Финансы
S4 Consulting
4606

Экономика бухгалтерии

Рассказываем, как оценить производительность штатной бухгалтерии и рассчитать эффективное время работы бухгалтера, и почему штатная бухгалтерия не всегда оптимальное решение для бизнеса.

В закладки

Эта статья будет полезна для предпринимателей и руководителей, которые задаются вопросами:

  • Не раздут ли штат бухгалтерии?
  • Нагружен ли бухгалтер задачами на полный рабочий день?
  • Какие функции выполняет бухгалтер и какое примерное количество времени он затрачивает на выполнение этих функций?
  • Насколько можно увеличить производительность бухгалтерии?
  • Как оптимизировать расходы на бухгалтерию?

Навигация

1.3. Итоги

2.4. Итоги

3.3. Итоги

Штатный бухгалтер

Рассмотрим ситуацию, когда предприниматель решает нанять штатного бухгалтера, так как ему необходимо вести учет.

Расходы

Зарплата штатного бухгалтера 80 000 рублей на руки в Москве. Расходы в этом случае:

  • 80 000 × 1,49 = 119 200 рублей с НДФЛ и страховыми взносами.
  • Кадровые риски — увольнение и поиск нового сотрудника. Предположим, что предприниматель будет пользоваться кадровыми агентствами. Их вознаграждение ≈ зарплате на руки специалиста за один месяц. Предположим, что в среднем бухгалтер будет работать 2 года. Дополнительные расходы ≈ 5% от зарплаты на руки.
  • ПО, сервер, техника, расходы на офис, канцелярию — эти расходы составляют порядка ~7 500 рублей в месяц на штатного бухгалтера.
  • В расчетах не учитываем возможные риски с доначислением штрафов и пени.

Общие расходы составят:

  • 80 000 × (1,49 + 0,05) + 7 500 = 130 700 рублей в месяц

Обязанности бухгалтера

Обязанности бухгалтера можно фундаментально поделить на 3 блока:

  • Настройка учетной системы: от описания и внедрения учетных процессов и разработки учетной политики, до настройки ПО (с помощью программиста 1С) и разработки инструкций по работе с этим ПО.
  • Расчет налогов и зарплаты, подготовка отчетности, ведение кадров, взаимодействие с госорганами.
  • Работу с документами и их вводу в 1С, а также работу с банком.

Определим необходимую квалификацию специалиста на каждый блок работ.

Настройка учетной системы

Описать и стандартизировать учетные процессы, разработать учетную политику и формы управленческих отчетов, автоматизировать учетные процессы и ПО. Зарплата специалиста, который сможет выполнить такую работу начинается от 100 000 рублей на руки в Москве (чаще всего это уровень 150 000 рублей на руки, плюс ему в подмогу может понадобиться 1С программист).

Специалист, который претендует на 80 000 рублей на руки также может справиться с этой задачей, но насколько качественно он ее выполнит и вообще выполнит ли неизвестно, особенно, если учет ведется в сложном программном продукте 1С: УТ, КА, УПП, ERP.

Налоги, зарплата, отчетность, кадры

На расчет налогов и зарплаты, общение с налоговой, ведение кадров, а также составление отчетности будет уходить примерно 35% рабочего времени бухгалтера в единственном лице. На эту работу нужно нанимать человека, который имеет опыт и знания. Сильный ведущий бухгалтер в Москве получает 80–100 000 рублей на руки.

Работа с документами

50–60% рабочего времени бухгалтер в единственном лице тратит на работу с документами, банком и коммуникацию с контрагентами. С этой работой справится младший бухгалтер после университета, либо с небольшим опытом и с зарплатой 40 000 рублей (с налогами и кадровыми рисками это 61 600 рублей в месяц). При условии, если учетная система настроена и есть руководитель, который контролирует работу младшего бухгалтера.

Итоги

То есть, для постановки и ведения учета нужны 3 разных специалиста (на самом деле больше), которые будут выполнять тот функционал, под который заточены их навыки. Нанимать всех троих будет очень накладно и нелогично, так как из–за отсутствия нагрузки они будут «гонять чаи», а общий расход на ФОТ приблизится к 300 000 рублей/месяц в Москве.

Поэтому, предприниматель нанимает одного человека, который будет делать всё.

При этом в большинстве случаев предприниматель не рассчитывает примерные трудозатраты сотрудника на ведение учета.

Аналогия: предприниматель решает купить линию производства за 10 млн рублей с максимальной нагрузкой в 100 000 единиц продукции в месяц, однако какая нагрузка будет в реальности предприниматель не знает. Может быть 5 000, 20 000 или 150 000 единиц продукции в месяц.

Выводы

  • У человека может не хватить знаний и навыков для настройки учета. Частая ситуация, когда предприниматель занимается проектными работами, торговлей или производством, а учетная система не формирует корректные и нужные управленческие отчеты: не считает себестоимость или валовую прибыль.
  • Большую часть своего времени (60%) сотрудник будет выполнять работу, которая не соответствует его уровню квалификации (работать с первичкой и банком).
  • У сотрудника снизится производительность, так как он будет на «все руки мастер».
  • В большинстве случаев отсутствует ресурсное планирование. Если сотрудник будет недогружен, то предприниматель будет платить за «нахождение в офисе».

Для предпринимателя важно, чтобы бухгалтерия давала цифры по бизнесу (управленку), считала минимальные налоги и ела мало ресурсов. С налогами и управленкой штатный бухгалтер может справиться, а с точки зрения расхода ресурсов (временных и финансовых) штатный бухгалтер не всегда оптимальное решение.

Почему бухгалтер просит себе на помощь еще одного сотрудника? Почему бухгалтер распивает чай, а не работает? Почему каждый квартал бухгалтер работает до 12 ночи? Может ли бухгалтер взять на себя больший объем работы? Как можно оптимизировать работу бухгалтерии?

Ответ на эти вопросы кроется в ресурсном планировании и знании процессов бухгалтерии.

Расчет трудочасов на ведение бухгалтерии

В 99% случаях, когда предприниматель ищет бухгалтера в штат, он не рассчитывает примерные трудозатраты человека на ведение учета (так как просто не разбирается в этой кухне).

Поэтому, компания не может объективно оценить сколько человек нужно для ведения учета, а также их реальную нагрузку полезной работой.

Рассчитаем количество рабочих часов в месяц у бухгалтера:

  • Рабочий день 9 часов (1 час обед) = 8 эффективных часов работы.
  • Количество рабочих дней в месяц = 21. Не учитываем праздники, больничные, отпуск, так как требуемый объем работ в любом случае придется выполнить.
  • 8 × 21 = 168 рабочих часов в месяц — это теоретический потолок. На практике это время меньше, так как эффективно работать все 8 часов в день невозможно.

Тестовая компания

Бухгалтер будет вести учет в компании:

  • ООО на ОСН без имущества и дополнительной специфичной отчетности. По организации сдаются стандартные отчеты: бухгалтерский баланс, налог на прибыль и НДС.
  • Количество документов поступлений = 200 в месяц
  • Количество документов реализаций = 50 в месяц
  • Количество сотрудников = 50 человек
  • Количество строк в банковской выписке = 400 строк в месяц
  • Количество платежек = 175 платежей в месяц

Функционал бухгалтерии

Предположим, что на бухгалтера возлагаются все обязанности по бухгалтерии, кроме выставления счетов, реализаций (только проверка за менеджерами), а также сбора документов. Конкретизируем эти обязанности:

  • Обработка документов (опись, занесение в 1С, архивирование)
  • Работа с банком (подготовка платежных поручений и обработка банковских выписок)
  • Расчет зарплаты, аванса и других выплат сотрудникам
  • Кадры и отчетность
  • Расчет налогов и подготовка отчетности
  • Другие задачи бухгалтера (отличная конкретизация)

Обработка документов

Условимся, что 1 документ — это универсальный бумажный документ (акт, накладная, УПД, отчет производства за смену, акт инвентаризации, авансовый отчет и так далее), который состоит максимум из 5 позиций номенклатуры. Так как время на обработку 10 документов по 1–2 позиции номенклатуры и 10 документов по 100–300 позиций номенклатуры разное.

Чтобы обработать документ, нужно произвести следующие действия:

  • Проверить корректность документа
  • Провести опись документа
  • Сканировать документ
  • Корректно внести документ в учетную систему
  • Архивировать документ

Предположим, что на все действия с одним документом уходит 10 минут — это реальный показатель, если бухгалтер не использует OCR, не торопясь работает со сканером, расслаблено проводит опись документа и долго ищет нужную папку в шкафу, чтобы положить в нее документ.

Вычислим, сколько часов потратит бухгалтер на обработку 200 документов:

  • (10/60) × 200 = 33,33 часов в месяц

Также вычислим, сколько документов сможет обработать бухгалтер, если он будет обрабатывать только документы:

  • 168 / (10/60) = 1 008 документов в месяц

Для сравнения:

  • Аутсорсеры с помощью четких процессов, ПО, промышленных сканеров, OCR и быстрых рук на практике разгоняются до ~2000 документов в месяц. В среднем ~5 минут на 1 бумажный документ.
  • ОЦО (общие центры обслуживания), которые обслуживают средний и крупный бизнес могут разогнаться до ~4000 бумажных документов в месяц, в среднем ~2,5 минуты на 1 документ. Это достигается за счет жесткой стандартизации учетных процессов, ПО, OCR и RPA. Некоторые ОЦО полностью переводят документооборот в электронный вид, как с контрагентами, так и внутренний документооборот компаний. В этом случае производительность повышается до ~7000 документов в месяц на 1 бухгалтера.

Работа с банком

Допустим, на создание каждого платежного поручения бухгалтер тратит 10 минут с учетом времени на вход в клиент–банк, ввода руками реквизитов и их проверки.

На 175 платежей:

  • (10/60) × 175 = 29,16 часов в месяц

Скорость подготовки платежных поручений зависит от двух вещей:

  • Интеграции 1С и банка через Директ Банк.
  • OCR, которая обрабатывает счета, если они приходят в формате pdf, jpeg, png.

Если штатный бухгалтер использует эти вещи, то время подготовки одного платежного поручения сократится до 3–5 минут в зависимости от скорости рук и дотошности бухгалтера. Предположим, что бухгалтер очень дотошный и его не подгоняют другими задачами.

На 175 платежей:

  • (5/60) × 175 = 14,58 часа в месяц

Если штатный бухгалтер будет клепать платежные поручения целый месяц с Директ Банком и OCR:

  • 168 / (5/60) = 2 016 платежей в месяц

На трудозатраты по обработке банковской выписки влияет частотность загрузки банковской выписки в 1С и количество строк в банковской выписке — каждую строку нужно просмотреть глазами и правильно отразить в учетной системе.

Допустим, что бухгалтер не использует интеграцию с банком и ежедневно выгружает руками банковскую выписку из клиент–банка:

  • Выгрузка выписки из клиент–банка и загрузка в 1С = 10 минут
  • На просмотр и исправление 200 строк банковской выписки уходит примерно 1 час рабочего времени
  • (10/60) × 21 + (1 × 400) / 200 = 5,5 часов
  • Если настроен Директ банк = 2 часа. Бухгалтер тратит время только на проверку разнесения банковской выписки, загрузка банковской выписки происходит автоматически.

Для сравнения:

  • Аутсорсеры, которые используют интеграции с банком и OCR разгоняются до ~2 500 платежей в месяц за счет быстрых рук. На разнесение 200 строк банковской выписки уходит от 15 минут до 1 часа. В зависимости от доработок 1С и скорости рук бухгалтера.
  • У одних ОЦО производительность схожа с производительностью аутсорсера. Другие ОЦО стараются максимально автоматизировать процесс, поэтому платежные поручений создаются автоматически без участия бухгалтера, как и обработка банковской выписки.

Расчет зарплаты, аванса и других выплат сотрудникам

Если на предприятии настроена учетная система, то расчет зарплаты происходит практически автоматически. Бухгалтеру передают табели отработанного времени, бухгалтер загружает табель в учетную систему и «по нажатию кнопки» происходит расчет. В идеале, ERP система автоматически отслеживает рабочее время сотрудников и на основании этого производит расчет зарплаты и аванса.

Допустим, что учетная система отлажена неидеально и бухгалтеру приходится собирать данные от руководителей для начисления зарплаты, либо исправлять значения в табеле, а также согласовывать суммы с руководством.

В компании работает 50 человек:

  • Сбор данных или исправление данных в табеле для расчета зарплаты или аванса каждого сотрудника занимает по 2 минуты 2 раза в месяц
  • На расчет зарплаты или аванса уходит 1 час фиксированного времени 2 раза в месяц
  • Также могут появиться непредвиденные расходы времени на согласование сумм и другую коммуникацию с руководителями и сотрудниками. Заложим на эти мероприятия еще 2 часа.
  • 1 × 2 + 50 × (2/60) × 2 + 2 = 7,33 часов в месяц на расчет зарплаты и аванса.

Если бухгалтер будет рассчитывать зарплату целый месяц:

  • 168 / (7,33/50) = 1 145 сотрудников

Также бухгалтер рассчитывает другие выплаты по сотрудникам.

Допустим, что бухгалтер рассчитывает порядка 5 дополнительных выплат сотрудникам ежемесячно (больничные, командировки, премии). На каждую выплату бухгалтер расходует 20 минут с учетом подготовки необходимых документов:

  • (20/60) × 5 = 1,66 часов в месяц

Для сравнения:

  • Сотрудник аутсорсера, который считает зарплату, авансы и другие выплаты по сотрудникам может обрабатывать порядка ~800 сотрудников. Этот процесс сложнее поддается прогнозированию, оцифровке и планированию, так как зависит от множества параметров.
  • Некоторые ОЦО полностью автоматизируют расчет зарплаты и дополнительных выплат сотрудникам (спасибо ERP). Другие ОЦО считают руками, поэтому их нормативы схожи с нормативами аутсорсеров порядка ~800 сотрудников на 1 бухгалтера.

Кадры и отчетность

У бухгалтера будет уходить время на прием и увольнение сотрудников.

Допустим в компании текучка 10%, то есть бухгалтер ежемесячно оформляет 5 сотрудников и увольняет 5 сотрудников. Заложим на каждую такую операцию по 40 минут с учетом подготовки, подписи и архивации всех необходимых кадровых документов:

  • (40/60) × 10 = 6,66 часов в месяц на прием и увольнение сотрудников.

Кадровая отчетность. Немного попугаем предпринимателей и напишем количество стандартной отчетности по кадрам:

  • СЗВ-М и СЗВ-ТД — сдается ежемесячно. Примерное время на формирование и сдачу каждого отчета 30 минут.
  • 4-ФСС — сдается ежеквартально. Примерное время на формирование и сдачу отчетности 3 часа.
  • РСВ — сдается ежеквартально. Примерное время на формирование и сдачу отчетности 3 часа.
  • 6-НДФЛ — сдается ежеквартально. Примерное время на формирование и сдачу отчетности 3 часа.
  • 2-НДФЛ — сдается ежегодно. Примерное время на формирование и сдачу отчетности 3 часа.
  • СЗВМ-СТАЖ — сдается ежегодно. Примерное время на формирование и сдачу отчетности 3 часа.
  • ССЧ — сдается ежегодно. Примерное время на формирование и сдачу отчетности 1 час.

Если программа настроена корректно и кадровый учет велся по всем правилам, то составление отчетности будет составлять примерно фиксированное количество времени. Один отчет ежемесячный, остальные отчеты бухгалтер подготавливает каждый квартал и тратит на это примерно 9 часов.

Нагрузка на бухгалтера по отчетности:

  • 1 + 3 × (3/3) = 4 часа в месяц среднемесячная нагрузка на бухгалтера, если амортизировать квартальную отчетность.
  • 1 + 3 × 3 = 10 часов нагрузки каждый отчетный месяц без амортизации.

Для сравнения:

  • Норматив аутсорсеров по кадровым задачам находится в диапазоне 10–30 минут. Это зависит от степени доработки 1С, учетных процессов с клиентом, особенностей приема сотрудника и быстрых рук.
  • Некоторые ОЦО автоматизируют процесс приема и увольнения сотрудников и этот процесс происходит без участия бухгалтера по кадрам. Тоже самое касается справок. По сути эту работу выполняет HR или сам сотрудник. Другие ОЦО делают эти операции руками, поэтому их нормативы схожи с нормативами аутсорсеров.

Нормативы по подготовке стандартной отчетности находятся примерно в одном диапазоне значений (1–5 часов для квартальной отчетности), как у штатного бухгалтера, так и у аутсорсера.

Подготовка налоговой и бухгалтерской отчетности

В бухгалтерии есть операция, которая называется закрытием периода (месяца). По сути это корректное заведение всех документов за предыдущий месяц и расчет налогов за этот месяц.

Допустим, что перед закрытием месяца бухгалтер еще раз проверяет каждый документ, чтобы все было отражено корректно, заложим на эту операцию 1 минуту.

Также у бухгалтера могут возникнуть сложности с правильным заведением документа, дополнительные коммуникации с руководителем или сотрудниками, «борьба» с 1С. Это влияет на продолжительность закрытия месяца. На эти случайные процессы также нужно заложить время.

По нашим эмпирическим данным (из таймшитов сотрудников), время на эти случайные процессы зависит от количества документов — от 0,5 до 5 минут на один документ. Время на один документ зависит от опытности бухгалтера, его скорости работы, учетных процессов, ПО, размера и специфики компании. Это показатель, который учитывает сложность учета и невозможность по одной кнопке подготовить отчетность.

Если бухгалтер делает ежемесячный расчет налогов с учетом всех документов за этот период (закрытие периода), то на подготовку отчетности не уйдет много времени (время подготовка отчета на прибыль или НДС примерно одинаковое).

Если за квартал прошло около 600 документов, то время подготовки отчетности по налогу на прибыль и НДС будет составлять порядка ~7 часов на каждый отчет, в зависимости от качественного закрытия предыдущих периодов, опыта и скорости бухгалтера, особенностей отражения налоговой нагрузки и учетных процессов компании (сильно влияет сезонность).

Бухгалтерская отчетность за год с объемом документов примерно в 3 000 за год займет порядка ~15 часов. Это время также зависит от качества закрытия отчетных периодов, учетных процессов, специфики компании, опыта и скорости бухгалтера.

Предположим, что бухгалтер имеет хороший опыт за плечами, учетные процессы в компании поставлены хорошо и у бухгалтера не уходит много времени на коммуникацию, исправление косяков за менеджерами и борьбы с 1С:

  • Время на дополнительную проверку каждого документа = 1 минута
  • Время на случайные задачи и сложности = 2 минуты
  • Время на подготовку отчета по налога на прибыль или НДС = 7 часов
  • Время на подготовку бухгалтерской отчетности = 15 часов

Итоговая нагрузка бухгалтера на дополнительную обработку документов и подготовку отчетности с учетом 200 поступлений и 50 реализаций в месяц:

  • (1 + 2) / 60 × (200 + 50) = 12,5 часов в месяц на дополнительную обработку документов.
  • 7 + 7 = 14 часов на подготовку отчетности по налогу на прибыль и НДС каждый квартал (апрель, июль, октябрь, январь).
  • (7 + 7) / 3 = 4,66 часов на подготовку отчетности по налогу на прибыль и НДС с помесячной амортизацией.
  • 15 / 12 = 1,25 часов на подготовку бухгалтерской отчетности с помесячной амортизацией.

Для сравнения:

  • Возможно аутсорсер быстрее подготавливает отчетность, чем штатный бухгалтер и тратит меньше времени на «дополнительную обработку» документов, так как у аутсорсера есть четкие процессы и стандарты по подготовке отчетности и обработке документов, большой опыт на других проектах, ПО без багов и не тормозной сервер, а также быстрые руки. Но этого может добиться и штатный бухгалтер, если он молодец :)
  • В случае ОЦО также сложно утверждать сколько времени занимает подготовка отчетности и «дополнительная обработка» документов. Так как мы не имеем объективных данных для сравнения по этому процессу в крупных ОЦО.

Время подготовки отчетности штатным бухгалтером, аутсорсером и ОЦО находится примерно в равных временных диапазонах. Разница в производительности будет составлять порядка единиц часов, так как отчетность в любом случае подготавливает человек.

Другие задачи бухгалтера

  • Взаимодействие с налоговой
  • Взаимодействие с контрагентами и банком
  • Изучение договоров
  • Подготовка актов-сверки
  • Подготовка управленческой отчетности

Допустим, что бухгалтер ежемесячно изучает по 10 новых договоров. На каждый договор уходит примерно по 30 минут.

На производство 1 акта-сверки уходит 10 минут. Предположим, что бухгалтер делает ежемесячно 30 актов-сверки.

Порядка 4 часов ежемесячно будет уходить на взаимодействие с налоговой и около 5 часов в месяц на общение с контрагентами и банком. Чем больше компания, чем «специфичней» учет, тем больше времени будет уходить на коммуникацию.

Порядка 10 часов будет уходить на составление управленческой отчетности, если управленка ведется в excel и учетная система не настроена, как нужно.

Итого:

  • 10 × (30/60) = 5 часов в месяц на изучение договоров
  • 30 × (10/60) = 5 часов в месяц на ежемесячное производство актов-сверки
  • 4 часа в месяц на общение с налоговой
  • 5 часов в месяц на общение с контрагентами и банком
  • 10 часов на подготовку управленческой отчетности

Итоги

Трудочасы на проект:

​Трудочасы штатного бухгалтера на ведение учета
​*Обязанности младшего бухгалтера: работа с документами и банком, взаимодействие с поставщиками, банками и производство актов-сверки. **Обязанности ведущего: расчет зарплаты и налогов, изучение договоров, подготовка отчетности и взаимодействие с налоговой.

Из расчетов выходит, что в не отчетные месяцы бухгалтер не донагружен, а в отчетный месяц нагрузка выходит за рамки оптимальной — простой ресурсов 12,3% (оптимальный показатель 15–20%).

Однако, возможна ситуация, когда документы приходят неравномерно. Например, в течение квартала документы ежемесячно приходят по 150 единиц, а остальные документы задерживают поставщики или менеджеры, или у бизнеса присутствует сезонность (большое число поставок раз в квартал).

В итоге бухгалтеру в отчетный месяц придется обработать 150 документов за предыдущий месяц, плюс 50 × 3 = 150 документов за 3 месяца, которые накопили поставщики, менеджеры или прибыла крупная поставка.

​Трудочасы штатного бухгалтера на проект, когда документы не предоставляют вовремя.

В этом случае нагрузка бухгалтера в отчетные месяцы будет превышать теоретический максимум, бухгалтеру придется работать эффективно все 8 часов или задерживаться вечерами на работе, в этом случае будет ситуация «бухгалтерия работает по 12 часов, какие молодцы».

В не отчетные периоды треть рабочего времени бухгалтер будет проводить неэффективно и появится ситуация «распития чаёв и ничегонеделанья».

Конечно, планируемые трудочасы на проект вычисляются сложнее, чем мы привели в этом примере. Это упрощенный вариант, который учитывает примерный порядок цифр. Но этих примерных расчетов достаточно, чтобы оценить основные тайминги в бухгалтерии и понять, чем в большинстве своем занимается бухгалтер, как на глаз оценить примерную нагрузку сотрудника и на каких участках можно оптимизировать его работу.

Выводы

Вывод №1

Бухгалтер в единственном лице примерно 50–60% рабочего времени работает с первичкой и банком. Специалист с зарплатой 80 000 рублей больше половины своего времени выполняет работу сотрудника с зарплатой 40 000 рублей.

Вывод №2

Нагрузка бухгалтера может быть не оптимизирована. В не отчетные месяцы специалист может нагружаться на 50–70% и треть зарплаты предприниматель платит за присутствие в офисе, а в отчетный период бухгалтер может работать на износ, что может влиять на качество учета.

Аутсорсинг

Аутсорсинг бухгалтерии стоит на 3 китах:

  • Разделение функционала каждого сотрудника. Первый сотрудник работает с первичкой, второй делает отчетность, третий считает зарплаты и ведет кадры, четвертый делает платежные поручения, пятый настраивает учет и разрабатывает стандарты и инструкции по работе, шестой и так далее. Каждый специалист занимается работой на которую хватает его навыков и этот сотрудник получает соответствующую зарплату.
  • Стандартизация и автоматизация процессов. Стандарты и нормативы, четкие учетные процессы, быстрое железо сервера, OCR, доработки и интеграции ПО позволяют повысить качество учета и производительность труда.
  • Опыт и развитие сотрудников. Опыт, накопленный за время ведения множества проектов позволяет использовать в работе уже проверенные решения, а внутренняя система обучения сотрудников позволяет поддерживать высокий уровень компетенции сотрудников аутсорсера. Это повышает качество учета и производительность труда сотрудников.

За счет этих «китов» аутсорсер увеличивает производительность своих сотрудников и снижает себестоимость. Поэтому, нормативы на выполнение операций у аутсорсеров получаются ниже, чем у штатной бухгалтерии (но не всегда), а стоимость ведения учета может быть ниже, чем стоимость ведения с помощью штатной бухгалтерии (опять же не всегда).

Расчет трудочасов аутсорсера на проект

Возьмем за основу усредненные нормативы аутсорсеров, которые указывали выше и рассчитаем трудочасы на ведение проекта на основе данных тестовой компании.

Предположим, что сотрудники аутсорсера имеют быстрые руки, аутсорсер использует OCR для ввода документов в 1С, настроил интеграцию 1С и банка, сделал шаблоны трудовых документов в 1С, чтобы ускорить кадровые процессы, а также регламентировал учетные процессы по подготовке отчетности, закрытию месяца и кадровым задачам:

  • Норматив на обработку 1 документа = 6 минут
  • Норматив на обработку 1 платежного поручения = 6 минут
  • Норматив на обработку 200 строк банковской выписки = 30 минут
  • Норматив на расчет зарплаты и дополнительных выплат = идентичны штатной бухгалтерии
  • Нормативы на прием и увольнение сотрудников = 20 минут
  • Норматив на дополнительную обработку документов = 2 минуты
  • Норматив на подготовку квартальной кадровой отчетности = 2 часа
  • Норматив на подготовку отчетности по налогу на прибыль или НДС = 4 часа
  • Норматив на подготовку бухгалтерской отчетности = 10 часов
  • Норматив на производство актов-сверки = 5 минут
  • Норматив на другие задачи бухгалтера = идентичны штатному бухгалтеру

Также аутсорсер будет использовать сотрудника соответствующей квалификации для каждого вида работ. Допустим, что аутсорсер будет использовать для ведения проекта следующих специалистов:

  • Бухгалтер первичник: делает опись, сканирует, вводит документы в 1С и аккуратно распределяет документы по папкам, взаимодействует с контрагентами по документообороту.
  • Ведущий бухгалтер: считает налоги, готовит налоговую и бухгалтерскую отчетность, взаимодействует с госорганами и изучает договоры.
  • Экономист: подготавливает управленческую отчетность.
  • Бухгалтер по зарплате и кадрам: считает зарплату, аванс, другие выплаты по сотрудникам и ведет кадровое делопроизводство.
  • Казначей: подготавливает платежные поручения, взаимодействует с банком и разносит выписку.

Трудочасы на проект:

​Трудочасы аутсорсера на ведение проекта

Расчет стоимости ведения проекта

Для каждого вида работ аутсорсер будет использовать сотрудника с соответствующей квалификацией и ставкой в час. Умножая ставку в час специалиста на количество времени, которое затратит каждый специалист на ведение проекта получаем итоговую стоимость:

​Сравнение стоимости ведения учета штатной бухгалтерией и аутсорсером.

В этом приблизительном расчете аутсорсер будет затрачивать на ведение проекта на 30% меньше времени, чем штатная бухгалтерия. Стоимость получилась на 10 000 рублей в месяц ниже, чем стоимость штатного бухгалтера.

По рынку, такой проект оценят в 90–140 000 рублей в месяц, широкая вилка связана с нормативами и часами, которые закладывает аутсорсер на ведение проекта (у разных аутсорсеров они могут значительно отличаться) и стоимостью часа специалистов аутсорсера.

Итоги

В теории можно применить нормативы аутсорсеров к штатному бухгалтеру, который ведет учет в одиночку. Но на практике окажется, что производительность штатного сотрудника ниже, чем производительность сотрудников аутсорсера.

Плюс на таких объемах (ОСН, 200 документов поступлений в месяц, 50 сотрудников в штате, 175 платежей в месяц) штатный бухгалтер может попросить подмогу в лице бухгалтера на первичную документацию и банк. Это зарплата порядка 40 000 рублей на руки в Москве.

Итоговые расходы на ФОТ бухгалтерии возрастут примерно до 180 000 рублей в месяц (с учетом налогов и страховых взносов). При этом каждый сотрудник будет нагружен на 50%, а предприниматель будет переплачивать за простой.

Аутсорсинг за 120 000 рублей в месяц на этом фоне выглядит привлекательно.

Когда 2 сотрудника в отделе бухгалтерии будут нагружены на 80–90%, то потребуется 3 сотрудник (скорей всего это будет бухгалтер по зарплате и кадрам). Нагрузка снова перераспределится между 3 сотрудниками и опустится до ~55% в среднем.

Общее правило: при каждом новом приеме сотрудника постоянные расходы будут скачкообразно возрастать, а эффективное время работы снижаться (как у нового сотрудника, так и сотрудников, у которых забрали часть функций) до момента выхода на рабочие мощности.

Поэтому, многие компании из малого и среднего бизнеса используют частичный аутсорсинг бухгалтерии — отдают на аутсорсинг узкий блок задач. Выгоднее передать участок бухгалтерии за 50 000 рублей в месяц на аутсорсинг, чем нанимать сотрудника на фуллтайм за 100 000 рублей в месяц (с учетом налогов и взносов), который не будет нагружаться задачами (их просто не будет).

Чаще всего это блок зарплаты и отчетности по кадрам. Также компании иногда оставляют на своей территории младшего бухгалтера, который работает с первичкой и банком, а бухгалтерскую, налоговую, управленческую отчетность и кадры передают на аутсорсинг (из–за недостаточной нагрузки ведущего бухгалтера на полный рабочий день).

В некоторых случаях, средний бизнес предпочитает полностью передать бухгалтерию на аутсорсинг, так как компания не хочет заниматься построением и отладкой процессов еще в одном отделе компании, а также не хочет заниматься HR процессами. Компания хочет получить гарантированный результат (корректную управленческую отчетность в первую очередь), пусть даже за большие деньги чем общий ФОТ бухгалтерии (с налогами и взносами).

Такие проекты могут стоить 300 000 рублей в месяц и более, аутсорсер может подключать сотрудников на фулл тайм (сотрудники будут работать по 135–150 часов только на этом проекте), внедрять своего сотрудника на территорию клиента, который будет заниматься документооборотом. Подключать налоговых консультантов, программистов 1С, финансистов. Делать выездные командировки на объекты и разрабатывать кастомное ПО под клиента.

Выводы

  • В большинстве случаев, когда учет ведет один бухгалтер, аутсорсинг бухгалтерии будет сравним по стоимости или дешевле, чем штатный специалист (когда зарплата бухгалтера порядка 70 000 рублей на руки и более).
  • Когда количество штатных сотрудников возрастает (2 и более бухгалтеров), то экономика становится сложней и полный аутсорсинг не всегда будет выгодней (на короткой дистанции). Нужно описывать функционал каждого сотрудника и рассчитывать его нагрузку.
  • Передача узких участков бухгалтерии на аутсорсинг может быть экономически выгодней (например, зарплата и кадры), чем поиск нового сотрудника и расширение штата бухгалтерии.

В общем, в любом случае нужно сравнивать выгоды того или иного решения на основе расчетов и цифр, с перспективой, с учетом явных и неявных расходов и рисков.

Выводы из всего вышесказанного

  • Перед принятием решения об организации штатной бухгалтерии или ее расширении оцените «на глазок» примерные временные трудозатраты каждого сотрудника.
    X × Y = Z
    X — примерное время выполнения операции или задачи.
    Y — примерное количество операций или задач за период.
    Z — примерные трудозатраты сотрудника за период.

    Возможно, для вас будет выгодно передать узкий участок бухгалтерии на аутсорсинг, так как сотрудник не будет нагружен в полной мере. Или окажется так, что передав всю бухгалтерию на аутсорсинг вы будете в хорошем плюсе.
  • Сравнивайте стоимость различных аутсорсинговых компаний на основе ставки в час и временных трудозатрат каждого специалиста аутсорсера с детализацией по функционалу. Если аутсорсер предоставляет эту информацию, то это говорит о его хорошем понимании вашего проекта, об использовании ресурсного планирования и о знании своего продукта.

Материал подготовили S4 Consulting.

Наш блог на vc.

Делаем качественную и надежную бухгалтерию.
{ "author_name": "S4 Consulting", "author_type": "editor", "tags": [], "comments": 10, "likes": 4, "favorites": 50, "is_advertisement": false, "subsite_label": "finance", "id": 115320, "is_wide": false, "is_ugc": false, "date": "Fri, 27 Mar 2020 20:11:54 +0300", "is_special": false }
Промо
Коротко: онлайн-хакатон для дата-сайентистов с призовым фондом в $25 тысяч
Здесь ждут и любителей, и профессионалов, но конкуренция будет серьёзной.
Объявление на vc.ru
0
10 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
2

Как интересно.... Рассчитайте-ка мне, сколько бухгалтеров и  какая скорость работы с первичкой и 1С нужна, чтобы полноценно вести бухгалтерский и управленческий учёт, при общем объёме документов от 1500 до 2000 штук в месяц? А то смотрю, никому бухгалтера стали не нужны. И можно подумать, только они чай на работе пьют, а остальные все пашут не поднимая головы... 

Ответить
1

На глазок можете прикинуть по калькулятору, ссылка на который была в статье. Если нужен точный расчет, то тут нужна база 1С и описание учетных процессов.

Мы специально отметили в статье, что это расчет "на глазок", чтобы оценить порядок цифр. И специально разобрали процесс задержки документов до отчетного периода, чтобы показать, как сильно возрастает нагрузка на бухгалтера, если документы не приходят вовремя. Мы ценим труд бухгалтера (мы же аутсорсинговая компания, как иначе) и знаем, что найти хорошего бухгалтера очень сложная задача.

Ответить
1

хорошая попытка, но

чтобы документ попал к ОЦО/аутсорсеру на проведение надо
1) получить документ от контрагента
2) узнать у своего сотрудника реально ли получена услуга /товар и есть стоит ли подписывать
3) поставить подпись и печать

в случае ОЦО
4) сделать и отправить скан на проведение
в случае 1с
4) провести в 1с самому

далее
5) куда то положить наш оригинал
6) отправить оригинал поставщику
—---
ОЦО берет скан, пропускает через OCR, проводит его за 1 минуту и идет дальше.

и это мы берем еще простой вариант, без управленки. а если нужно указать на какое цфо отнести документ, то еше и кодировку сделать.

=====
Получается, что из 6 шагов оцо берет на себя 1 и то для него возникает доп шаг - отослать.

Экономия ?

Ответить
–1

Зависит от того, как выстроены процессы документооборота ОЦО/аутсорсера.

1.
"Чтобы документ попал к ОЦО/аутсорсеру на проведение надо
1) получить документ от контрагента

2) узнать у своего сотрудника реально ли получена услуга /товар и есть стоит ли подписывать

3) поставить подпись и печать"

Этот процесс может выполнять 1 человек, если у него есть доверенность на подпись и печать. Например:
1.1. Получить документ может начальник склада, который принимает материалы и по доверенности ставит свою подпись на накладные и С-Ф, а также ставит печать, которая находится под его зоной ответственности и сделана специально для накладных и С-Ф.
1.2. Соответственно по второму пункту ничего узнавать не нужно, так как начальник склада будет нести материальную ответственность.
1.3. Соответственно он на месте ставит подпись по доверенности и печать, которая находится в его зоне ответственности.

2.
"в случае ОЦО

4) сделать и отправить скан на проведение

в случае 1с

4) провести в 1с самому"

Непонятно, что вы имеете в виду под "в случае 1с". Если вы пользуетесь аутсорсингом или вас обслуживает ОЦО, то проводить документ в 1С будет аутсорсер или ОЦО.

По сканам тоже зависит от процессов. Сканировать могут, как ваши сотрудники, так и сотрудники аутсорсера или ОЦО.

Например, вы можете копить документы за 1-2 недели, а потом отправлять коробки с сотнями и тысячами документов в ОЦО или аутсорсеру. Далее, аутсорсер или ОЦО самостоятельно сканит документы. 

Или можете сразу сканировать документ и отсылать аутсорсеру. Если у вас 10-15 документов за день, то с обычным сканером это будет логично делать. Если документов переваливает за сотню, то на сканирование документов будет уходить много времени (если нет промышленного сканера).

Все зависит от процессов и таймингов на каждый процесс.

3. 
"5) куда то положить наш оригинал

6) отправить оригинал поставщику"

Зависит от процессов.
5. Организация может хранить документы, как на своей территории, так и на территории аутсорсера/ОЦО.
6. Подписывать оригинал должно ответственное лицо. Например, начальник склада при приемке материалов сразу передает в руки контрагентов подписанный оригинал с печатью. Если это услуги через онлайн, когда не происходит физической передачи материалов, товаров, услуг, то в этом случае подписывать и ставить печать также должно ответственное лицо (например, руководитель отдела продаж, технической поддержки и т.д.).

——
"ОЦО берет скан, пропускает через OCR, проводит его за 1 минуту и идет дальше.

и это мы берем еще простой вариант, без управленки. а если нужно указать на какое цфо отнести документ, то еше и кодировку сделать."

1. ОЦО в любом случае проверяет документ на корректность (подпись, печать).
2. В ОЦО могут приходить бумажные документы, тогда с ними происходит полный цикл от описи и архивирования.
3. Человек в любом случае проверяет документ после распознавания OCR.
4. ОЦО может регламентировать нужную форму документов, в том числе для работы с поставщиками. В этом случае не нужно указывать никаких дополнительных реквизитов и данных, на документе уже все есть.
5. Если учетная система настроена так, как нужно, то "управленка" считается автоматически на основании заведенных документов в учетную систему.

====
"Получается, что из 6 шагов оцо берет на себя 1 и то для него возникает доп шаг - отослать.

Экономия ?"

А как вы думаете, как ОЦО делают производство справок для сотрудников, расчет зарплаты или прием документов для HR процессов практически без участия человека? ОЦО оптимизирует учетные процессы: часть функционала бухгалтера в классическом понимании может перекладываться на сотрудников, чтобы оптимизировать процесс.

Логично, что, если сотруднику нужна справка, то он может самостоятельно заполнить форму и сразу ее получить, а не тратить свою время на постановку задачи и дополнительную коммуникацию, которая может возникнуть в процессе, если делегировать задачу. За счет оптимизации времени на постановку задачи и коммуникации достигается общее увеличение производительности процесса.

В остальных процессах тоже самое. Сэкономленные 1-2 минуты на постановке задачи и делегировании на масштабе компании в тысячи сотрудников может сэкономить многие десятки и сотни тысяч человеко-часов.

ОЦО не отсылает документы, это зона ответственности сотрудников, которые ответственны за материалы, товары или получение услуг. Функция ОЦО - отразить факт хоз.деятельности в системе, причем сделать это максимально быстро и корректно.

ОЦО может выполнять полный цикл обработки документа - от проверки документа до его архивирования. Все зависит от процессов.

Экономия от использования ОЦО 100% будет, иначе Мегафон, Северсталь, Газпром, Райффайзен, Ростелеком и другие мастодонты (практически все крупные компании используют ОЦО и передают туда бухгалтерский учет) их не строили и не вливали бы в их развитие десятки миллионов рублей.

***
Сейчас все ОЦО стараются переходить только на ЭДО, так как с бумажными документами слишком много "возни".

Ответить
0

`ставит печать, которая находится под его зоной ответственности и сделана специально для накладных и С-Ф.`
 - зачем вам ставить печать на счета фактуры (там и места для этого не предусмотрено)?

Ответить
0

Можно и не ставить (компания может вообще не иметь печать, если это прописано в уставе и организация не попадает в исключения).

Ответить
0

не нужно путать ОЦО внутри компании, когда ты можешь диктовать все: систему учета, интеграцию, количество бухгалтеров на обьекте, сверки ВГО, и т.п. в крупном бизнесе с "увольте бухгалтера, аутсорсинг лучше" в МСП.

примерно как "а чего это вы ездить на Lada/Kia,  ведь Мерселес лучше". Вы понимаете сколько долей долей процента стоит АУР у этих компаний?

Ответить
0

1. Когда компания решает сделать ОЦО, то она ставит задачи: снизить расходы на АУР до 1% (например), увеличить производительность бэк-офиса. Далее, консультанты под эти задачи выбирают учетную систему, оптимизируют учетные процессы, дорабатывают ПО. Поэтому, правила игры по сути устанавливает не сама компания, а специалисты, которых наняла компания, чтобы решить свои задачи (что логично).

Для малого бизнеса, в принципе, такая же логика, клиент приходит с задачей: например, вести бухгалтерский и налоговый учет для государства максимально качественно по минимально возможной цене. Как эту задачу будет реализовывать специалист клиента не волнует, для него главное результат.

Однако, как вы написали, крупный и малый бизнес могут диктовать свои правила, чтобы процессы велись так, как они хотят. В этом случае, специалисты предлагают несколько путей решения задачи с разной стоимостью, и описанием из чего она складывается. Естественно, "хотелка" клиента будет стоить дороже.

2. "увольте бухгалтера, аутсорсинг лучше" не всегда верно. Нужно считать, сравнивать, анализировать (главный вывод нашей статьи). Если компания получает корректные управленческие отчеты, налоги считаются корректно, компанию не беспокоит государство, расходы на бухгалтерию не раздуты и производительность учетных процессов полностью удовлетворяет компанию, то не нужно ничего менять. 

Ответить

Комментарий удален

0

Эх, и сюда добрались боты для крауд маркетинга.

Ответить

Комментарий удален

0

Спам?

Ответить

Прямой эфир