Онлайн-бухгалтерия vs штатный бухгалтер. Что выбрать для ИП?

Привет. Меня зовут Даша. Я и мой муж работаем удаленно в digital сфере: я как самозанятый, а у мужа ИП. И недавно мы столкнулись с вопросом ведения бухгалтерии.

Когда ты самозанятый, все очень просто, а вот с ИП уже появляются небольшие заморочки, с которыми самостоятельно справляться становится сложновато. Тогда встал вопрос - обратиться к бухгалтеру на аутсорсе, взять человека в штат на постоянку или же начать вести бухгалтерию через онлайн сервисы.

Спойлер — мы остановились на сервисе онлайн-бухгалтерии. Кстати, про это я писала отдельную статью: 10 лучших сервисов онлайн бухгалтерии для ИП

В этой своей статье я проанализировала все плюсы, минусы и особенности каждого сервиса, составила сравнительную таблицу и поделилась своим мнением на этом счет.

В статье я сравниваю сервисы по следующим критериям: наличию бесплатного периода, поддержке систем налогообложения, отправке отчетов в гос. органы, интеграции с банками, наличию мобильного приложения и по цене.

Ну а теперь давайте попробуем разобраться в том, что такое онлайн-бухгалтерия, кому подходит, и действительно ли такие сервисы – реальные конкуренты бухгалтеров. Но надо отметить, что на самом деле живой бухгалтер и онлайн-бухгалтерия могут спокойно сосуществовать, занимая разные ниши.

Под онлайн-бухгалтерией понимается «облачный» сервис, дающий возможность и индивидуальным предпринимателям, и организациям удаленно вести бухгалтерский и налоговый учет. Это бухгалтерская программа с максимальным уровнем автоматизации, большим количеством подсказок и т.д.

Онлайн-бухгалтерия – это не только автоматическая бездушная машина. К ней прилагаются и живые люди. Клиентам сервисов доступны бухгалтерские консультации, помощь технических специалистов.

Важный плюс облачных сервисов заключается в отсутствии необходимости покупки и установки отдельного программного обеспечения на компьютеры компании. Удобство и в том, что сама организация не хранит важных данных, и за счет этого информационная безопасность повышается.

В сервисах можно полностью вести учет. Они дают возможность совершать платежи, формировать первичную документацию, составлять отчеты и в электронном виде подавать их в соответствующие структуры.

Обычно лица, пользующиеся онлайн-бухгалтерией – это не профессиональные бухгалтеры. Чаще это руководители небольших компаний или ИП. Поэтому для подобных сервисов актуальны следующие характеристики:

• простота и доступность интерфейса;
• наличие многочисленных подсказок и примеров заявления;
• заполнение документов в автоматическом режиме;
• проверка отчетности перед отправкой;
• максимально подробное руководство;
• оперативная помощь техподдержки;
• наличие справочных материалов и ответов на часто задаваемые вопросы;
• новости в области учета и предпринимательства.
  

Компания, имеющая крупный штат, несколько обособок, множество вариантов оплаты труда и другие различные элементы бухучета вряд ли будет пользоваться онлайн-бухгалтерией. Скорее всего, у нее будет свой бухгалтер, и даже не один.

А вот для малого бизнеса это очень хороший вариант. Такие сервисы хорошо подходит для ИП и ООО, работающих по УСН и ЕНВД.

ИП, имеющий небольшие обороты и использующий в основном типовые операции, может вести свой небольшой бизнес, используя только онлайн-бухгалтерию, и не имея ни бухгалтера, ни аутсорсера. С этим наверняка согласится любой бухгалтер.

К примеру, предпринимателю требуется уплата фиксированных взносов. В каком размере, куда, в какие сроки? Новичку в мире бизнеса может требоваться помощь даже в таких простых вопросах. С подобными задачами отлично справится любая онлайн-бухгалтерия. Она и поможет сформировать платежки на нужные КБК, и укажет срок уплаты.

Также сервис без проблем рассчитает налог на основании первички, которая отражена в программе. Подсчет налога, заполнение и отправка декларации, формирование платежек – все это онлайн-бухгалтерия сделает сама.

К преимуществам сервисов нужно отнести их доступную стоимость. Использование онлайн-бухгалтерии намного дешевле, чем оплата услуг бухгалтера. В некоторых случаях для бизнесменов она и вовсе бесплатна.

Наряду с многочисленными плюсами онлайн-бухгалтерия имеет и минусы. К ним можно отнести следующие моменты:

• Сервисы не несут ответственности за ошибки, которые может совершить пользователь по причине недостатка знаний в бухгалтерском и налоговом учете. Хороший профессиональный бухгалтер же может помочь избежать таких недочетов. Тем не менее, от них не застрахованы даже лучшие профессионалы.
• Пользователю нужно хотя бы минимально разбираться в нюансах самостоятельной бухгалтерии. Все же при нажатии на кнопки лучше понимать, что вы делаете. Для использования онлайн-бухгалтерии достаточно поверхностных знаний. Но если вы совсем не хотите вникать в цифры и прочие моменты, то лучше воспользоваться услугами бухгалтера. Кстати, он может сам вести учет в таком сервисе.
• В любом бизнесе, даже если он совсем простой, возможны сложности, связанные с бухгалтерией. При принятии на работу большего количества сотрудников, оформлении лизинга и так далее может стать актуальным вопрос о найме бухгалтера. Он возьмет на себя все связанные с учетом вопросы, и вам не нужно будет разбираться в них самостоятельно.

Какой вариант ведения бухгалтерии выбрать - каждый решает для себя сам. Если у вас ИП со средними оборотами, то сервисы онлайн-бухгалтерии легко справятся с этими задачами. Крупным компаниям с большими оборотами и сложными операциями, конечно, удобнее нанять в штат бухгалтера. Хотя, и многие компании используют сервисы онлайн-бухгалтерии, так как они развиваются семимильными шагами и закрывают все большие вопросы. Ну а если вам разово нужно решить какой-то вопрос, сформировать отчетность, получить консультацию по финансовым вопросам - можно обратиться к аутсорсеру.

Если вы сейчас выбираете сервис онлайн-бухгалтерии и не знаете, с чего начать и как подступиться, то еще раз делюсь с вами ссылкой на мою статью: 10 сервисов онлайн бухгалтерии для ИП. Быть может эта статья окажется для вас полезно.

Надеюсь, что эта информация была для вас полезной. Если вы сталкивались лично с какими-то сервисами онлайн-бухгалтерии, я буду рада услышать о вашем опыте. Если вам есть что дополнить к моим наблюдениям, я с интересом прочитаю ваши комментарии.