Финансы
Gleb Litvin
184

Автоматизация учёта финансов в российском бизнесе: текущее состояние и тренды

Почему по-прежнему 8 из 10 компаний используют Excel для управленческого учета, и как выбрать подходящее решение для своего бизнеса.

В закладки
  • Время чтения 5 минут
  • Для кого статья: собственники и руководители бизнеса

Облачные технологии уже стали неотъемлемой частью нашей жизни, каждый день мы используем мобильные приложения, смотрим фильмы в онлайн-кинотеатрах, храним фотографии и документы на удаленных серверах.

Аналогичная ситуация и в бизнесе: компании активно используют облачные бухгалтерии, CRM-системы и даже виртуальных помощников. Такой тренд достаточно легко объяснить: предприниматели экономят до 40-50% на операционных расходах. Но почему же по-прежнему 8 из 10 компаний используют Excel для управленческого учета? И как выбрать подходящее решение для своего бизнеса?

Курс на автоматизацию финансов. Почему время Excel прошло?

Финансовый менеджмент в целом и автоматизация учета финансов в частности — важнейшая составляющая бизнеса. Оцифровка бизнеса помогает понять, за счет чего формируются доходы и расходы, какие показатели в бизнесе нужно изменить, чтобы прибыль была больше. Чем детальней будет учет, тем больше различных показателей вы будете учитывать, и с большим количеством данных вы сможете работать.

К примеру, в автобизнесе можно учитывать только модель машины. Это покажет управленцу, какие серии продаются лучше и, следовательно, на них нужно делать упор, закупать больше таких серий. Но если компания будет фиксировать, с каким двигателем клиенты предпочитают покупать автомобиль, с какой комплектацией, какие менеджеры продают больше, какие сделки были потеряны и почему (например, в наличие не было определенной модели) — на выходе управленец получит более детальный анализ, а значит, принятие тех или иных решений будет более рациональным.

Станислав Кутузов

При этом финансовый менеджмент — одна из самых консервативных составляющих бизнеса. Если в продажах и маркетинге все может измениться очень быстро (появятся новые источники трафика, тренды и методологии продаж), то в финансах все не так. Формы отчетов, способы формирования бюджета компании и аналитики остаются прежними на протяжении многих лет. Возможно, именно такой консерватизм, сейчас препятствует переходу на новые программы, (к примеру, на SaaS сервисы).

Тренды и мифы в автоматизации учета финансов

Основной тренд сегодняшнего дня — переход на облачные системы. Эксперты в сфере IT неоднократно предсказывали рост SaaS в России и мире. Среднегодовой рост этого рынка в России составляет 20-30%: растет популярность облачной инфраструктуры бизнеса, появляются новые игроки на рынке, в том числе и западные. Сами сервисы добавляют новые возможности, что делает их более функциональными.

Причиной того, что в российском бизнесе облачные сервисы для ведения учета финансов не так популярны, как на западе, могут быть опасения и недоверие в целом ко всем облачным сервисам: «мои данные будут храниться в каком-то облаке и их могут украсть». Также есть 3 мифа, применительно непосредственно к SaaS для учета финансов. Рассмотрим каждый из них.

Миф 1. Финансовый менеджмент — это привилегия больших компаний

Действительно, в крупных компаниях дела с финансовым менеджментом обстоят значительно лучше: всегда есть опытный финансовый директор, прописанные регламенты и бюджеты. Но это не отменяет тот факт, что для успешного существования и развития любого бизнеса, нужен контроль за денежными потоками и прибылью. Каждый предприниматель, вне зависимости от сферы бизнеса и оборотов компании, должен хорошо ориентироваться в управленческой отчетности, ведь деньги — это «пульс» компании.

Миф 2. Автоматизация - это долго и дорого

Это мнение многих опытных предпринимателей, и оно по-прежнему культивируется интеграторами различного ПО. Облачные технологии, в отличии от стационарных программ, не требуют усилий на установку, специальных серверов и внедрения. Они интегрируются с привычными бухгалтерскими системами, такими как «1С», и сразу готовы к работе.

Миф 3. Слишком долго привыкать

Внедрение нового ПО и сервисов — это всегда испытание для бизнеса. Стоит вспомнить любое внедрение крупной системы, где отделы сопротивлялись нововведениям. Однако, если взглянуть на ситуацию под другим углом, финансы — это фундамент любой компании. Отчеты требуют максимальной точности и даже малейшие сомнения или ошибки в расчетах могут стать критичными для бизнеса.

Как выбрать сервис или программу для автоматизации управленческого учета финансов?

Выбор подходящего продукта важный и ответственный момент. Конечно, поменять сервис можно, но делать это каждый год нецелесообразно. Поэтому изначально нужно проанализировать собственный бизнес, чтобы понимать, какой должна быть система, а при выборе программы обратить внимание на все нюансы, от которых впоследствии может зависеть эффективность работы. Главное правило: ПО должно подстраиваться под ваш бизнес, а не вы под ПО.

Совет №1. Постановка задач

Важно понимать, какие у вас есть бизнес-задачи, какие задачи должен решать продукт и какие метрики он должен показывать.

Любая система учета финансов - должна помогать бизнесу увеличить прибыль и способствовать развитию компании. В этом смысле нужно понимать, за счет чего тот или иной продукт даст мне возможность дополнительного заработка. Даст ли он всю необходимую для этого аналитику?

Совет №2. Наличие интеграций

Если вы уже используете какие-то программы по аналитике и хотите перенести данные во внедренный продукт, нужно уточнить, есть ли у выбранного продукта интеграция с вашими программами, например, той или иной версией 1С. Если интеграции нет, вам придется переносить все данные вручную или прибегнуть к помощи специалиста.

Совет №3. Взгляд в будущее

При выборе продукта и необходимого функционала стоит задуматься над дальнейшими перспективами. Ваш бизнес может вырасти, а следовательно, вырастут и требования к системе. Поэтому важно сразу заложить функциональность продукта, которая может потребоваться через какой-то промежуток времени, либо предусмотреть возможность безболезненного перехода на более старший продукт линейки без дополнительного обучения и с сохранением имеющихся данных.

Совет №4. Развивается ли сам продукт?

Многие сервисы часто выпускают различные дополнения и обновления. Знание о наличии обновлений для рассматриваемого продукта, покажет отношение разработчиков к своей системе. Также можно поинтересоваться: какие обновления планируются и какие новые функции могут появиться в ближайшее время?

Совет №5 Цена, команда, интерфейс

Если сразу несколько продуктов отвечают вашим бизнес-требованиям, имеют нужные интеграции и в принципе схожи друг с другом, помогут с выбором обычные сопоставления по цене, команде (как выстроена коммуникация с клиентом), интерфейсу (что в целом вам нравится больше?)

В целом, если вы выбрали подходящий именно вам продукт, единственная проблема и трудность, которая может возникнуть при оцифровке и переходе на новый продукт — адаптация. Как и с любым новым продуктом, с программой для оцифровки нужно научиться работать.

Порядок в финансах и их автоматизация обеспечит вашему бизнесу устойчивость и возможность развития на долгосрочный период. Главное — начать вести учет и научиться более глубоко смотреть на свой бизнес. По сути, учет можно вести и на листке бумаги. Но чем больше ваш бизнес, чем больше в нем данных, которые нужно учитывать, тем «ведение учета в собственном блокноте» усложняется. Вы начнете путаться и допускать ошибки. Тогда у вас самих перед глазами встанет ситуация необходимости внедрения более надежного инструмента. Кому-то будет достаточно Excel, кому-то нужна уникальная кастомизация, а кому-то подойдет функционал одного из SaaS-сервисов.

Материал подготовил директор по развитию сервиса управленческого учета Финансист Глеб Литвин.

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Gleb Litvin", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 3, "likes": 0, "favorites": 9, "is_advertisement": false, "subsite_label": "finance", "id": 114343, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Mon, 23 Mar 2020 09:08:55 +0300", "is_special": false }
Создать объявление на vc.ru
Дизайн
222 иконки для ИТ-компаний и digital-продуктов. Бесплатно и без регистрации
За прошлый год мы в Embacy создали 47 фирменных стилей, в основном для диджитал-продуктов. В каждом проекте были…
0
3 комментария
Популярные
По порядку
1

Спасибо, Глеб!
Так, а сервисы какие подойдут? ) Теория есть, но это только теория
Приведите, пожалуйста, примеры

Ответить
1

Эксель не умрет, т.к. бесплатно и можно скачать + для совсем маленьких бизнесов затраты на фин.сервис дорого. По-этому люди готовы помучатся в эксели

Ответить
0

Олег, все зависит от размера вашего бизнеса и особенностей учета. Если условно поделить на 3 сегмента по выручке: 
- До 60 млн. выручки - Финолог (finolog.ru) 
- От 60 млн. до 1 млрд. - Финансист (fin-ctrl.ru)
- от 1 млрд. - Битфинанс (spb.bitfinance.ru) 

Разумеется, есть и аналоги. В каждом конкретном случае, нужно смотреть и тестировать под свои задачи :) 

Ответить

Прямой эфир