Закрытые офисы, запросы от налоговой и ложное чувство вседозволенности: уроки карантина

Какие неочевидные «боли» компаний вскрыл карантин и что нового в этой связи готовит налоговая служба. Опыт и экспертиза «Яшин&Партнеры».

На протяжении самоизоляции бизнесам пришлось выживать — кто-то отчаянно резал косты, кто-то пытался «переобуться в воздухе» и найти новую нишу. Так или иначе, забот у предпринимателей прибавилось, и последнее, о чем в этой обстановке вспоминали многие из них — это налоговая инспекция. А зря.

В ФНС тем временем не сидели, сложа руки: менялся кадровый состав, к работе привлекали молодых, энергичных и инициативных специалистов. Тех, кто был готов действовать даже в сложной «ковидной» обстановке. Именно такие люди занимаются там внедрением мер, цель которых — повышение прозрачности бизнеса.

Например, еще несколько лет назад ФНС было значительно сложнее отслеживать цепочки контрагентов: от кого компания получила документы и куда они дальше пошли. С внедрением системы АСК НДС (на сегодняшний день существует уже третья ее версия) ситуация изменилась. Теперь инспектор может состыковать все операции по компании с отчетностью, более того, система сама анализирует компании на предмет признаков фирм-однодневок.

Сейчас готовится следующий шаг — в налоговой активно ведутся разработки новой системы, которая позволит видеть все операции компаний развернуто: куда ушел товар, куда пошли деньги, уплаченные за него. Все это — с визуализацией в виде 3D-модели.

Такой инструмент буквально дает возможность рассматривать деятельность компании со всех сторон, видеть связи между разными бизнесами и выявлять сомнительные операции.

3D-модель позволит соединить системы налоговой, таможни, ЕГАИС (система госконтроля над объемом производства и оборота спирта и алкогольной продукции) и ФГИС «Меркурий» (это своего рода ЕГАИС для товаров животного происхождения). Данные документооборота теперь будут привязаны к информации о движении товаров и уплаченных за них сумм. И если где-то в этой цепочке товар с деньгами разойдется — ждите визита инспекции.

Казалось бы, в такой обстановке компаниям расслабляться нельзя. Однако самоизоляция подействовала на предпринимателей прямо противоположным образом: «У нас карантин, нас не проверяют, и вообще мы — пострадавшая отрасль. Можем делать, что угодно».

И часть бизнесов действительно начинает творить какую-от чертовщину в стиле 90-х. Причем, как правило, речь не идет про осмысленные злоумышленные действия.

За время изоляции мы в своей практике крайне редко сталкивались с ситуацией, когда предприниматель говорил бы: «Мы знаем, что так делать плохо, но это наш единственный выход». Обычно виной всему — банальное разгильдяйство. Например (подобных ситуаций мы наблюдали много), предприниматель, делая очередную закупку материала, в этой ковидной суете совершенно не озадачивается вопросами получения документов по доставке. Или же фирма-поставщик под шумок выдает ему в итоге документы от какого-то другого юрлица (потому что им тоже тогда было «не до этого»).

Обе ситуации могут сыграть очень злую шутку, если инспектор будет проверять расходы компании (напомним: для этого не нужно никуда выезжать — сейчас существенная часть контрольных мероприятий происходит в виде камеральных проверок. ФНС просто запрашивает документы и информацию, и если что-то не так — выставляет акт о доначислении налогов).

Так вот, мы лично знаем подобные ситуации, когда реально были и поставка, и материалы. Но по документам доказать инспекции это не получается: отсутствует переписка, документы по доставке (это, кстати, очень важный кирпичик в доказательстве реальности сделки). Либо документы есть, но от другой компании, которая не имеет отношения к реальному продавцу. Все это с высокой вероятностью приведет к тому, что расходы «снимут», и по таким сделкам доначислят налоги.

Еще один пример разгильдяйства — когда у предпринимателя есть несколько компаний (пусть даже занимающихся разной деятельностью), и менеджеры по халатности начинают выставлять закрывающие документы от всех юрлиц без разбора. Предположим, компаний было две: А1 и А2. А1 работала с клиентом К1, А2 — с клиентом К2. Менеджеры одну партию документов подготовили правильно, для К1 выставили акты от имени А1, для К2 — соответственно от А2, а потом начали путаться, в итоге, к примеру, К2 стала получать закрывающие документы от А1.

Точно так же, в силу халатности, может проходить и оформление новых сотрудников — в обе компании по совместительству, либо вообще без привязки к конкретному бизнесу. Всё это остаётся в переписке с контрагентами, где «светятся» разные юрлица, фигурируют разные сотрудники. При неудачном раскладе из-за таких документальных ляпов ФНС может посчитать, что компании А1 и А2 — результат дробления бизнеса, и потребует их объединить.

При этом если какая-то из компаний (или обе) применяли УСН, а после объединения окажется, что новая фирма критериям УСН уже не соответствует, ей доначислят НДС и налог на прибыль. А подобные доначисления — это всегда существенные суммы.

Когда мы рассказываем о подобных рисках, предприниматели нередко отмахиваются, мол, сейчас паника, кризис, да и кому мы вообще нужны? Однако ощущение неуязвимости и идея о том, что под «ковидный шумок» можно расслабиться и делать все, что придет в голову — это очень вредные установки. Налоговая уже сейчас зря времени не теряет, и подобные махинации попадают в поле зрения инспекторов. А к тому моменту, когда деловой климат окончательно восстановится, бизнесмены успеют натворить таких дел, исправить которые задним числом будет просто невозможно. И все это не по причине кризиса как такового, а именно из-за возникшего чувства, что в атмосфере борьбы за выживание можно «забить на формальности» пока Большому брату не до вас.

Более того, с 1 июля ФНС дала «зеленый свет» на отправку требований, и многие наши клиенты получили запросы на предоставление документов за карантинный период. И это не просто формальность — запросы как раз по тем операциям, в ходе которых компании могли проявить халатность, но надеялись, что «пронесёт».

Повторюсь, все время, пока действовал карантин, инспекция работала — и массово рассылала компаниям разного рода требования. Даже если вы проявляли максимальную аккуратность и сознательность, запрос от ФНС мог вызывать сложности — как минимум потому, что офисы многих фирм в апреле-мае закрылись, и достать необходимые документы было попросту невозможно. Особенно если у компании не было ни цифрового архива, ни ЭДО.

Конечно, заранее никто не мог предположить такого развития событий, однако мы и раньше поддерживали наших клиентов в стремлении переходить на электронный документооборот. И сейчас этот вопрос остается актуальным по нескольким причинам.

Во-первых, в худшем случае ситуация с самоизоляцией может повториться. Во-вторых, несмотря на снятие ограничений, коронавирус не исчез — в практике наших клиентов есть случаи, когда пожилой бухгалтер принимает решение самоизолироваться и не приезжать в офис (часть документов при этом остается при специалисте, либо возникает ситуация, когда сотрудник в одном месте, а все документы — в другом). Бывает и хуже — если заболевает кто-то из родственников бухгалтера или он сам, и в итоге его семья оказывается на длительном карантине, а компания — без доступа к специалисту и бумагам.

В текущей обстановке запросы о переходе на ЭДО от наших клиентов увеличились многократно — в 10, в 20 раз. Еще полтора месяца назад это был единственный вариант оперативно обменяться бумагами с контрагентом. Вирус заставил бизнесменов пересматривать принципы документооборота, которых они придерживались годами:

«Нам не нужен ЭДО, потому что есть офис». Тут все понятно — если офисы закрыты, до документов не добраться. Но не все проекты, поработав на удаленке, захотели возвращаться в бизнес-центры. Один наш клиент, к примеру, посчитал так: «Я на карантине понял, что нам офис вообще не нужен, мы от него отказываемся навсегда. Но мне надо решить, что будет с бумагами. У нас есть сотрудница, которая работает с «первичкой» — но куда нам эту «первичку» передавать? Ей домой везти страшно: а если потеряет? Дома дети, собаки, коты, да и весь процесс не сильно технологичный. А куда-то документы девать надо».

«Нам не нужен ЭДО, потому что так говорит бухгалтер». Представьте обычного штатного бухгалтера — это женщина среднего возраста. Она, возможно, хорошо знает бухгалтерское дело, но плохо разбирается в технологиях — в том числе потому, что «и так все работает» — и может не понимать особенностей и преимуществ ЭДО. Мы как-то общались с клиентами, и на конф-колле была их бухгалтер. Она говорит: «Какой толк в ЭДО? Потом же все равно нужен оригинал». То есть в некоторых случаях даже специалист не понимает, что ЭДО — это полная замена бумажного оригинала.

«Нам не нужен ЭДО, потому что все бумаги у бухгалтера под рукой». Это — еще одно заблуждение, с которым пришлось расстаться, как только грянул коронавирус. Внезапно оказалось, что модель «у нас свой бухгалтер под боком, и документы у него всегда в доступе» оказалась попросту нерабочей. Если бухгалтер сидит не за соседним столом, а дома, контролировать его уже не так просто. А документы к себе домой он забирать не хочет или даже не может: например, если самоизолировался где-нибудь на даче.

С отменой самоизоляции все эти бумажные проблемы никуда не делись: предпринимателям все так же нужно получать документы, где-то хранить их и — по возможности — не только самим переходить на ЭДО, но и переводить в цифру взаимоотношения с контрагентами. Поэтому для наших клиентов мы запустили простую, но полезную услугу — сбор документов от поставщиков.

Мы понимаем, что это действительно «боль» — с бумагами надо что-то делать, а делать это некому, особенно если бизнес принял решение отказаться от офиса и сократить число сотрудников. При этом налаженный документооборот важен не только для того, чтобы быстро отчитаться перед налоговой — если у бухгалтера нет доступа к нужным бумагам, значит и актуальных данных, аналитики, прогнозов у компании тоже нет.

Сбор документов и обзвон контрагентов — дело, честно говоря, неблагодарное. Каждый просит подождать, перезвонить через пару дней, дать время что-то уточнить, забывает уточнить, что-то теряет или упускает. И таких контрагентов у компании может быть сотня, а то и больше. Эту работу надо ставить на поток — что мы и сделали.

Сейчас команда «Яшин&Партнеры» — это три офиса: в Москве, Ярославле и Волгограде. Мы создали специальные подразделения, которые теперь занимаются такими запросами: сотрудники регулярно обзванивают всех поставщиков клиента, сверяются и запрашивает отсутствующие бумаги. Дальше документы отправляют либо в офис клиента, либо напрямую к нам, в «Яшин&Партнёры» – тут мы их сразу вносим в 1С. Именно это, кстати, позволяет нам реализовать тот самый управленческий учёт буквально в режиме «онлайн», а не с лагом в пару месяцев. Но это тема отдельной статьи.

Кроме того, с каждым из контрагентов мы стараемся договориться о переходе на ЭДО. Сделать это не просто, но возможно — дело в том, что практически у каждого провайдера ЭДО обычно есть бесплатный тариф на исходящие документы объемом, примерно, до 50 шт. в квартал. И если контрагент таким тарифом воспользуется, в следующий раз ему не понадобится отправлять бумаги почтой — как минимум с нашим клиентом у него будет налажено цифровое взаимодействие. Для многих небольших поставщиков бесплатного тарифа вполне хватает, а силы и время при этом экономят все участники процесса.

Такой подход уже разгрузил многих наших клиентов — среди них, например, известная небольшая сеть магазинов деревенских продуктов. Их поставщики — это большое количество небольших ИП, фермеров. Они совсем не знакомы даже с базовыми понятиями бухгалтерии — многие до сих пор предпочитают «все ходы записывать в блокнотик», а разного рода акты считают лишними формальностями. Мы позвонили каждому из этих фермеров, объяснили, почему своевременный обмен документами важен и для него, и для нашего клиента, рассказали, как работает ЭДО и как подключиться к бесплатному тарифу. Какое-то количество поставщиков перешло на ЭДО, с остальными наладили системный обмен документами в бумажном варианте.

Грамотный документооборот — важная часть нашей работы, однако в этой сфере есть еще много интересного. В следующий раз расскажу, как мы перестроили свои внутренние процессы и из аутсорсинга бухгалтерии выросли в технологичный бизнес на стыке бухучета и ИТ — и что всё это даёт нашим клиентам.

Дополнительное чтение:

• «Как выбрать главного бухгалтера в команду и не обжечься».
• Таймлайн: «Яшин & Партнёры» — компания-аутсорсер бухгалтерских услуг.