Какой ущерб бизнесу способен нанести ваш бухгалтер

Собственники бизнеса часто ненавидят бухучёт. Им сложно и некогда разбираться в бухгалтерских тонкостях, налогах и льготах, поэтому приходится всецело доверять своему бухгалтеру. А он может как сэкономить миллионы и вывести компанию на новый уровень, так и похоронить заживо (и нет, мы не драматизируем).

Бухгалтерские грехи, способные подкосить компанию, можно разбить на три категории:

1. Мошенничество и халатность. Увы, но встречаются бухгалтеры, которые умудряются не вести учет десятилетиями, воровать базы 1С, уничтожать документы, подделывать расходники и устраивать на работу мертвых душ. А когда их афера вскрывается, они исчезают в неизвестном направлении или шантажируют владельца бизнеса. К слову, подобными аферами может грешить и наемный директор, который имеет доступ к бухгалтерии.
2. Лень и некомпетентность. Такой бухгалтер отрабатывает зарплату, но не стремится повышать свой уровень и допускает ошибки в учете. Со временем ошибки копятся и приводят к серьезным проблемам с налоговой, доначислениям за предыдущие годы и выездным проверкам.
3. Трусость и перфекционизм. Казалось бы тут-то в чем проблема? Но такой бухгалтер по сути становится сотрудником налоговой, которому зарплату платит компания. Его девиз: «Лучше переплатить, чем недоплатить». Он начислит налоги на все, что только можно, там где достаточно одного подтверждающего документа, расплодит десять. Никогда не воспользуется льготами и оптимизацией налогов, потому что это О-П-А-С-Н-О, зато разденет компанию из лучших побуждений сделать все правильно.

Мы, консалтинговая компания Батискаф, уже 7 лет ведем бухучет, проводим внутренние аудиты, оптимизируем налоги и обучаем собственников бизнеса. В этой статье собрали недавние кейсы, как мы разоблачили мошенника, предложили финансовую модель без налоговых рисков и сэкономили внушительные суммы бизнесу.

У учредителя охранного предприятия год работал наемный директор, который по слухам обворовывал компанию, делал фиктивные документы и платил заработную плату подставным людям. Чтобы разобраться в ситуации, учредитель заказал у нас внутренний экспресс-аудит компании. По 1С вcе было красиво, кроме незначительных недочетов. Но в ходе проверки, мы заметили странные вещи.

Когда падала выручка и уходили клиенты, директор делала дорогие ремонты в своем кабинете и кабинете своего зама, покупала автомобили и огромное количество масел и запчастей к ним. Причем покупала у физлиц и платила еще сверху НДФЛ. Приказывала бухгалтеру завышать в расходниках суммы. Например, по факту платили 480 000 рублей, а по документам показывали на 100 тысяч больше.

Мы провели фин.анализ и показали учредителю, что директор откровенно транжирила его деньги, а часть, похоже, присваивала. Учредитель принял решение о досрочное увольнении директора и быстро нашел ей замену. Он сообщил об этом старому директору и договорился, что на следующий день будут подписаны все необходимые документы и переданы дела.

В ночь перед запланированным по решению учредителя увольнением директор уволила сама себя, своего зама и свою дочь, которая якобы работала в компании юристом. Под увольнение попали дворник, механик и бухгалтер, которых никто никогда не видел. Так как у директора была электронно-цифровая подпись от банка, она смогла выплатить всем окончательный расчет, забрать личные дела и уйти в закат.

Сейчас новые директор и механик проводят инвентаризацию, чтобы понять сумму ущерба. После этого учредитель через суд будет доказывать, что бывшая директор — мошенница и должна ему n-нную сумму денег.

Рекомендации: Чтобы быть уверенным, что сотрудники у вас за спиной не проворачивают черные схемы ради собственной наживы, стоит ежегодно проводить аудит с внешними специалистами (также можно делать ежеквартальные экспресс-проверки). Так вы увидите правдивую картину того, что происходит у вас в бухучете, куда уходят деньги и все ли сотрудники и контрагенты с вами честны.

В прошлом году к нам обратился собственник компании, которая занимается оптово-розничной продажей строительных материалов в одном из регионов России. Чтобы оставаться на спец.режиме ЕНВД и платить мизерные налоги, он фиктивно раздробил свой бизнес. И все шло хорошо, пока налоговая не стала делать зачистку и массово прикрывать розничные сети, которые использовали подобную схему.

Находиться на специальном режиме ЕНВД (единый налог на вмененный доход) выгодно, потому что на нем никого не интересуют доходы компании. В рознице нужно платить только за кв.м магазина, в транспорте за машины и т.д. Но есть ограничения, и если магазин больше 150 м.кв., то он слетает с ЕНВД. Поэтому компании начинают хитрить.

Магазин клиента располагался в помещении значительно больше, чем 150 м.кв. Чтобы не переходить на общую систему налогообложения, клиент завел 8 ИП на ЕНВД, которые арендовали эту площадь. При этом все выглядело так, будто фактически работает одна компания: единое пространство без перегородок, все сотрудники в одной униформе, одна скидочная система и один поставщик товара. Товар закупали у головной организации на общей системе налогообложения, и она, конечно, принадлежала выгодоприобретателю. А само помещение, где находился магазин, принадлежало жене нашего клиента, на которую тоже было оформлено ИП. Вырисовывалась полностью аффилированная схема со всеми признаками фиктивного дробления бизнеса.

В какой-то момент налоговая стала вычислять всех, кто использовал эту схему для ухода от налогов и признавать все одной компанией. После этого ФНС за последние три года доначисляла безумные налоги по общей системе налогообложения: НДС и налог на прибыль. Клиент чувствовал, что скоро придут и к нему. Поэтому мы оперативно заключили договор и приступили к аудиту. В ходе проверки мы выявили и другие проблемы, которые можно было исправить. Вот лишь некоторые из них:

1. У директора был огромный подотчет в размере 10 млн. Бухгалтер давал деньги в подотчет, директор не отчитывался, а бухгалтер никак этот вопрос не решал.
2. Компания заключала стандартный трудовой договор с сотрудниками, которые устраивались на несколько месяцев, и в результате переплачивала налоги.
3. Директор получал зарплату, и она облагалась НДФЛ и страховыми взносами (а был способ легально сэкономить).

Эксперты Батискафа просчитали финансовую модель, при которой оказалось более выгодно оформить компанию как ООО на общей системе налогообложения, и оптимизировать налоги законными способами. Например:

1. Мы разработали ученический договор для новых сотрудников. Поскольку компания реально всегда их обучала, то первые 3 месяца кандидатов можно было оформить по ученическому договору вместо трудового. Это выгодно, так как при этом выплачивается стипендия, а она не облагается страховыми взносами.
2. Ввели ИП-управляющего, вместо старого директора. Это исполнительный орган ООО, который представляет собой ИП на упрощенке 6%. ИП получает не зарплату, а процент от выручки или прибыли, который не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами.
3. Посоветовали зарегистрировать на главного бухгалтера ИП на консалтинговые услуги и устроить туда всех бухгалтеров и юристов (у главного бухгалтера давно было желание работать «на себя» и организовать свою фирму), что позволило, во-первых, оптимизировать зарплатные налоги, во-вторых, исключить признак фиктивного дробления бизнеса.
4. Разработали законную схему, как убрать огромный подотчет с директора, и многое другое.

В результате, удалось законным образом снизить налоговую нагрузку на 25% и уберечь компанию от проверки. Налоговая не пришла, собственник остался доволен.

Рекомендации: Если уж оптимизировать бизнес, то делать это нужно законным способом, чтобы у налоговиков не возникало подозрений, что вы действуете неправомерно, и не было оснований привлечь вас к ответственности. Батискаф разрабатывает схемы, как обезопасить компанию от «набегов» налоговой, и предлагает варианты, как законно платить меньше налогов.

Предприниматель из Комсомольска обратился в Батискаф за аудитом, поскольку его смущали высокие налоги. У предпринимателя магазины запчастей в Хабаровске и Комсомольске-на-Амуре, а в планах построить автосервис. Сначала цена за нашу работу показалась ему большой. Он еще не знал, что сразу же вдвое окупит расходы на аудит и будет платить в разы меньше налогов.

Мы начали с того, что нашли ошибки у бухгалтера в учете. Она переплачивала налоги из-за неправильно подобранных коэффициентов при расчете ЕНВД. Вот как выглядит формула для расчета налога:

ЕНВД = БД х ФП х К1 х К2 х 15%, где:

БД — базовая доходность. В нашем случае предполагаемый ежемесячный доход с одного квадратного метра.

ФП — физический показатель. В розничной торговле это площадь торгового зала.

% — размер ставки по налогу.

К1 — федеральный коэффициент, отображающий размер инфляции (дефлятор).

К2 — региональный коэффициент, который учитывает сезонность, режим работы предприятия или ИП и т.д.

Вот этот региональный коэффициент бухгалтер определила неверно. Вместо местного коэффициента 0,2 (окраина города), она брала максимальный 1 (центр), что привело к серьезной переплате. После того, как бухгалтер сдала корректировки по декларациям за 3 прошедших года, компания смогла вернуть 750 000 рублей из бюджета. Так аудит принес первую прибыль.

Предприниматель привозил запчасти для японской техники по эксклюзивному договору с заводом, а продавал запчасти покупателям-организациям, используя стандартный договор купли-продажи. Поскольку предприниматель находился на общей системе налогообложения, ему приходилось платить НДС и налог на прибыль. И тут возникала проблема.

Дело в том, что когда покупатели перечисляли нашему клиенту авансы, у него появлялось обязательство уплатить НДС. Например, перевели 1 000 000 рублей — 166 666 рублей надо заплатить в бюджет. Конечно, стоимость груза и таможенные платежи можно было принять к вычету по НДС, но это право возникало только в момент растамаживания груза, и почти всегда приходилось на другой квартал. То есть сначала наш клиент должен был заплатить НДС «по полной», а уменьшить его мог только в следующем квартале. Это было досадно, ведь эти деньги можно было не замораживать в бюджете, а направить на бизнес и развитие.

! Но не торопитесь заключать такие договоры. Схема подходит только тем, у кого есть уникальное право на покупку и продажу товаров (у нашего клиента был эксклюзивный договор с заводом-производителем).

Предприниматель собирался брать землю в аренду и строить с нуля автосервис. Этот вид деятельности попадает под льготы, которые действуют для территорий опережающего развития, а в Комсомольске-на-Амуре такая территория есть. Если предприниматель станет ее резидентом, то получит следующие льготы:

7,6% — Общий размер страховых взносов на 10 лет

0% — Налог на прибыль в течение первых 5 лет, 13% — в последующие 5 лет

0% — Налог на землю в течение первых 3 лет

0% — Налог на имущество в течение первых 5 лет, 1,1% — в последующие 5 лет

10 дней — Ускоренная процедура возмещения НДС

Рекомендации: Иногда знание юридических тонкостей и местных льгот помогают бизнесу сэкономить огромные деньги и направить их в развитие. Аудит — это универсальный инструмент, который позволяет разобраться в том, как сэкономить на налогах, воспользоваться местными и федеральными льготами и вернуть из бюджета то, что переплатили.

На консультацию по оптимизации налогов пришел собственник стоматологической клиники. В первые 15 минут консультации финансовый директор Батискафа рассказала собственнику, как он может экономить 1,5 млн. на налогах в год. Сделать это просто, если использовать льготы для медицинских услуг и выбрать подходящую систему налогообложения.

К сожалению, воспользоваться льготой стоматология сможет теперь только в 2021 году. А в этом придется переплатить, просто потому что их аутсорсер не изучил изменения в законодательстве.

Рекомендации: Выбирайте тщательно компанию, которой вы доверите ведение своего бухучета. Лучше ориентироваться на отзывы знакомых, репутацию компании и компетенции специалистов. От этого зависит не только правильно сведенный дебит с кредитом, но и миллионы, которые вы можете сэкономить за счет льгот.

Перед новым годом в Батискафе была встреча с собственниками кафе. Бизнес зарегистрирован на условное ООО «Ромашка». Но когда ребята решили открыть точку в новом торговом центре, то побоялись не справиться с высокой аренднои платой (это сулило штрафы, которые могли похоронить бизнес) и зарегистрировали, допустим, ООО «Лютик», от имени которого планировалось подписать договор аренды. Получилась компания-клон, где такие же учредители, тот же самый директор и аналогичный вид деятельности.

На «Лютик» заключили договор с ТЦ и подали документы в налоговую на смену юридического адреса. В Батискаф они пришли на бухгалтерскую консультацию.

Рекомендации: Иногда одна консультация с экспертами спасает от проблем с налоговой. Ведь когда выездная проверка внезапная, сложно сориентироваться в моменте и грамотно ответить на провокационные вопросы.

1. Периодически проводите внутренний экспресс-аудит компании, чтобы понимать, не совершают ли ваши сотрудники ошибки, которые потом приведут к финансовым убыткам и доначислениям налогов.
2. Работайте на аутсорсинге только с компаниями, у которых хорошая репутация и есть реальные отзывы от клиентов. Не ведитесь на дешевую стоимость услуг. Ошибки в учете и переплата налогов обойдется дороже.
3. Консультируйтесь со специалистами, если есть сомнения и вопросы по бухучету, налогам или финансовому планированию. Часто 5 000 рублей экономят миллионы, которые можно пустить на развитие бизнеса.
4. Обращайтесь за помощью специалистов даже тогда, когда кажется, что все пропало. Выход есть, даже когда налоговики стоят за дверью, бывший бухгалтер украл базу 1С, или вы осознали, что год переплачивали налоги.