Хотелось бы, конечно, решить все вопросы относительно документооборота одной колкой цитатой, в стиле мастера Йоды их Звездных войн, но не тут-то было. Пять лет назад я начала работать бухгалтером на аутсорсинге. Прошла 5 кругов ада, закалилась и готова поделиться своим опытом с вами. Расскажу о том, как не платить 8% от выручки с Timepad, как сократить дебиторку на 70%, зачем нужно гарантийное письмо и как помочь заказчику найти документы пятилетней давности.
ЛАЙФАК 1: как я сократила дебитору на 70% с помощью Excel
Однажды ко мне пришла компания с большим потоком первичных документов, и так как у гендиректора было лояльное отношение к постоплате, организация обросла большой дебиторской задолженностью.
Когда мы начали работать, цель стояла следующая – своевременно готовить документы. На протяжении 2х месяцев я максимально быстро оформляла и согласовывала договора. Старалась делать это не в течение недели, пока идет процесс, а за 2-3 дня. Я отслеживала дату исполнения услуги и в этот же день предоставляла акт выполненный работ.
Конечно, не всегда все получалось максимально быстро, так как везде свои загвоздки, нюансы и типовые документы, но я выработала схему.
Коротко о системе
В обычной таблице Excel я фиксировала постоянных клиентов и их особенности (разница в форме акта, требования по указанию ФИО, акты по форме заказчика), также я заносила данные касательно дат, в которые заканчивается срок выполнения услуги.
По возможности я готовлю документы до даты выполнения услуги, чтобы впоследствии отправить их в необходимый день + я сохраняю все свои документы на диске.
Что это дало?
За 3 месяца я довела процесс до автомата и увидела, что ДЕБИТОРКА сократилась на 70% просто за счёт своевременно предоставленных и корректных документов.
Совместно с Гендиром компании мы сделали вывод, что для сотрудника Бэк-офиса на аутсорсинге, отсутствие дебиторской задолженности – лучший показатель.
+ Мы поняли, что почта и курьеры затягивают обмен документами и что лучше пользоваться электронным обменом документов, так процесс будет значительно быстрее.
ЛАЙФХАК 2: что делать, если передать документы по ЭДО невозможно?
Процесс движения доков с момента их создания до завершения исполнения/отправки адресату – крайне важен. И так как я готовлю договора и закрывающие документы – оригиналы обязательно должны быть у заказчиков для оплаты и отчетности.
В чем конкретно проблема?
У бэк-офиса на аутсорсинге нет прямого доступа к оригиналам документов и тем более к печати гендира. Обычно передачей и подписанием всех доков занимается сотрудник компании, например офис-менеджер. Тут важно обезопасить себя и, несмотря на то, что есть ответственный человек, следить за движением документов.
Как я решала эту проблему
При отправке оригиналов, я всегда веду таблицу, в которой находится список документов, Там я указываю следующие данные:
1. Отправка курьером или почтой;
2. Номер счёта;
3. Название компании;
4. Адрес для корреспонденции;
5. Телефон и контактное лицо;
6. Ссылка на папку, где находятся документы
7. Комментарии от заказчика: оставить на ресепшен, отправить по другому адресу и т.д.;
8. Дата отправки;
9. Трек номер.
Благодаря этому файлу, я могу отследить когда оригиналы были отправлены и получены, чтобы не потерять их.
Конечно, сейчас очень многое решает электронный документооборот, на который переходят всё больше и больше компаний. С его помощью, мы, сотрудники на аутсорсинге, можем сами отправлять оригиналы и следить за тем, подписали документы заказчики или нет.
Иногда бывает так, что получая оригиналы документов, заказчики замечают, что нужно где-то что-то скорректировать. Был случай, когда по почте оригиналы документов направлялись раза три: то их не могли найти, то нужны были корректировки, то изменились реквизиты. И каждый раз я вносила изменения и отправляла документ курьерской службой. В этом случае, ЭДО очень облегчает процесс передачи оригиналов.
ЛАЙФХАК 3: заказчик просит документы пятилетней давности, что делать?
Однажды заказчик попросил меня продублировать закрывающие акты пятилетней давности, при этом он не помнил детали: конкретные даты, название тренинга, ФИО участника.
Решить это можно только путем поиска и уточнения деталей, либо обращаться к коллегам, которые работают в компании достаточно долго. Пока еще ни один клиент не остался без своих документов. А вообще, всегда нужно хранить архивы и в случае резкой необходимости отправлять документы электроно за весь год, а потом, после вычисления необходимого заказчику, отправить оригинал.
ЛАЙФХАК 4: гарантийное письмо – ваш друг
Был случай, когда с клиентом составили один договор на два мероприятия, сроки между ними были достаточно продолжительные, а оплата только после предоставления оригиналов, но компания является частым клиентом, поэтому по вопросам своевременной оплаты за услуги сомнений не возникало.
Я составила договор и перед отправкой оригинала, прислала документы на согласование. Ответа долго не поступало, сроки были на исходе. Во многих компаниях процесс согласования договора занимает достаточно длительное время. А так как в данном случае клиент решил, что тематика крайнего мероприятия не совсем подходит под их запрос, в документы необходимо было внести новые правки по срокам и цене, заказчик снова взял паузу на согласование.
По итогу оригиналы согласованных документов доставлены, сроки договоренности вышли. Я написала очередное письмо, поинтересовавшись, когда заказчик сможет оплатить. На связь вышел директор организации, объяснил всю сложность ситуации, оговорил крайние сроки. Оплата прошла как и было обещано.
Вывод: Если вы сомневаетесь в благонадежности, либо Заказчик не успевает произвести оплату, то можно запросить гарантийное письмо.
ЛАЙФХАК 5: Timepad – не рабство, можно не платить 8% из выручки
Я давно сотрудничаю с компанией, которая занимается организацией и проведением обучающих мероприятий, тренингов, конференций. Во время работы я столкнулась с Timepad — это сервис для организаторов событий.
Как помогает?
Быстрое создание мероприятий любого формата, настройка регистраций, продажа билетов, заботливый support и внутренняя статистика.
Сервис удобный, качественный, аккуратный, автоматизированный и мобильный, но есть одно но….Дорого! За дополнительные услуги требуются доплаты.
Стоит ли оно того?
Автоматизированность – это, конечно, хорошо, но как я говорила ранее, есть очень много нюансов и требований у разных компаний, нужно быть гибкими.
Могу сказать, что тем, кто только начинает свою деятельность или компаниям с маленьким оборотом тяжело потянуть такие суммы.
В моей практике доходило до того, что Timepad забирал от 4 до 8%, а то и 9% от выручки. Конечно же, все зависит от объема услуг.
Есть ли альтернативы?
Они есть всегда. Рассматривая специфику нашей работы, тяжело разделить кто и чем занимается. Что делают юристы, что бухгалтерия, а что бэк-офис.
Расскажу, что делаем непосредственно мы, сотрудники бэк-офиса:
· Прием и ведение первичной документации от создания проекта договора до своевременной отправки актов выполненных работ
· Согласование условий и порядка оплаты с Заказчиком
· Оперативную корректировку счетов и актов выполненных работ
· Отслеживание исполнения условий договора и сроков оплаты
· Своевременную подачу и чистоту документов для ФНС
· Контроль дебиторской задолженности
Согласитесь довольно большой перечень услуг?
Более того, мы работаем как по шаблону Заказчика, так и по своему, проявляем клиентоориентированность и находим индивидуальный подход к каждому клиенту (в т.ч. по условиям оплаты). В рамках работы с компанией по предоставлению и организации обучающих мероприятий и тренингов, также помогаем с регистрацией, переносом, оформлением возврата.
Есть много постоянных клиентов, с которыми сотрудничаем, но уже по рамочным договорам, что значительно сокращает время на согласование и оформление документов. Также, что немало важно, мы занимаемся отправкой полного пакета документов и отслеживанием получением адресатом, следим за получением своих экземпляров.
Очевидный плюс – благодаря удаленному штату сотрудников из регионов, можно сэкономить значительную сумму денег на заработной плате. А стабильная работа без отпусков и больничных гарантирует вам непрерывность процессов!