В теории у бухгалтерского и управленческого учета много общего, но на практике их ведение в конкретной компании может сильно отличаться. В итоге подготовка сводной отчетности регулярно отнимает много времени у сотрудников, а результатами этой работы даже не пользуются. Либо отчет появляется, когда управленческие решения уже приняты, либо руководство больше не верит данным, в которых много раз находили ошибки. Чтобы решить проблему, нужна единая методология ведения всех учетов.
Почему возникает конфликт учетов
- Они появляются в разное время.
Многие компании начинают с ведения только обязательного регламентированного учета. Потребность во внутреннем управленческом появляется на этапе, когда первого становится недостаточно для менеджмента. Например, данные из бухучета (БУ) могут показывать уже неактуальное положение вещей, а это не подходит для оперативных действий. Или появляется необходимость планировать, а по информации из регламентированного учета это сложно делать.
Тогда добавляется управленческий учет (УУ), с помощью которого можно и посмотреть планируемые затраты и поступления, и детализировать уже достигнутые результаты (например, чтобы корректно отреагировать на увеличенный спрос с учетом категорий).
- Они ведутся по-разному и в разных местах.
Но так как УУ в нашей стране вести не обязательно, то и правил его ведения нет. Поэтому каждая компания начинает его вести по-своему и чаще всего вручную: раньше все начинали в Excel, сейчас некоторые пользуются Google Sheets или ведут учет в системе на отдельном плане счетов без какой-либо связки с бухгалтерским учетом. С БУ они получаются технически не синхронизированными или синхронизированными не полностью, а также в них могут расходиться аналитические данные в разных измерениях учета.
- Каждый меняется со временем.
По мере развития организации могут меняться параметры, по которым руководство измеряет эффективность работы, а с ними меняются или дополняются правила составления управленческой отчетности. Бухучет тоже со временем усложняется: появляется больше элементов, о которых надо отчитываться, открываются новые юридические лица, начинают использоваться новые счета, создаются новые статьи.
В итоге эволюционно формируется сложная система, где внутренний учет очень далек от регламентированного и процессы подготовки каждого типа отчетности и их сопоставления громоздки и не оптимальны.
Как конфликт учетов влияет на бизнес
- Задержки с отчетностью: в сложной системе, состоящей из очень разных и автономных частей, отчетность готовится долго — оперативно реагировать на ситуацию на рынке это не позволяет, и бизнес упускает возможности и прибыль.
- Недостоверность отчетов: в результатах часто допускаются ошибки, из-за них менеджмент принимает неверные решения, и компания снова теряет в деньгах.
- Противоречивость отчетов: информация из разных учетов противоречит друг другу, а это уже может помешать не только внутреннему управлению, но и получению инвестиций и кредитов.
- Дороговизна учета: на внесение данных, формирование отчетов, сверки и корректировки уходит много времени сотрудников — ведение учета получается дорогим.
В итоге компания разными способами теряет деньги, и руководство управляет ей практически вслепую, потому что отчетов либо нет, когда они нужны, либо в их достоверность уже слабо верят.
Что мешает синхронизировать учеты
Попытки решения перечисленных выше проблем со стороны руководства обычно сводятся к увеличению частоты сверок. Это помогает быстрее находить несоответствия, но не помогает делать меньше ошибок или быстро понимать, откуда они взялись.
Чтобы наладить взаимодействие, нужно разработать единую систему правил учета деятельности предприятия для бухгалтерских, налоговых и управленческих целей. Для этого нужно принять во внимание как различия, так и особенности каждой составляющей.
Типичные различия в ведении
Для упрощения понимания не будем касаться особенностей налогового учета, рассмотрим только разницу между БУ и УУ.
- Разная категоризация расходов
В управленческом учете те же затраты могут учитываться по другому принципу, разноситься на несколько разных статей или вообще относиться к другой статье расходов. Например, то, что в бухучете — производственные расходы, в УУ может считаться общехозяйственными и списываться на управленческие.
- Разный порядок учета
Часто по-разному отражается амортизация имущества и расходы. Например, то, что в БУ записывается в расходы будущих периодов (РБП), в управленческом может учитываться только в том периоде, когда компания понесла затраты.
- Управленческий учет может вестись в другой валюте
Распространенная ситуация для тех, кто работает на зарубежных клиентов, имеет филиалы в других странах или собирается выйти на новый рынок.
Помимо сложностей от одновременного автономного функционирования двух систем, обычно есть проблемы и в каждом из видов учета в отдельности.
Типичные проблемы бухучета
- Задержки
Проводить операции задним числом — против правил, но сотрудники и контрагенты не всегда предоставляют документы вовремя. Поэтому чем крупнее компания, тем позднее закрывается месяц. Нередко даже на месяц позже.
- Неправильное отражение проводок
Бухгалтеры неправильно учитывают поступления или неправильно списывают затраты по неопытности, невнимательности или потому что неверно трактовали правила бухучета, тем более что последние периодически меняются.
- Недостаточная наглядность отчетности
Глубина отчетности может быть недостаточной для того, чтобы руководители, кредиторы или инвесторы могли правильно оценить экономическое состояние и перспективы фирмы.
Типичные проблемы управленческого учета
- Манипуляции статистикой
Управленческий учет, не основанный на четких правилах, часто позволяет менеджменту манипулировать показателями эффективности.
- Неправильные показатели эффективности
Сами показатели, по которым измеряется эффективность работы, не всегда отражают реальные цели компании. Они могли быть выбраны неверно, могли устареть, и в итоге целые отделы или направления занимаются достижением совсем не того, что действительно нужно.
- Невозможно сравнить работу подразделений
Понятно, что сравнивать показатели разного типа всегда непросто (например потому, что увеличивать одни из них может быть легче, чем другие), но отсутствие единого стандарта оформления и подхода к оценке прогресса усложняет задачу в разы.
Кроме того, когда заинтересованные лица отчитываются о результатах так, как сами считают нужным, они «подгоняют» реальные итоги под те, какие хотели бы получить (см. пункт 1), в итоге данные из отчетов разных отделов могут противоречить друг другу. Разобраться, кто хорошо работает, а кто плохо и почему, становится практически невозможно.
Как работает единая методология учета
Методология учета — это свод правил, по которым ведется учет. Единая методология для нескольких видов учета — это свод правил, в котором прописано, как каждый тип операций должен отражаться в каждом из видов учета.
Для создания правильной единой методологии нужно проанализировать текущее состояние каждого вида учета, принять во внимание специфику отрасли и деятельности конкретного бизнеса, оценить применимость лучших практик. Далее нужно по возможности решить проблемы в каждом учете, максимально сблизить их между собой и убедиться, что итоговая отчетность содержит информацию, необходимую для управления предприятием.
Например, многие компании считают полезной высокую степень детализации в УУ-отчетности, но это не всегда верно. Например, для больших компаний или компаний с большим количеством типов номенклатуры часто бывает полезно обобщение данных по группам, особенно в отчетах за короткий промежуток времени. Менеджеру стоит вникать в детали раз в месяц или квартал (в зависимости от специфики отрасли), а подробные ежедневные и еженедельные документы только отнимают время либо игнорируются.
Такая система стандартов, если она разработана верно, позволяет вести учет наилучшим для организации образом. То есть так, чтобы оперативно формировалась полезная отчетность, чтобы эта отчетность была достоверной и чтобы на ведение учета уходило минимум времени сотрудников.
На основе такого свода правил можно эффективно автоматизировать все виды учета: бухгалтерский, налоговый и управленческий. Сделать это можно как с помощью одной компьютерной программы, так и с помощью нескольких специализированных, связанных между собой. Чем более сложная структура учета и чем более гибкая отчетность требуется компании, тем большее количество программных продуктов и работ нужно.
В результате каждую операцию будет достаточно занести в систему один раз, и она сама правильно отразит ее в каждом учете и может сама сравнить итоговые результаты в отчетных документах.
Можно ли с помощью единой методологии обойтись без автоматизации
Минимизировать количество ошибок и срывы сроков до определенной степени действительно можно и вручную.
Единая методология строит разные типы учета на одной базе номенклатуры и одной базе контрагентов, либо допускает минимальные и обоснованные различия (например, если организация работает в основном с юридическими лицами, то для бухучета не обязательно детализировать физлиц, можно все операции с ними проводить как операции с контрагентом «Частное лицо»).
За счет этого разные типы учета и сотрудники, отвечающие за них, начинают «разговаривать на одном языке», и если отладить процессы регулярного взаимодействия между отделами, то это улучшит ситуацию.
Но автоматизация уменьшает влияние человеческого фактора, а значит с ней ошибок еще меньше, учет еще достовернее.
Она также решает проблему дороговизны ведения учета: сотрудники не заносят одно и то же в разные системы, тратят меньше времени на сверки. Для больших компаний на длительных промежутках времени это существенно экономит средства на персонал.
Плюс правила российского бухучета уже много лет движутся по пути сближения с МСФО, некоторые типы компаний в России уже обязаны отчитываться по МСФО вместо РСБУ, у ряда других типов есть право выбора. А международные стандарты ведения учета предполагают ведение не только бухгалтерского, но и управленческого учета с помощью специализированного программного продукта.
Главный результат для бизнеса после проведения автоматизации, что отчеты появляются быстро, содержат всю нужную информацию, а цифрам можно верить за счет грамотно построенной методологии.