базе Битрикс24.

В связи с особенностями сферы деятельности заказчика по каждой Сделке на портале Битрикс24 создается масса различных документов. При этом документы могут быть зафиксированы не только в специализированных полях карточек Сделок, но и в комментариях. Это значительно замедляет процесс работы с клиентами, ведь зачастую менеджерам приходится просматривать весь таймлайн в Сделке, чтобы найти необходимые акты, договоры и отчеты.

Было необходимо обеспечить быстрый доступ ко всем файлам и документам, которые прикреплены к Сделкам.

Сотрудникам компании необходимо регулярно отправлять всем клиентам различные документы с результатами проведенных исследований. Для этого специалистам приходится скачивать все необходимые файлы, а затем вручную формировать письма для заказчиков. Данная процедура отнимает большое количество времени и отвлекает персонал от основных обязанностей.

Требовалось решение, которое позволит автоматизировать процесс формирования и отправки писем с результатами исследований.

Специалисты компании IT-Solution реализовали решение, которое систематизирует хранение связанных со Сделками файлов на облачном диске Битрикс24, а также позволяет удобно просматривать, скачивать и отправлять необходимые документы клиентам компании. Решение включает в себя 3 основных модуля.

В первую очередь был разработан специальный бизнес-процесс, который автоматически создает отдельные папки в облачном хранилище по каждой Компании на портале Битрикс24. Таким образом, после добавления новой Компании на портал система автоматически создает отдельную папку на диске, куда в дальнейшем будут сохраняться все файлы и документы, связанные с данной организацией.

Благодаря этому удалось разделить все договоры, коммерческие предложения, отчеты и прочие документы по отдельным папкам, каждая из которых связана с конкретным заказчиком.

Также был разработан виджет, который позволяет просматривать все прикрепленные к Сделке файлы и документы в отдельной вкладке карточки CRM.

Вкладка содержит в себе ID каждого прикрепленного документа, наименования и сами файлы. Пользователь может скачать каждый файл отдельно или отметить сразу несколько и выбрать действие «Скачать» в специальном меню для массовой выгрузки.

Менеджерам и специалистам компании теперь не нужно вручную искать необходимые документы в комментариях к Сделке. Достаточно перейти в отдельную вкладку и скачать необходимые файлы.

Кроме скачивания файлов, сотрудники могут быстро отправлять документы клиентам различными способами: на электронную почту, через мессенджеры Telegram и WhatsApp или по СМС. Для этого нужно отметить необходимые файлы, выбрать действие «Отправить» и указать, куда именно будут направлены документы.

Также перед отправкой документов менеджеру необходимо выбрать один из шаблонов текста для письма. Шаблоны текста писем формируются и хранятся в специальном универсальном списке «Шаблоны сообщений и писем». При этом у любого сотрудника есть возможность создать собственный шаблон.

После выбора документов и всех параметров отправки остаётся нажать кнопку «Выполнить». Далее система автоматически сформирует письмо с текстом из выбранного шаблона и отмеченными в таблице файлами, а после отправит его клиенту по указанным контактам в карточке Сделки.

Важно подчеркнуть, что документы могут быть отправлены как файлами, так и ссылками на файлы в облачном хранилище.

Главный итог нашей работы — создание единого интерфейса для работы с файлами и документами, которые прикреплены к Сделкам. Менеджеры могут не только удобно просматривать и скачивать файлы, но и быстро рассылать их клиентам на электронную почту или через мессенджеры, используя готовые шаблоны писем.

• Систематизировать хранение документов и файлов, которые связаны со Сделками

• Предоставить сотрудникам быстрый доступ ко всем файлам и документам по Сделкам непосредственно в карточках CRM

• Оптимизировать процесс отправки документов клиентам

• Освободить сотрудников от рутинной задачи по формированию писем клиентам и сконцентрировать их внимание на более важных задачах

Читайте другие бизнес-кейсы по автоматизации рабочих процессов в Битрикс24 и 1С на официальном сайте компании IT-Solution!