Что делать с сотрудниками в кризис

Как компаниям найти запасы прочности, перейти на новую бизнес-модель или переформатировать отдельные бизнес-процессы, избавиться от внутренних конфликтов, и даже усилить HR-бренд, рассказывает Евгения Шкуратова, директор по организационному развитию международной инвестиционной компании Digital Horizon.

Пандемия коронавируса проверяет бизнес по всему миру на прочность: JPMorgan Chase оценило, что глобальная экономика может потерять 5,5 трлн долларов. Многие бизнесмены сегодня принимают сложные решения. По данным РБК, почти 30% российских работодателей отправили сотрудников в неоплачиваемые отпуска, 49% ― перевели людей на неполный рабочий день, 20% ― ввели удаленку с уменьшением зарплаты. Опрос hh.ru показал, что 37% компаний думают о сокращении персонала. Однако ни один из этих вариантов не поможет спасти бизнес, если решение принималось на основе панических настроений, а не трезвого расчета.

Конечно, текущая ситуация уникальна, но для многих компаний это не первый и не последний кризис, поэтому для его преодоления стоит обратиться к проверенным рациональным инструментам. Один из них ― организационный дизайн, который беспристрастно показывает, без чего бизнесу не выжить, от чего можно временно отказаться, а что лучше оптимизировать, например, используя IT-решения или используя удаленный труд.

Оргдизайн, на мой взгляд, один из основных этапов создания или диверсификации компании. Понятно выстроенная система бизнес-процессов ― это надежный фундамент, у которого есть запас прочности. Так мы, например, поступали при формировании команд портфельных компаний венчур билдера Digital Horizon.

Применять оргдизайн можно начать и на любом другом этапе жизненного цикла компании. В сложных ситуациях ― как сегодня ― зачастую это необходимо, чтобы дать бизнесу шанс устоять или даже воспользоваться кризисом как возможностью для развития.

Задача оргдизайна ― построить или оценить организационную структуру, основываясь на целях бизнеса и с учетом особенностей корпоративной культуры, ценностей, правил и коммуникаций, чтобы в итоге выявить «узкие места». Как только это сделано, сразу становится понятно, что и как можно оптимизировать в новых обстоятельствах. Проводить ревизию можно и нужно при любых существенных изменениях, влияющих на работу компании.

Я всегда говорю, Excel ― вещь простая: что ввел, то в сумме и получил. Если Excel выдает ошибку, значит, где-то указаны некорректные данные. Оргдизайн работает так же: система бизнес-процессов помогает компании выдавать нужный результат. Оргдизайн ― это чистая математика, которая спасает от импульсивных решений на основе эмоций.

Я вижу три* основных сценария реакции на последствия пандемии коронавируса. В каждом из них найдется применение для организационного дизайна.

*Есть, конечно, четвертый вариант ― банкротство и закрытие бизнеса. Но в этом случае все решения уже приняты.

Вариант 1: Переформатирование

Что происходит: Компании меняют бизнес-модель и формат работы: переходят из офлайна в онлайн, переориентируются с b2c на b2b-сегмент, усложняют логистику, нанимают курьеров, кардинально меняют ассортимент/направление работы/целевую аудиторию и т. д. Например, это рестораны и кафе, традиционные образовательные организации, магазины, которые раньше не делали ставку на онлайн, фитнес-клубы и т. д. Компании начинают использовать новые формы взаимодействия с рынком и целевой аудиторией.

Что даст оргдизайн: При смене бизнес-модели организационный дизайн помогает понять, как работать в новых условиях. Каждой модели соответствует свой набор необходимых функций, которые должны выполняться, чтобы компания жила, развивалась, двигалась.

Яркий кейс ― когда компания собирается создать новое подразделение для работы по государственной программе. Вроде делать будут все то же самое, но заказчик другой, с особыми правилами и требованиями.

Мы помогали решить такую задачу одному из бизнес-партнеров. Вместе с его командой выстраивали совершенно иные схемы взаимодействия и бизнес-процессы, делали все, чтобы понять, кто из сотрудников нужен в новом подразделении, каких компетенций не хватает для стабильной работы.

Отталкиваясь от результатов, которых должна добиться новая команда, мы описали ее организационную структуру, схемы взаимодействия внутри компании и с внешними участниками, а затем разработали функциональные профили для каждой позиции. Получились не просто пустые квадратики с должностями, а четкое понимание, что эти люди делают и как участвуют в бизнес-процессе.

Вариант 2: Адаптация

Что происходит: Компании балансируют, пытаясь оптимизировать существующую бизнес-модель: переводят процессы и сотрудников на удаленку, снижают объем работы, адаптируют свое продуктовое предложение и т.д. Глобально к этой группе можно отнести практически любой бизнес, поскольку режим самоизоляции повлиял на работу всех отраслей.

Что даст оргдизайн: Оргдизайн ― отличный инструмент, чтобы оптимизировать работу компании и выстроить взаимодействие распределенной команды. Он помогает:

• увидеть, есть ли в бизнес-процессах разрывы и/или задвоения, когда нет одного человека, ответственного за определенную функцию;

• сократить переполненные функции, когда слишком много сотрудников делают одно и то же;

• выявить, где ― наоборот ― функций не хватает и это мешает бизнесу развиваться. Так часто бывает в стартапах, когда основатели спешат запустить бизнес и пытаются нанять человека-оркестра, чтобы он закрывал сразу две-три позиции. Например, маркетолога с навыками database-архитектора;
• убрать конфликты в коллективе благодаря четкому распределению задач и прозрачной картине об ответственности за результат;
• перераспределить ресурсы: когда уходят лишние действия, снижается нагрузка на сотрудников и можно четко увидеть, кого можно перевести на удаленку, что отдать на аутсорс, а какие процессы выпускать из периметра офиса ни в коем случае нельзя и т. д.

Вариант 3: Наращивание

Что происходит: Все в данный момент ищут дополнительные возможности жизни и роста через формирование партнерств/коллабораций, открытие новых направлений. Часто это приводит к пониманию, что для успешного движения необходимы или становятся важными компетенции, которые были не столь востребованными в обычное время.

Что даст оргдизайн: Если компания планирует расширяться, оргдизайн поможет грамотно распределить компетенции новых сотрудников между бизнес-процессами.

Многие помнят, кризис 2008 года: пока большинство компаний сокращали персонал, нашлись и те, кто воспользовался моментом, чтобы собрать с рынка лучших специалистов, даже если в них не было острой необходимости. В результате когда кризис пошел на спад, ранее нанимавшие компании смогли получить бОльшую часть заказов. Просто потому, что у нее были ресурсы для их выполнения.

В то же время компаниям, которые планируют сейчас расширяться, нужно помнить, что хорошие сотрудники меняют работу крайне аккуратно и осторожно, особенно в кризис. Поэтому, конечно, профессионалы будут отдавать предпочтение сильным брендам. Если у компании нет сильного HR-бренда, самое время подумать, в чем ее сила как работодателя и начать развивать это направление.

Внедрять организационный дизайн можно и нужно своими силами. Сделать описание бизнес-процессов для компании из 10-15 человек несложно. Главное ― уделить особое внимание процессам, где постоянно происходят сбои: сотрудники не могут договориться, зависают документы или тормозятся задачи. Это говорит о том, что в этих процессах есть очаги, в которые нужно «окунуться» без эмоций, с трезвой головой, и принять по ним решения.

Но бывают моменты, когда для оценки оргструктуры и поиска решений стоит пригласить стороннего фасилитатора. Вот несколько таких ситуаций:

• Не получается разобраться самостоятельно. Например, руководитель не может заставить сотрудников эффективно взаимодействовать и правильно выстроить процесс. Взгляд со стороны поможет найти альтернативные решения.

• Не хочется портить отношения с коллегами/терять репутацию из-за необходимых решений, которые могут не у всех найти понимание. Если привлечь внешнего фасилитатора, все негативные моменты ложатся на него, а у руководителя остается имидж рефери.
• Принимать сложные решения мешает страх перфекциониста/синдром самозванца: «Я уже собрал команду, где 10 человек делают одно и то же, как я их теперь перестрою?»
• Нет времени заниматься этим самостоятельно. Самая дорогая инвестиция в кризис ― это время. Сейчас действовать нужно быстро и одновременно продуманно, а учиться и пробовать лучше в спокойной обстановке.
  

В любом случае выбор за руководителем компании.

Пандемия коронавируса поставила перед бизнесом из всех отраслей сложные вопросы: что делать дальше, как работать с распределенной командой, где найти новые возможности для сохранения компании и потенциал для роста. От того, какие ответы предложит каждый из руководителей, будет зависеть будущее его компании и как она впишется в новый пост-COVID-ный мир. Поэтому очень важно, чтобы каждое решение было максимально объективным, основанным на функциях, а не эмоциях. И в этом организационный дизайн ― один из лучших помощников.