Инструкция по цифровизации. Как запустить цифровую трансформацию вуза и правильно организовать процесс

Российские университеты постепенно включаются в цифровую трансформацию, к новому учебному году в вузах должны появиться «цифровые» проректоры, которые вместе со своими командами возглавят процесс. Как организовать работу, какие изменения предполагает цифровая трансформация и что к ней ошибочно относят, рассказывает Дмитрий Корэ, директор по продуктам и маркетингу Университета 20.35, проректор по цифровой трансформации МФТИ.

Не так давно была введена должность проректора по цифровой трансформации. Насколько данная инициатива своевременна и необходима? И насколько активно российские вузы в нее включаются?

Я считаю, что должность проректора по цифровой трансформации для вузов не просто необходима, заместитель первого лица по цифровой трансформации в любой сфере – будь то образование, промышленность, что угодно еще – это насущная необходимость! Почти полтора года назад было распоряжение Правительства РФ о введении такой позиции во всех сферах деятельности. Дело в том, что наш мир давно уже стал цифровым: мы живем в эпоху цифры, даже если не применяем ее в своей рабочей деятельности.

Мы все живем с гаджетами, пользуемся соцсетями и мессенджерами – наше общение давно уже перешло в мир цифры. И не использовать эти возможности для развития бизнеса не только странно – но, как мне кажется, шаг назад. Если мы используем бумагу или даже простые Excel-таблицы – это уже паллиатив.

Поэтому да, такая должность в вузах необходима. И общаясь с коллегами из сферы образования, я вижу, что практически все вузы исполнили полученные указания от руководства страны и активно включаются в этот процесс. Кто-то более активно, кто-то менее – но включаются.

Что входит в зону ответственности проректора по цифровой трансформации в вузах?

Чтобы ответить на этот вопрос, нужно для себя понять – и это большая проблема не только образования, а многих сфер – что цифровая трансформация это не про IT. Хоть многие и думают так до сих пор.

Поэтому в область деятельности, в частности, проректора по цифровой трансформации входит не только и не столько внедрение IT-технологий и формирование информационных систем, а, в первую очередь, попытки изменения подходов к рабочим процессам всего вуза и управление этими изменениями.

Чтобы реализовать цифровую трансформацию вузов, необходима команда. Кто в нее должен входить и как распределяются задачи?

В саму команду, естественно, должно входить все руководство образовательного учреждения. Сюда должны входить проректоры и по учебной, и по научной деятельности, также по экономике, финансам и АХО. Вся верхушка управления вузом – директора школ, деканы факультетов – они все должны входить в эту команду.

И, естественно, кроме них, в команду должны входить руководители тех подразделений, чья деятельность должна переводиться в цифру. В том числе и айтишники.

На ваш взгляд, какие 3-5 первоочередных изменений должны произойти в вузах в рамках цифровой трансформации?

У каждого руководителя есть свой личный взгляд на этот вопрос. Лично я считаю, что помимо устанавливающих документов, стратегий, концепций (понятные вещи, документальная некая обвязка), есть организационные документы, которые касаются изменений в бизнес-процессах… Описать все невозможно, поскольку образовательные учреждения – это живой организм, в котором процессы могут меняться по ходу деятельности. И попытки описать их в моменте обречена на провал.

Но при этом, одни из первых действий, которые, как мне кажется, необходимо осуществлять – это переход к политике управления данными. Нужно определить людей, структуру, ответственных за тот или иной набор данных. Для примера: за финансы, начисления, выплаты и прочее отвечает бухгалтерия, за кадровые данные – HR-служба. И так далее. Вот первое: это переход к управлению данными и определению зон ответственности.

Второе – моя личная профессиональная точка зрения – если смотреть на цифровизацию любого учреждения, станет понятно, что есть много не сильно связанных между собой областей деятельности, которые так или иначе могут быть автоматизированы. И для того, чтобы они (эти информационные системы) между собой могли общаться, чтобы был единый процесс управления данными, необходимо нечто, называемое «интеграционной шиной».

Что это?

Понятно, что автоматизировать все подряд невозможно – не хватит ни сил, ни возможностей.

Дальше уже каждое образовательное учреждение выбирает для себя ту область деятельности, которую нужно автоматизировать в первую очередь. Мне кажется, что самое основное – учебный процесс. В принципе, в вузе есть 4-5 видов деятельности, которые можно выделить в крупные блоки:

• учебная деятельность,
• внеучебная деятельность,
• АХО (административно-хозяйственная деятельность),
• наука,
• управление кампусом (корпуса, общежития, прочая инфраструктура).

Когда есть интеграционная шина, нужно выбрать один вид деятельности – и начинать спокойно приводить его в цифровой вид. А дальше уже можно расширяться. Почему учебная деятельность первая? Удобно, когда студенты могут через мобильное приложение посмотреть расписание занятий, попасть на лекцию онлайн и так далее. Ведь цифровизация направлена, в первую очередь, на удобство тех, кто ей пользуется.

В России в отличие от других стран процесс цифровой трансформации высшей школы запущен относительно недавно. Остро стоит вопрос подготовки управленческих команд, которые будут способны эффективно проводить необходимые изменения. Есть ли уже какие-то образовательные программы для сотрудников вузов, которые занимаются цифровой трансформацией? Какие возможности в этой части есть у региональных вузов?

Я не соглашусь с первой частью постановки вопроса. Потому что не только у нас – процесс цифровой трансформации во всем мире-то недавно запущен! И я не сказал бы, что мы отстаем от кого-то: идем в одинаковом темпе и находимся примерно на одинаковом уровне. Но что касается команд и курсов, которые могут позволить людям проводить изменения… Да, такие курсы есть. Но их пока не очень много – они только формируются.

Понятно, что они есть на платформе Университета 20.35, они есть в Казани, в «Иннополисе». Есть еще ряд вузов, которые в той или иной степени проводят образовательные программы для команд, занимающихся цифровой трансформацией образовательных учреждений. Но, как лично мне кажется, тут есть проблемы, которые нужно решать.

Первая из них: нет единых правил и стандартов, по которым все бы обучали одному и тому же. Закрепленных, выбитых в камне стандартов сегодня нет – а если они и есть, то не внедрены. Вторая проблема: обучение проходит достаточно разрозненно. Мне кажется, что было бы правильным, чтобы те, кто учат команды, находились в некоей синергии между собой – в рамках нацпроектов, иных направлений. Но чтобы эти учреждения были в альянсе, в консорциуме. То есть, были вместе и распределяли между собой тех, кого нужно учить.

Еще одна банальная проблема: любое обучение стоит денег.

Решить эту проблему могли бы, как ни странно, цифровые технологии: методики удаленного обучения, интенсивы в онлайн пространстве и т. д.

К слову о подготовке команд по цифровой трансформации. Такая программа готовится и в Университете 20.35. Когда она появится и что будет включать?

Программа появится в ближайшее время. Учить Университет 20.35 будет не отдельных людей – а именно команды. Проводить обучение тому, как и что команда должна сделать, чтобы свой вуз привести в современный вид. Мы стремимся к тому, чтобы это появилось как можно быстрее.

Что бы вы могли посоветовать своим коллегам, занимающимся цифровой трансформацией, которые только начинают запускать процесс в своих вузах?

Первое и самое главное: заручиться поддержкой руководителя вуза. Второе: заручиться поддержкой (и объяснить, почему это надо, что из этого получится) членов ректората, членов администрации образовательного учреждения. Надо для себя понимать, что любой переход в цифру – помимо удобства и новых технологий – несет в себе несколько ключевых вещей:

• намного большая прозрачность,
• необходимость заставить себя жить в новом мире.
  

К сожалению, очень часто сталкиваемся с тем, что люди, свободно пользующиеся смартфонами и соцсетями в жизни – в работе не готовы делать это. По разным причинам. Например, 20 лет назад, когда внедрялись бухгалтерские программы, был целый «бунт бухгалтеров», что им удобнее считать на счетах – а не в Excel или условном 1С. А сейчас к этому все привыкли.

Помимо того, чтобы заручиться поддержкой руководства вуза и коллег-проректоров, третий совет: объясняйте. Очень много объясняйте всем ключевым участникам жизни вуза – почему это надо, как им от этого станет легче, какие плюсы они получат. Пока не сформируется «критическая масса» тех, кто готов к изменениям – они будут проходить с болью, кровью и нежеланием.