Как организовать учет движения денег в компании - 5 шагов

ОДДС - один из самых простых, и в то же время важных управленческих отчетов. И тут действительно все просто: деньги пришли - зафиксировали, ушли - тоже зафиксировали. В конце сверяем остаток. Это вам не ОПиУ, где надо рассчитывать прибыль, признавать расходы и все вот это вот непонятное.

Но тем не менее, и в ОДДС могут быть свои загвоздки. Поэтому в статье решили расписать конкретные шаги по правильному внедрению отчета, да еще и поделиться с вами шаблоном.

Полезно? Тогда поехали.

Зачем нужен ОДДС

Собственно, отчет отвечает своему названию - он показывает нам Движение Денежных Средств. Откуда деньги пришли, куда ушли, на каких счетах хранятся, сколько именно их остается и так далее.

По ОДДС вы не оцените эффективность бизнеса и не посчитаете прибыль, что многие тем не менее сделать пытаются. Разумеется, ошибочно. Однако он даст вам четкое понимание, сколько в компании денег, прибавляются они или убавляются с каждым периодом, и, главное, за счет чего.

Шаг 1. Сформируйте справочник статей

Справочник статей - это язык, объединяющий учет данных и непосредственно отчеты.

Как его составить? Вы просто садитесь и выписываете, откуда у вас деньги приходят и на что они уходят. Зарплаты сотрудникам, аренда офиса, клининг, расходы на трафик и так далее. По итогу получается значительный список.

Но это не все - теперь все эти статьи важно сгруппировать в более крупные мазки. Так ли вам важно видеть, что как вы тратили на интернет 1 000 рублей, так и тратите на протяжении года? Или что расходы на воду меняются на 300–500 рублей в месяц?

Берите похожие статьи и объединяйте их в одну группу. Например, бюджеты на рекламу в Инстаграме, Одноклассниках и ВКонтакте можно объединить в просто "Бюджет на рекламу". С детализацией разберется маркетолог.

Детализация расходов внутри групп никуда не денется — все равно будете указывать, на что именно ушли деньги или откуда пришли деньги при вводе цифр. Но если с группой все нормально, то эта детализация не будет вас отвлекать.

Шаг 2. Разделите денежные потоки по видам деятельности

Вот тут начинается история важная, но не для всех понятная.

Все денежные потоки в компании делятся на 3 вида деятельности:

1. Операционная - все, что связано с основной деятельностью вашей компании: поступления от клиентов, закупка товара, зарплаты, аренда офиса, налоги и так далее.

2. Инвестиционная - вложения денег, которые приносят прибыль в долгосрочной перспективе: покупка оборудования, недвижимости.

3. Финансовая - это разные виды займов, вкладов и выплата дивидендов.

Соответственно, все ваши потоки и все статьи должны быть разбиты на эти 3 вида. Зачем это нужно? Чтобы видеть, за счет чего вам приходят деньги и на что вы их тратите.

Если операционная деятельность хронически в убытке, но при этом деньги поступают за счет финансовой деятельности - значит, компания живет на привлеченные средства, и закончиться это может не очень

Шаг 3. Соберите все счета и посчитайте остатки

Как правило, в компании может быть сразу несколько расчетных счетов, а к ним отдельно кассы, физические карты... Одним словом, пытаться это все контролировать больно, если не делать этого правильно.

Что вам нужно сделать:

- собрать список всех счетов, на которых хранятся деньги компании. Не важно, это РС, кассы, сейфы либо просто карточка, с которой платятся зарплаты (а-та-та).

- зафиксировать остатки по каждому счету, это будет вашей отправной точкой

- занести все счета с остатками в ОДДС

Поздравляю! Теперь вы знаете, сколько у вас денег и где они лежат.

Шаг 4. Назначьте ответственных за заполнение данных

За все в бизнесе должны быть ответственные. Ведение учета денег - не исключение.

В зависимости от размеров вашей компании, подход к делегированию может быть разный. На начальном этапе хватит обычного помощника, позже лучше брать финансового менеджера, чтобы тот вел цифры целиком. Важно, чтобы этим не занимался сам собственник - у него явно есть задачи поважнее.

Шаг 5. Регулярно вносите и сверяйте данные

Самое простое и одновременно самое сложное. Теперь вам остается лишь регулярно вносить цифры и сверять данные, чтобы сходились остатки.

Как правило, на начальном уровне заполнять ДДС достаточно и раз в неделю, потом можно уменьшать срок. Особенно, если есть возможность учет автоматизировать.

И еще возьмите за правило сверять цифры с действительностью. Именно для этого вы назначали ответственного. Если по ДДС в кассе 200 000 руб, а по факту 150 000, и ответственен за ведения отчета помощник Алексей, то пусть вот Алексей и поясняет, где деньги.

Выводы

Вести учет денег важно, даже архиважно. Иначе не будете понимать, сколько вообще в компании средств и будет ли из чего платить зарплаты в следующем месяце.

Но при этом важно понимать, что ведение как ОДДС, так и других отчетов, а так же их аналитика - задача не собственника компании, а специалистов. Финансового директора и прочих. Поэтому, если вы уже выросли до оборотов хотя бы в миллион в месяц, то пора разбираться с учетом.

Чуть не забыли! Шаблон ОДДС:

Ну а если хочется найти себе специалиста-волшебника, который придет, все посчитает и скажет, что надо делать, чтобы были и деньги, и прибыль - записывайтесь к нам на консультацию. Она бесплатна и полезна. Успехов!

Ваш Финвед

0
1 комментарий

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
ФИНВЕД
Автор

На самом деле вести учет можно где угодно, лишь бы вести. Есть различные сервисы управленческого учета, например ПланФакт, Адеск, Финтабло.

Таблицы даем как шаблон, который можно либо начать вести прям сразу, либо на него ориентироваться и вести отчет там, где удобно.

Ответить
Развернуть ветку
-2 комментариев
Раскрывать всегда