Учимся составлять ОПУ – отчёт о прибылях и убытках

Чтобы компания эффективно развивалась, нужно знать, сколько она на самом деле зарабатывает. Где теряет средства, если прибыль по итогам оказывается недостаточной, а с чего наоборот зарабатывает. В идеале, анализируя доходы и расходы, можно не только сэкономить деньги, но и найти резервные возможности для увеличения прибыли.

Для этого и есть ОПиУ.

ОПиУ – форма отчётности о прибылях и убытках, позволяющая посмотреть на компанию в какой-то период. То есть вы, как пользователь отчётности, видите сколько всего было в компании доходов и расходов за месяц/квартал/год.

На первый взгляд суть поймёт любой дурак – ну вон тебе выручка, вот дальше расходы, итог чистая прибыль или не дай бог убыток. Ну и чего тут?

Это ошибочный подход.
Во-первых, ОПиУ фиксирует не движение денег как таковое, а движение обязательств. Иными словами, мы вписываем в отчётность не когда деньги пришли, а когда мы сделали то, за что они пришли. Или наоборот - когда нам оказали услугу или отгрузили товар.

Во-вторых, данный отчёт имеет определённую логику, так как начинается он строго от выручки и спускается через определенные типы расходов к главному – чистой прибыли или убытку.

Вот только чтобы ОПиУ правильно работал, нужно так же правильно классифицировать и полностью вносить все обязательства, которые проходят через вашу компанию. Иначе на выходе может получиться, что завод по производству зубочисток производит опилки (дополнительный доход), а клининговая компания моет без мыла и тряпки (забыли включить в себестоимость).

В общем, давайте составлять ОПиУ правильно.

Остановимся на иерархии финансов подробно, так как это важный момент для понимания отчёта.

1. Основные доходы и расходы

С них начинается таблица ОПиУ. Они включают два простых пункта - выручку и себестоимость.

Выручка. Ее ставим на первое место. Это весь ваш доход от вашей основной деятельности. Если компания занимается несколькими видами бизнесов, которые являются для неё определяющими, то значит от них всех. Ниже мы разберём подробнее, что является основным доходом, а что нет.

Себестоимость. Данный расход включает в себя все прямые расходы по основному виду деятельности. Те расходы, которые напрямую зависят от количества проданных/произведенных товаров или оказанных услуг и без которых невозможно осуществление основной деятельности.
То есть, если у вас розничный оффлайн ритейл, то это аренда магазина, зарплата продавцам и консультантам, стоимость закупки товаров и так далее.
По итогам расчета себестоимости и вычета ее из выручки получаем первую значимую веху в ОПиУ - валовую прибыль.

Выручка – себестоимость = валовая прибыль.

2. Операционные расходы

Сюда входят траты на основную деятельность, которые нельзя вписать в себестоимость. Это могут быть, например, средства, потраченные на рекламу или на консультацию стороннего юриста. Сюда не входят налоги и выплаты по процентам кредитов и займов, их мы вынесем отдельно.

Операционные расходы представлены двумя категориями:

Коммерческие. Включают представительские расходы, нацеленные на привлечение клиента и поддержание бренда, а также на маркетинг и тому подобное.

Управленческие. Сюда входят зарплаты бухгалтеров, юристов, директоров, других специалистов, которые не участвуют в производстве основного продукта, а также аренда помещений, услуги почтовой службы, закупки офисной мебели и канцелярии, корпоративы и так далее вплоть до тортика Татьяне Васильевне. 60 лет как никак, давайте поздравим, коллеги…

Строго говоря, операционные расходы опциональны – их может в компании и не быть. Но всё же это редкость, потому что даже у самой мелкого бизнеса должен быть хотя бы один человек или аутсорс ведения учёта – это уже управленческий расход. Так же как любая мало-мальская плата за рекламу в соц. сетях или на площадках – коммерческий.

После вычета операционных расходов получаем операционную прибыль.

Валовая прибыль – операционные расходы = операционная прибыль.

3. Прочие доходы и расходы, налоги, амортизация и проценты

Прочие доходы. Вот мы и добрались до них. Это приятный момент для любой компании, тут главное не перепутать стороннюю выручку с основной. Какими могут прочие доходы? Официально это будут все те виды деятельности, которые не внесены в ваше свидетельство ЕГРЮЛ, однако по такому критерию немногие из малого бизнеса смогут грамотно разнести в отчётности данные поступления. Так что давайте лучше на примерах:

- Продали какое-то имущество;

- Сдали в аренду ненужное помещение или комнату в нём;

- Получили от кого-то на аутсорсе совсем мелкие суммы для сторонних задач;

- Финансовая деятельность - проценты по депозитам, курсовые разницы и так далее;

Прочие расходы. По своей экономической сути схожи с доходами, только со знаком минус. Это также могут быть проценты (только теперь это, скажем, процент на полученные вами кредиты и займы), курсовые разницы не в вашу пользу и так далее.

Отмечаем важный аспект – когда доходы и расходы по экономической сути одинаковы, то их правильнее свернуть. Это удобнее воспринимать и по сути логично. Как правило, речь о курсовых разницах. То есть если у вас в месяце было 10 рублей потерь от курса и 20 рублей выгоды, в отчётности отразите только 10 рублей выгоды.

Налоги. Сюда идёт отражение уплаченной суммы налога в соответствии с той системой налогообложения, которая используется. Отметим еще, что сюда не входят косвенные налоги (НДС) и сторонние налоги (торговый сбор, налог на имущество), это относится только к налогу на прибыль.

Амортизация. Перенос по частям стоимости основных средств и нематериальных активов по мере их физического или морального износа.

Чтобы было проще, обратимся к примеру.
Компания "Почки-цветочки" приобрела партию ноутбуков в офис, общей стоимостью 500.000 рублей, и поставила эти ноутбуки на баланс компании (про Баланс смотри предыдущую статью). В ОДДС пойдет общая сумма траты, а в ОПиУ мы будем делить ее на планируемый срок использования этих ноутбуков. К примеру, этот срок составляет 2 года - 24 месяца. Тогда в месяц в ОПиУ мы будем списывать по 20.833 рубля на амортизацию.
Примечание: амортизация используется только на основные средства и активы, находящиеся в Балансе компании.

Проценты по кредиту. Стоит объяснять? Сюда вносим исключительно проценты, которые компания платит по своим обязательствам. Тело долга в ОПиУ не учитывается.

Итог: операционная прибыль – прочие доходы и расходы, амортизация, налоги и проценты по кредиту = чистая прибыль.

Порой класс расходов сложно определить. Так, например, маркетинговые расходы на анализ рынка продуктов и построение моделей спроса-предложения – это коммерческие траты или себестоимость?

Ответ всё же таков – это коммерческий расход, так как коммерческий расход по своей сути и нацелен на то, чтобы увеличить ваши доходы или сократить основные расходы в будущем. Однако по данному примеру вы можете понять, что бывают неоднозначные ситуации.

Чтобы упростить задачу классификации доходов на главные и побочные, удобно поставить вопрос таким образом: можете ли вы поместить данную услугу на рекламный баннер? Если нет, то доход лучше отнести к категории прочих. Так мы можем понять, к примеру, что завод по производству зубочисток не производит опилки, а ЖЭК не занимается сдачей подвальных и полуподвальных помещений внаём, но тем не менее может получать с этого побочный доход.

Побочный доход - приятный бонус, нерегулярное или непроизводственное поступление, на которое не стоит рассчитывать в профессиональной деятельности компании. Понимание этого и верное отражение в отчётности поможет вашему бизнесу избежать банкротства. И, напротив, станет спасательным кругом в сложный период, если вы будете обращать внимание на эту графу.

Мы неспроста посвятили в этой статье много внимания структуре отчёта, потому что именно по ней можно понять главное:

1) не тратятся ли в компании деньги на ненужные вещи

2) не тратятся ли в компании на нужные вещи деньги в ненужном объёме

Для этого нам помогают показатели рентабельности по каждому виду прибыли. Важно оценивать их в динамике, чтобы следить за тем, как развивается компания.

Например, если из месяца в месяц падает показатель рентабельности по валовой прибыли при сохранении рентабельности по чистой, то это значит, что выполнение наших обязательств по основной деятельности становится все дороже и дороже. Может, поставщик планомерно увеличивает стоимость закупки, или мы наняли дополнительный персонал, который пока что не влияет на прибыль. Все это помогает нам принимать верные управленческие решения и оставаться на плаву.

Периодичность данных отчётов может быть любой, и сперва может показаться, что чем чаще они, тем лучше. Однако это не так.

Если у вас будет ежедневный ОПиУ, то ввиду слишком маленького периода вы можете не заметить ключевых ошибок. Тут работают большие числа.
Рекомендуемые периоды такие: месяц, квартал, год. Хорошо, если отчёты будут регулярными, тогда их будет легче сравнивать между собой.

Как читать эту карту диагноза беглым взглядом? Всё просто: если суммы расходов в таблице не идут в порядке уменьшения и между ними нет существенной пропорции, то либо что-то в компании не так, либо учёт составлен некорректно. А некорректный учёт ведёт к некорректным решениям. А они, в свою очередь, ведут к тому, что в ОПиУ будет нечего считать, ведь компания обанкротится. Так, конечно, проще, но намного грустнее.

Автор - Даниил Лабанович
Редактор - Наталья Воденникова