Скринкаст VS Инструкция (памятка) VS Тренажер: какой формат лучше?

Спойлер: никакой формат не лучше. У каждого формата есть свои плюсы и минусы, и именно о них мы поговорим в этой статье. Для каждой задачи свой формат.

Сотрудники любой компании ежедневно пользуются огромным количеством программных продуктов, начиная с широко известных Word и Excel и заканчивая каким-то специфичным «самописным» софтом, например, веб-интерфейсом для оформления отпусков или программой для выдачи кредитов. И если работать в Word умеют многие новые сотрудники (про Excel тут сознательно не упоминаю), то выдавать кредиты и оформлять отпуска совершенно точно нужно учить.

Какой формат подачи материала выбрать? Начнем с самого простого формата — с инструкций.

Инструкция (памятка) — это краткий справочный материал, который содержит необходимые инструкции, пояснения и примеры для выполнения конкретной задачи. Грубо говоря, это PDF-файл (или лендинг) со скриншотами программы и текстовыми комментариями.

- Можно быстро найти нужную информацию. Например, когда нужно «подсмотреть» какой-то шаг в работе с ПО.

- Если действие требуется выполнять регулярно, сотрудник может скачать памятку и «подсматривать» в неё.

- Ссылку на памятку легко интегрировать в любой процесс.

- Самый технически простой формат. Легко и быстро разрабатывать и вносить правки. С разработкой памятки без проблем справится любой предметный эксперт.

- Не самый наглядный формат. Разобраться в работе сложного ПО может быть непростой задачей.

Вывод: отлично подходит для решения простых задач и задач, которые пользователи решают не часто (оформление отпуска, заказ справок и т.д.).

Скринкаст (screencast) — это видеоформат, в котором записывается экран компьютера (в нашем случае — выполнение какой-то операции в ПО) и сопровождается звуковыми и/или визуальными подсказками и объяснениями происходящего на экране.

- Смотришь, что происходит на экране, и повторяешь — максимально просто и интуитивно понятно.

- Информация предоставляется через два канала восприятия и лучше усваивается.

- Визуальное восприятие и демонстрация действий создают более полный контекст, что помогает пользователю лучше понять и усвоить материал.

- Более интерактивный формат обучения, чем памятка, делает процесс обучения более вовлекающим.

- Не самый удобный формат для быстрого поиска информации. Конечно, в видео можно выставить таймкоды. Если у вас есть такая возможность — этот минус можно устранить.

- Неудобно вносить правки, особенно если скринкаст снят с озвучкой. На тембр, тон, высоту и прочие характеристики голоса влияет множество факторов, из-за чего крайне сложно сделать идентичную запись даже на следующий день. Если вы переозвучите какой-то фрагмент текста спустя время — это будет видно, и скринкаст будет похож на «лоскутное одеяло». Зритель это сразу заметит. Еще хуже, если сотрудник, озвучивающий запись, уволился. В таком случае весь скринкаст придется переозвучивать. Скорее всего, сервисы по ИИ-озвучке текста смогут решить эту проблему в ближайшем будущем. Уже сейчас качество озвучки близко к удовлетворительному.

- Исходники видео занимают много места. Конечно, можно не хранить исходники, а вносить правки в готовые материалы. В таком случае после каждого внесения правок качество видеоряда будет ухудшаться. Также не получится качественно внести правки в видео, в котором есть фоновая музыка (если потребуется вырезать, добавить или переозвучить фрагменты видео — «стыки» в музыке будут отчетливо слышны).

- Не всегда есть доступ к ПО, по которому делается скринкаст, следовательно, видео для скринкаста должен записывать эксперт. У эксперта зачастую нет доступа к необходимому ПО для записи экрана.

- Нужен качественный микрофон. Видео с некачественным звуком смотреть невозможно. Проблему с оборудованием может решить сервис с ИИ от Adobe, но в любом случае запись на хороший микрофон звучит лучше.

Вывод: если у вас задача сложнее, чем помочь сотруднику оформить отпуск в кадровом ПО, скринкаст — очень эффективный инструмент. Но если нюансы работы в ПО часто меняются, лучше лишний раз подумать, хватит ли у вас ресурсов вносить правки в учебный материал.

Тренажер по работе в программном обеспечении — это интерактивный обучающий инструмент, который симулирует реальные условия работы с программой, позволяя пользователям практиковаться в выполнении различных задач.

- Возможность практиковаться в «реальных» условиях с немедленной обратной связью.

- Способствует накоплению практических навыков и уверенности в использовании ПО.
А что мешает сотруднику смотреть видео или читать памятку и одновременно выполнять необходимые действия в программе? Действительно, если сотрудник будет читать памятку и одновременно выполнять действия в ПО, он также будет практиковаться. Если мы в очередной раз вернемся к кейсу с оформлением отпуска, совершенно точно, сотрудник так и сделает: будет изучать памятку и оформлять себе отпуск. При этом такой подход может не сработать, если мы учим сотрудника «перед боем», например, учим оформлять кредитные продукты. В начале обучаем — потом уже допускаем сотрудника к выполнению реальных задач.

Что может пойти не так:

А. Сотрудник может просто прочитать памятку или посмотреть видео и не закрепить знания на практике.

Б. Не любой софт позволяет делать в нём тестовые действия. Например, мы не можем ввести в базу данных несуществующего человека и выдать ему ненастоящий кредит.

- В формате тренажера мы можем не только «давать» знания, но и проверять их, предоставляя тестовые задания без подсказок.

- Какая-никакая, да иммерсивность*.
Иммерсивность — способ восприятия, создающий эффект погружения в искусственно созданную среду (как будто мы выполняем настоящую задачу в настоящем ПО).

- Обучение на тренажере занимает у пользователя больше времени.

- Пользователи сильно устают от выполнения большого количества простых и однотипных действий.

- Если ты умеешь работать в программе, но нужно «подсмотреть», как сделать какой-то определенный шаг, тренажер будет самым неудобным форматом.

- В отличие от памяток и, в некоторых случаях, скринкастов, предметные эксперты точно не смогут собирать и актуализировать учебные материалы в формате тренажера.

- Не все механики легко воссоздать, используя конструкторы. Например, довольно часто используемые в веб-интерфейсах аккордеоны или выпадающие списки автозаполнения (datalist) скорее всего придется собирать, используя JavaScript, что увеличивает время разработки.
Конечно, можно отказаться от сборки сложных элементов и показывать их условно. В таком случае наш тренажер будет становиться всё менее тренажером и всё больше неудобной памяткой.

Вывод: хорошо подходит для обучения работе в сложном ПО, особенно если нет возможности попрактиковаться в реальной программе.

Выбор формата учебного контента напрямую влияет на учебные результаты. При этом важно учитывать не только потребности бизнеса, но и свои ресурсы по разработке. Лучше иметь всегда актуальный контент в простом формате, чем не совсем корректный, но более вовлекающий.

Кстати, я веду свой канал в Телеграм про разработку курсов. Рассказываю о своем опыте и простых решениях сложных задач, в том числе и о монтаже скринкастов и разработке тренажеров ПО. Присоединяйтесь.