Как собрать финансовую панель приборов в Google Data Studio
Каждому бизнесу нужна панель приборов с основными финансовыми показателями: деньги, прибыль, рентабельности, запасы, зарплаты, дебиторка, — и всё это в динамике.
Хорошо, если у вас есть платная программа для финучета со встроенной панелью, на которую всё это автоматически подтягивается. А если нет, и вы ведете учет в табличках, эта статья для вас — рассказываем, как сделать свою финансовую панель приборов в Google Data Studio.
Что за панель приборов
Когда компании занимаются финансовым учетом, у них появляется тьма табличек: учет зарплат и сделок, баланс, отчет о движении денежных средств, отчет о прибылях и убытках, платежный календарь, операционный отчет продаж, учет логистики — заметили? Это даже текстом читать невыносимо тяжело. А анализировать и сводить тем более.
При этом в каждой табличке есть показатели, за которыми нужно следить, например, объем продаж, чистая прибыль, расходы. Но чтобы узнать эти показатели, придется открыть три таблички, найти их там, свести и проанализировать.
В некоторых случаях нужно не просто найти показатель, но и посчитать. Например, чтобы узнать рентабельность, придется сначала найти чистую прибыль в одной табличке, а потом разделить ее на собственный капитал из другого отчета.
А иногда нужно собирать показатели по нескольким месяцам и сводить их где-то, чтобы посмотреть динамику.
Короче, на все эти поиски, сведение и анализ уходит много времени, и вообще, всё это муторно и тяжело. Но есть инструмент, который позволяет видеть всё важное сразу и тратить на анализ ключевых показателей несколько минут в день или час в месяц — это финансовая панель приборов. Ее еще называют дашбордом — это тоже самое, только звучит чуть пафоснее.
Финансовая панель приборов — это что-то вроде презентации со всеми важными показателями бизнеса, графиками и контрольными лампочками. Выглядит панель так:
Какие финансовые показатели должны быть в панели приборов
Финансовая панель приборов нужна, чтобы быстро анализировать состояние бизнеса и управлять им, опираясь на числа, а не предпринимательское чутье. Делать это можно и без панели, но тогда придется собирать вручную сводный отчет по всем показателям. С панелью же показатели подтягиваются автоматически и сами выстраиваются в графики.
Выручка, прибыль и деньги. В самом верху панели выводятся ключевые показатели бизнеса:
Контрольные лампочки и планы. Лампочки и процент выполнения годовых планов позволяют вовремя заметить, что что-то идет не так. Например, если к августу еще нет 50% от годового плана, нужно разбираться, ведь уже прошло 7 месяцев из 12.
Финансовые результаты в динамике. Ниже на панели идут разделы с показателями в динамике. Предприниматель смотрит и сразу понимает, растет ли прибыль, снижаются ли расходы, есть ли рост по рентабельности.
Как самому создать финансовую панель приборов в Google Data Studio
Чтобы настроить финансовую панель приборов, не нужны дизайнер и разработчик, — это хорошая новость. Плохая же новость в том, что сначала придется настроить управленческий учет: завести десяток табличек и регулярно их заполнять. Еще раз: сначала учет — потом панель приборов. Иначе неоткуда будет брать данные.
Для управленческого учета у нас есть свой набор отчетов — мы настраиваем панель приборов по ним. А если вы ведете учет по-другому, принцип настройки панели остается таким же, меняются только показатели.
Еще вы можете взять наши шаблоны для управленческого учета, внедрить их и потом уже настраивать панель.
Теперь о самой панели. Если коротко, нужно заполнить базу данных, связать её с шаблоном и всё настроить. Ниже чуть подробнее.
Шаг 1. Заполнить базу данных для панели приборов. В шаблонах много финансовых показателей, и все их нужно добавить, чтобы сформировать панель приборов. Показатели берут из отчетов, например: остаток денег на счету — из ДДС; прибыль и рентабельность — из ОПиУ; зарплаты — из зарплатной ведомости.
Затем нужно импортировать отчеты в отдельные вкладки, например отчет ОПиУ импортировать во вкладку ОПиУ, и уже из этой вкладки добавлять показатели в базу данных.
Всё остальное заполняется по образцу. Если стоит %, значит оставляем %. Если же каких-то данных нет, лучше добавить примерные, чтобы на панели не было белых пятен.
Главное, что нужно сделать на этом этапа — собрать базу данных.
Шаг 2. Связать базу данных с шаблоном панели приборов. Для этого нужно создать копию панели приборов и в источники данных добавить табличку с показателями.
Теперь нужно проверить, сформировалась ли связь между панелью и базой данных. Для этого в верхнем меню заходим в «Ресурсы» — «Добавленные источники данных» и смотрим, работает ли наша база данных.
Шаг 3. Настроить панель приборов. Чтобы настроить панель приборов, нужно зайти в «Ресурсы», «Добавленные источники данных» и поменять параметры столбцов и строк. Например, рентабельность считаем в процентах, значит, меняем параметр с текста на процент; выручку — в деньгах, значит, параметр число; выполнение плана — в процентах, дни, месяца, года — в датах.
После того, как настроили параметры, нужно пройтись по группам блоков в панели и добавить источник данных, чтобы появились показатели.
Подробнее о настройке и принципах построения графиков со всеми техническими нюансами рассказываем в видео-инструкции:
После того, как всё настроили, нажимаем кнопку «Открыть» и наслаждаемся красивыми графиками, лампочками, числами.
В компании использую Финтабло, но эту штуку попытаюсь применить в личным финансам. Частично, конечно. Как раз был интересен принцип устройства. Спасибо.
Давно пользуетесь Финтабло? Как впечатления?
Тоже смотрел в их сторону на днях.
Нет, второй месяц. До этого еще месяца полтора тестировал.
Впечатления положительные. Изначально хотел на гугл-таблицах всё делать (есть хорошие шаблоны от НФ), но когда разобрался, что и как, понял, что лучше уж сразу на Финтабло.
Сам я в финансах начинающий, поэтому изначально сомневался насчет готового сервиса. Важно было разобраться в базовых принципах финучета, а потом уже переходить на автоматизированное решение.
Нюанс! Наша видео-инструкция записана до обновления Гугл Дата Студио, и в ней мы говорим выставлять параметр «Дата» для всех дат.
Но после записи видео сервис обновился, и теперь во всех длинных графиках – это те, которые тянутся на года, нужно сделать две вещи:
1. В окошке «Параметр: диапазон дат» выставить «Дата GDS» вместо «Дата».
2. В окошке «Параметр» тоже выставить «Дата GDS», а затем нажать на значок редактирования и выбрать Тип – Дата – Дата и время – Год, месяц.
Нескучные, обожаю ваши материалы! Статья очень пригодилась, прямо то, что искал.
Попробую применить, спасибо за материал
"Панель приборов", как-то режет слух, если есть желание уйти от Dashboard, то правильнее будет табло/панель показателей.
А что мешает все то же самое сделать в файле Excel?
В первую очередь то, что совместная работа нескольких людей над одним файлом неудобная.
OneDrive решает эту проблему.
У Эппла тоже есть айклауд, но решение от гугла пока удобнее и универсальнее аналогов.
Объясните, пожалуйста, может я чего не понимаю. Покупая подписку на Onedrive, вы получаете подписку на Office 365. Создавая файл Excel в облаке, его можно сделать доступным для редактирования другим людям.
Чем это не то же самое, что у гугла?
1. Excel on-line имеет ограничение в 25 мб, после чего перестает работать. В гугл-таблиц порог загруженности файла гораздо выше.
2. В Гугл таблицах есть функции серьезно усиливающие совместную работу, и в особенности, связывание нескольких самостоятельных файлов-таблиц в единую систему: importrange и query.
3. У Excel есть аналог Google data studio, это Power BI. Но им вот так просто не воспользоваться, надо изучить, повозиться. А главное, Power BI не даст реального он-лайн эффекта, так как максимальное число обновлений - 8 раз в сутки, тогда как у Гугл все обновляется по факту изменения ситуации