Миссия выполнима: как ростовский университет перевел в онлайн 21 тысячу обучающихся и преподавателей за два дня

В рамках профилактики коронавирусной инфекции Ростовский государственный экономический университет (РИНХ), как и множество других вузов по всей стране, полностью перевел учебный процесс в онлайн. Нам это удалось за два дня.

Я, будучи проректором по учебной работе университета, хочу поделиться видением изнутри — как мы это делали и с какими прогнозиуремыми и неожиданными трудностями столкнулись. Какие бизнес-инсайты у меня появились по факту получения такого опыта.

Образовательная сфера одной из первых столкнулась лицом к лицу с необходимостью принятия срочных решений во время текущей ситуации с COVID-19. В целях реализации профилактических мер многим пришлось экстренно переводить привычные учебные процессы в новый формат. Наш университет не стал исключением. Благодаря слаженной работе и технической подготовленности удалось решить две ожидаемые проблемы и один непредвиденный бунт.

Я расскажу, как разворачивались события, как мы решали нарастающий поток задач и какую обратную связь получили от преподавателей и обучающихся. В конце подведем итоги и сделаем выводы.

В воскресенье вечером 15 марта мы получили приказ Министерства образования №397, согласно которому необходимо перевести всю работу в аудиториях в электронно-информационную образовательную среду (ЭИОС). К этому моменту мы уже работали в опенсорс системе Moodle, но ее использовали далеко не все преподаватели.

В понедельник утром на занятия планировали выйти 12 тысяч очников. 4 тысячи заочников приехали на сессию, а еще 4 тысячи готовились сдавать промежуточную аттестацию с 23 марта и 6 апреля. Нам нужно было срочно согласовать действия 20-ти тысяч обучающихся и 1000 преподавателей. С помощью мессенджеров, сообщества и группы университета в соцсетях за одну ночь мы проинформировали всех о новой системе обучения. Уже в понедельник утром обучающиеся очной формы не вышли в университет, все были в курсе происходящего. Заочники в этот день посетили консультации, их перевод на онлайн-обучение был запланирован на вторник. К утру вторника на удаленный формат перешли все.

Понедельник для руководства университета стал действительно тяжелым днем. Нужно было срочно сделать скрипты для сотрудников с четкими инструкциями, координировать потоки, отвечать на вопросы, создать горячую линию… Кроме этого к нам приходили десятки срочных запросов на отчеты для правительства, министерства. Это была проблема номер один, от ее решения зависело многое. Взятие потоков информации под контроль дало понимание — мы справимся.

Для коллектива любые изменения — стресс и необходимость выйти из зоны понятного и комфортного. У многих первой реакцией стало активное сопротивление. Их предложения сводились к полному бездействию и ожиданию четких инструкций от руководства. Здесь очень пригодился опыт, описанный Андерсом Крисом.Ученые замеряли эмоциональный уровень первого испытуемого, который смотрел фильм. Затем этот человек ярко пересказывал сюжет фильма второму, чей эмоциональный уровень также измерялся. Оказалось, от захватывающего пересказа второй человек испытывал не меньше эмоций, чем первый.

Среди преподавательского состава мне нужны были не просто исполнители, но эмоционально вовлеченные последователи. Наибольшее отторжение процессы вызывали у преподавателей за 60, большинство не привыкло работать с онлайн-сервисами. Я начинал общение с каждым из них с краткого пересказа фильма «Жизнь прекрасна», где отец и сын попадают в концлагерь, ситуация очень тяжелая. Отец предлагает сыну рассматривать происходящее как игру. Он обещает мальчику, что тот получит танк, если сможет накопить тысячу очков. Очки начисляются за действия, которые помогают сыну выжить — спрятаться от солдат, не плакать, не просить есть и т.д. После пересказа я предлагал воспринимать освоение Zoom как игру. Мы не знаем, насколько удобно читать лекции людям вашего возраста в этом формате. Вы попробуете, выставите этому сервису баллы, а мы по вашим оценкам сформируем набор инструментов для таких преподавателей. Готовый рейтинг приложений представим в рекомендациях другим вузам. Идея находила 146% поддержки. Сама история, формат подачи и предложение делали из антагонистов вовлеченных последователей, геймификация работала по полной. Неожиданная подача и пример превратили критиков в адептов. Развернутые комментарии молодых преподавателей в общих чатах доходчиво объясняли все ступени освоения инструментов и снижали уровень стресса.

Эта ситуация стала настоящей проверкой способности к мобилизации и эффективному решению задач как каждого сотрудника университета по отдельности, так и всей системы образования в целом. Было важно:

1) принять цепочку быстрых решений, составить план действий;

2) донести информацию до преподавателей и обучающихся;

3) реализовать переход процесса обучения в онлайн;

4) справиться с вопросами обучающихся, их родителей и СМИ;

5) разместить в СМИ верную информацию о происходящем.

Чтобы одним рывком осилить такой большой объем работы за два дня, нужен был верный настрой, то, что объединило бы всех в едином порыве. Мы представили задачи в виде игры или учебного кейса — вместо дискуссий, криков и штрафов, давайте посмотрим, как мы сможем это сделать все вместе и заработать очки.

Мы использовали сочетание жесткой централизации со свободным, креативным решением узких задач. Главное — сохранить контроль над усвоением учебной программы, убедиться, что все обучающиеся получают полный объем знаний. Какие именно инструменты будут использовать преподаватели имеет не столь большое значение.

Основой всей системы онлайн-обучения стал Moodle. Всего за сутки службе компьютеризации и информатизации нужно было внести недостающих преподавателей и обучающихся в систему. Чтобы все занятия шли по расписанию, служба и учебный отдел работали два дня почти полные сутки, создавая виртуальные комнаты и группы, адаптируя потоки к новому формату. В Moodle собирается основной цифровой след образовательного процесса: данные об активности преподавателей и обучающихся, посещаемость занятий, результаты тестов, эссе, исследований и т.д. Собранную базу заданий анализируют и оценивают в Data центре университета с помощью технологий ИИ (их мы использовали и раньше, но такая нагрузка на систему идет впервые, что тоже стало дополнительной «проверкой на прочность»).

Технически в пространстве Moodle можно создавать полноценные курсы с набором лекций, материалов, получать комментарии и вопросы, но кому-то для его освоения требовалось время, которого у нас не было. Здесь помогли решения, приходящие от преподавателей:

- кто-то транслирует лекции через YouTube, читает чат и отвечает на вопросы;

- кто-то использует Zoom и Google Teams;

- некоторые проводят стримы на Twitch;

- в Google Forms обучающиеся решают тесты, участвуют в опросах, сдают эссе.

- в Sutori ведут совместный конспект;

- в Zulip структурируют материал;

- Miro подходит для генерации идей во время вебинара.

Сейчас весь образовательный процесс проходит только удаленно — лекции, практики, лабораторные, семинары, групповые работы, проектная деятельность.

Атмосфера важности и срочности помогла быстро установить правила поведения обучающихся в онлайне:

- отключаем микрофоны, чтобы не было постороннего шума;

- в комментариях пишем вопросы только по теме занятия;

- настраиваем уведомления в почте, чтобы не пропустить приглашение, трансляцию и т.д;

- тем кому нужна была помощь оперативно помогали цифровые волонтёры.

Здесь помогла и неопределенность сроков нового режима обучения. Те наработки и навыки, что мы получили, будут полезны не только здесь и сейчас, но и в ближайшие недели, а, возможно, и месяцы. Все понимают, профилактика коронавирусной инфекции — серьезное мероприятие, которое проводится для безопасности каждого.

Реализуя переход в онлайн, я вновь обратил внимание на тех, кто в начале дня был против изменений. Большая часть из них уже плодотворно творила, оставшаяся малая создала чат негативно настроенных, где участники делились скринами ошибок преподавателей и язвительными комментариями обучающихся. Это было крайне деструктивно для отладки системы. Переломить ситуацию оказалось вполне возможно. Своего агента в группе я попросил собрать шквал позитивных скринов, мы договорились каждые 5-10 минут давать 5-6 позитивных примеров из разных групп (благо их сейчас более 100). В какой-то момент позитивного контента стало так много, что активность в группе начала сильно падать, а затем и вовсе сошла на нет.

К задачам согласования действий внутри университета добавились новые, начал нарастать шквал запросов с внешней стороны. Это стало проблемой номер два. К ее решению мы не могли приступить сразу, а когда начали заниматься, из искры уже разгорелось пламя. Социальные сети внесли свой вклад в развитие ситуации — часть обучающихся начала давать сбивчивую информацию, перешел ли университет в режим карантина или нет. Нашлись и те, кто практически поднял панику через СМИ. Одна из обучающихся заочного отделения обратилась к новостному паблику с просьбой разобраться, почему очники перешли на онлайн обучение, а заочники все еще учатся в аудиториях:

Такие моменты решать нужно очень быстро, иначе разрозненные вопросы могут перейти в массовую панику. В качестве срочной меры мы подготовили короткий официальный ответ: «Переход на освоение образовательных программ с помощью электронной информационно-образовательной системы университета (ЭИОС) осуществляется для обучающихся очной, очно-заочной и заочной форм обучения всех уровней образования». Затем выпустили пресс-релиз в RND news24 — крупном новостном СМИ Ростова-на-Дону в Инстаграме.

Стало ясно, насколько важно для университета иметь в штате или на постоянном контракте опытного PR-менеджера. В кризисной ситуации университет могла захлестнуть волна негодования. Посыпались бы запросы, звонки родителей и обучающихся, которых ввели в заблуждение. Это могло парализовать всю работу. Пригодилось умение наших сотрудников вовремя составить и выпустить пресс-релиз, связаться с нужными СМИ, отработать негатив.

Самые посещаемые информационные СМИ города уже в понедельник разместили у себя информацию из нашего пресс-релиза. Публикации сделали Коммерсантъ, 161.ru, Ростов Газета, Privet-Rostov.ru и другие.

Тем временем в социальные сети РГЭУ и множество пабликов студенческих организаций посыпались вопросы о новой организации учебного процесса:

Помогло то, что еще за месяц до этих событий, медиацентр расширили SMM-специалистом. К моменту перевода университета в режим карантина, мы уже объединили все сообщества обучающихся с основным аккаунтом и могли контролировать распространение верной информации. Сммщик быстро отвечал на вопросы в комментариях и сообщениях.

Эта история наглядно показала, как важно университету обладать штатом или постоянно сотрудничать на аутсорсе с минимальным набором медиа-специалистов. СММ-менеджер, журналист-копирайтер, PR-специалист — эта связка способна справиться с потоками запросов и донести до общественности верную информацию. В кризисной ситуации нет времени вводить человека в штат и объяснять особенности вашей системы. Все должно быть уже отработано. Можно сказать, нам просто повезло, что СММщик уже был, без этого последствия были бы тяжелыми. Такие выводы сделали далеко не многие университеты. Если посмотреть резюме на hh.ru, SMM-специалистов с работой с институтами за пределами Москвы почти нет. Уверен, в пост-коронавирусом мире таких специалистов будет больше.

Четкие указания и быстрая реакция на происходящее помогли перевести систему образования из реального общения в онлайн-среду. Нам конечно было важно узнать, как к таким переменам отнеслись две стороны участников — преподаватели и обучающиеся.

Преподаватели с пониманием отнеслись к новой форме работы. Многие были уже знакомы с онлайн-решениями, кто-то быстро освоился. Молодые преподаватели помогли сформировать список полезных инструментов для решения задач удаленной работы. Они с готовностью обменивались опытом и помогали менее подготовленным коллегам:

Возраст для работы в новом формате не играет большой роли, одному из самых продвинутых пользователей Moodle за 50. Конечно, были и те, кому сложно быстро перейти на удаленную систему преподавания. В основном реакция на переход была положительной:

Обучающимся адаптироваться было проще. Они уже давно пользуются онлайн-сервисами, просто сейчас будут заниматься в них чаще. Пока что мы получаем положительную обратную связь, некоторые преподаватели замечают, удаленное обучение помогло вовлечь тех, кто раньше проявлял мало активности на занятиях:

Мнения обучающихся о новом формате занятий разделилось. Тем, кто может легко организовать себя, удаленка позволила распределить время еще более эффективно:

- не нужно тратить время на дорогу или искать место на переполненных парковках рядом с университетом;

- можно больше общаться с семьей;

- появилась возможность лучше подстроить график под себя, перераспределить время на работу и саморазвитие;

- часть заданий выполнять стало проще, например, больше нет очереди для сдачи докладов;

делать задания можно там, где тебе удобно.

Другие отметили и слабые стороны онлайн-обучения. Главным минусом стало отсутствие живого общения с преподавателями и сокурсниками:

- общения с преподавателями стало меньше, часть вопросов из-за этого решаются дольше, чем обычно;

- без живого общения сложнее находить креативные решения задач в группах;

- обучающиеся получают больше заданий для самостоятельной работы.

В заочном отделении неожиданно для руководства произошел небольшой бунт. Заочники, приехавшие на консультации, 15-16 марта были отправлены на удаленку. Многие из них уже получили справки, освобождающие от работы, взяли отпуск… Неожиданное столкновение с мерами по борьбе с коронавирусами дало им ложные надежды, что с удаленной учебой нагрузка будет минимальной, а свободное время превратит сессию в настоящий отдых. Этим они с радостью поделились с сокурсниками. Но, где же бунт? Волна недовольства хлынула со стороны тех заочников, что должны были приехать в РГЭУ через две недели. Их мы сразу уведомили, все занятия переходят в ЭИОС. Вдохновившись историей более удачливых сокурсников, они начали требовать вызова в Ростов со всеми справками и освобождениями, мол, хотим здесь учиться на удаленке. В этом случае силами деканатов быстро выявили смутьянов и уже без геймификации объяснили, что действуем строго в нормативном поле и компромиссов не будет.

Обучающиеся, кстати, уже заметили, что удаленная учеба не похожа на каникулы:

В ближайшие пару недель будет ясно, есть ли серьезные проблемы в перестройке обучающихся. Университет быстро перешел на удаленку, но у кого-то могут возникнуть технические проблемы с работой с материалами из дома, например, нестабильный доступ в Интернет. Американское исследование показало, 20% студентов сталкиваются с проблемами доступа к онлайн-образованию. В России подобные исследования не проводились, можно только предполагать, будет ли у нас процент выше. Новой проблемой может стать закрытие общественных пространств доступа к Интернету, библиотек, компьютерных клубов на время карантина.

Процесс перехода от живого общения к удаленной учебе был осложнен риторикой некоторых СМИ, которую подхватили обучающиеся: «у нас все в порядке, коронавирус придумали, чтобы богатые русские меньше за границу ездили. Наши курорты теперь будут развивать». В таком контексте приходилось маневрировать между Сциллой и Харибдой. С одной стороны есть сроки перехода и объективное понимание нарастания статистики зараженных, с другой народ считает вирус чем-то далеким и ненастоящим.

Итак, как нам удалось со всем справиться? Это стало возможно благодаря сочетанию нескольких факторов — мобилизации всех сил университета, подготовленной базы, работы с инфополем не только внутри системы, но и вне нее, создания подходящей атмосферы и задействования коллективного креатива. Давайте посмотрим, как показал себя каждый из них:

Мобилизация — важная способность каждого из нас и нашей системы в целом. С необходимостью срочного перехода на удаленное образование столкнулись университеты многих стран, но далеко не все из них смогли перестроиться молниеносно, одним рывком. Например, Гарвардский университет отвел на переход две недели. Возможно, быстрая реакция в условиях «здесь и сейчас» — одна из наших национальных особенностей. Вспомните невероятные достижения наших ученых в сжатые сроки: первый полет в космос Юрия Гагарина, первый выход в космос Алексея Леонова. Одна из базовых черт российского научного сообщества — быстрая адаптация. В этом кейсе она помогла нам моментально найти оптимальные решения срочных задач и перестроить систему обучения без потери объема знаний, который должны освоить обучающиеся.

Уже в прошлом году мы начали вводить изменения, позволяющие сделать управление учебными процессами более централизованным, а саму систему более гибкой. Проработали сразу несколько сфер:

- Начали активнее работать с Moodle, чтобы расширить возможности образовательного процесса;

- Наняли SMM-специалиста, который не только развивал социальные сети университета, но и стал своеобразным посредником между руководством и сообществами обучающихся;

- Начали формировать навыки работы с созданием онлайн курсов у инициативной части профессорско-преподавательского состава университета.

- Планомерно внедряли в учебные планы проектную работу (в том числе и в удаленном формате).

Все это не было предвосхищением текущей ситуации. Никто не ожидал, что в 2020 году нужно будет сделать рывок перехода с привычного формата образования в онлайн-среду. Но уже тогда были видны точки роста, с которыми мы начали вовремя работать.

Большое значение имела слаженная работа руководства университета и пресс-службы. Мы не только решали вопросы внутренней реорганизации процессов, но и отслеживали информационное пространство вокруг. В течение суток разместили верную информацию в СМИ:

- подготовили пресс-релиз;

- дали официальный ответ на публикацию с ошибочными сведениями;

- распространили указания среди обучающихся с помощью официальных пабликов;

- сделали скрипт ответов на частые вопросы, которые появлялись в сообществах университета.

Важно было не делать пауз, не дать паникерам возможность «домыслить» и внести сумятицу в происходящее. Менее подготовленный штат вполне мог столкнуться с серьезным ударом по имиджу университета. В такие моменты вспоминается история с нераскрывшимся кольцом на Олимпиаде в Сочи. В первые пару минут всем показалось, что это просто кошмар, но PR-команде удалось сделать из ситуации позитивное воспоминание и даже продать сувениры с непредвиденной символикой.

Практика показала, брать во внимание нужно не только официальные СМИ, но и работать с лидерами мнений в социальных сетях. В Вконтакте, Facebook, Одноклассниках или Instagram ситуация может очень быстро развернуться не в вашу пользу. Чтобы повлиять на это, нужно как минимум отслеживать теги университета, упоминания и реагировать на сигналы от обучающихся из групп в мессенджерах WhatsApp, Telegram, Viber.

Быстро перестроить систему помогла атмосфера важности, срочности. Пандемия активно обсуждается во всех СМИ, люди видят, что другие страны вводят ограничения, правила, стараются защитить друг друга. Это позволило избежать ненужных шуток и бесцельного обсуждения.

Правила формировались оперативно и также быстро принимались в работу. И преподаватели и обучающиеся отнеслись к ситуации серьезно и конструктивно. Быстро находили решения вопросов внутри групп, единогласно приняли условия поведения на онлайн-занятиях.

Новый формат обучения — вызов для всех участников образовательного процесса. Нужно найти лучшее сочетание технических инструментов, решить проблемы удаленного доступа. В отличии от западных примеров перехода, где каждый институт жестко регламентирует список сервисов, мы оставляем пространство для креатива. И здесь как в фильме Лошака о русском интернете — там, где у наших людей есть свобода и цель, они способны добиваться поразительных результатов для всего мира. Сохраняя основным местом хранения информации Moodle, каждый преподаватель формирует собственную цифровую среду. Уже сейчас сообщество преподавателей самостоятельно делает выводы о разных инструментах на основе опыта друг друга. Так мы можем найти наиболее эффективное сочетание сервисов для каждого предмета. В будущем этот опыт приведет к формированию более четких правил взаимодействий, но любой преподаватель сможет работать в комфортной для себя цифровой среде — кто-то выберет Zoom, кому-то подойдет Twitch.

В задаче быстрого перехода от привычных процессов преподавания к удаленному формату нам удалось сохранить баланс между тремя составляющими больших и срочных перемен:

1) Это серьезно. Перевести на обучение в ЭИОС необходимо 100% студентов и сделать это быстро. Значит, каждому придется отложить текущие дела, отдых, планы и сосредоточиться на решении задачи;

2) Без паники. Перегнув с серьезностью задания, можно вместо оперативной работы получить панику, неуверенность и даже апатию. Здесь отлично помогает настрой на игру — то, где есть четкие правила, где каждый вовлечен в результат. В играх любят участвовать все;

3) Давайте воспринимать это как игру. Эффективность такого представления ситуации отлично иллюстрирует фильм «Жизнь прекрасна». Именно этот фильм мы приводили как пример, мотивируя преподавателей присоединиться к общему делу и относиться к происходящему более легко. Военный пример со счастливым концом. Какой еще образ мог бы мотивировать лучше?

Эту позицию мы планомерно распространяли по горизонтали — от руководства университета до преподавателей и обучающихся. Быстро работали с теми, кто пытался создать панику или обесценить решения — уводили на разговор в личку. Это невероятно важно, никогда не позволяйте тем, кто устраивает истерику или недоумевает, используя тысячу знаков препинания и эмодзи, ставить под сомнения ваши решения.

Сейчас мы продолжаем тестирование и оптимизацию новой системы, делимся опытом с коллегами, отбираем лучшие наработки. Основная задача уже решена — процесс обучения продолжается, а обучающиеся имеют возможность освоить программу в полном объеме.

В итоге мы получим большой опыт работы с различными инструментами и сможем сформировать несколько пакетных вариантов для повышения квалификации преподавателей. В глобальном масштабе большое количество сформированного и систематизированного контента позволит множеству людей, заинтересованных в знаниях, проходить обучение полностью дистанционно, закрывать узкоспециальные пробелы в знаниях, осваивать целые специальности полностью с помощью видеолекций.

Этот тренд уже подтверждает опыт Zoom, их акции выросли на 40% всего за три месяца на фоне коронавирусного карантина. Читающему этот материал бизнес сообществу стоит обратить внимание на инсайт роста акций компаний, связанных с удаленным образованием. Наверняка в ближайшее время мы увидим рост и у других компаний. Dropbox владеют целым рядом инструментов для обучения, в том числе чатом Zulip, которы студенты начали активно использовать для коммуникаций. У Google очень много инструментов от всем известных Google Docs, до набирающих популярность Google Classroom. Конечно же это и Twitch и Youtube, которым обучающиеся дадут дополнительный импульс для роста, как только западные университеты тоже массово запустят онлайн обучение. То есть в течении 1-2 недель.