Как проводить инвентаризацию правильно и с наслаждением

Когда мы говорим о необходимости инвентаризации, многие собственники отмахиваются и говорят: «Моя фирма — моя семья, и никто у нас ничего не ворует. Нам ваша инвентаризация не нужна». Мы же вам говорим, что инвентаризация - это жизненная необходимость существования бизнеса и всего учета.

Она позволяет точно знать, сколько и какого товара у вас есть, сколько денег заморожено в запасах, а еще разобраться, что расходится хорошо, а что залеживается, вовремя найти бракованный товар.

Как не бояться инвентаризации и проводить ее правильно? Рассказываем в статье.

Когда считать? Это определяет каждый для себя сам. Зачастую в компаниях инвентаризация проводится только для нужд бухгалтерского учета, но по факту ее полезно проводить чаще. Хоть раз в месяц. Для этого просто определяете конкретный день и извещаете об этом ответственных.

Бывают случаи, когда фирма работает без выходных. Тогда нужно смотреть, в какой день и в какое время самый низкий поток покупателей. Нужно максимально сократить время проведения инвентаризации, чтобы не было больших потерь из-за невозможности торговли. Если и этот вариант не возможен, можно сделать инвентаризацию ночью.

Как правило это люди изнутри компании. Но и они вряд ли захотят выйти в выходной день, поэтому надо заранее продумать мотивацию.

Если у вас нет достаточного количества собственных сотрудников склада, бухгалтеров, нужно подумать о привлечении сторонних лиц. Оптимально — аутсорсеров. Но это не дешевое удовольствие, поэтому постарайтесь выбрать из своих.

Разумеется, инвентаризатор должен ориентироваться в товаре. Но это все, конечно, в идеале. Если в компании сам собственник да пара продавцов, то сильно выбирать не приходится.

Ответственные назначены, время выбрано. Теперь нужно все оформить, чтобы каждый знал свое место и роль в грядущем процессе инвентаризации. Для этого обычно издается приказ.

Можно сделать приказ как по официальной форме, так и в свободной. А если друг другу доверяете абсолютно, то можно ограничиться и перепиской. Но формализовать процесс инвентаризации важно - иначе начнутся "А я не знал", "Я заболел" и так далее.

Чтобы ускорить процесс инвентаризации, лучше заранее попросить подготовить инвентаризируемый объект (склад, торговое или производственное помещение). Товар должен быть разложен по номенклатурным группам, должен быть свободный доступ к стеллажам и полкам.

Перемещать товары при инвентаризации нельзя. Иначе потом можно запутаться, не понимая, посчитали вы уже этот товар или нет.

В зависимости о того, что мы инвентаризируем, мы должны заранее позаботиться о дополнительных инструментах, которые помогут в работе. Например, подъемная техника, стремянки, точные весы, сканер штрих-кодов.

Если у вас производственное предприятие, нужно постараться к началу инвентаризации снизить остатки незавершенного производства. Недоделанные товары надо постараться доделать и передать на склад. Это даст более четкую картину, так как будут учтены все товары на складе.

К инвентаризации нужно собрать начальную инвентаризационную ведомость. Это информация по остаткам: наименования, количество, стоимость всего имущества.

Перед самым началом инвентаризации зовем материально ответственного и убеждаемся, что он сдал в бухгалтерию все документы. Все, что не сдано и чего потом не досчитаемся - косяк ответственного.

Непосредственно сама инвентаризация.

Мы рекомендуем для подсчета брать пустую таблицу с наименованиями товаров без остатков, чтобы не было желания и возможности сравнить фактические остатки с остатками в ведомости.

Сам подсчет можно вести несколькими способами, в зависимости от объема номенклатуры, времени, которое вы можете потратить на инвентаризацию.

Важные нюансы проведения подсчетов:

- делайте перерывы в работе

- разделите сотрудников по зонам ответственности

- сначала считайте, потом записывайте

В процессе подсчета есть возможность определить годность товара для дальнейшего использования. Мог истечь срок годности, товар мог быть поврежден в процессе хранения, или уже физически устарел. Такое либо сразу списываем, либо стараемся продать со скидкой. В зависимости от политики компании.

На шестом шаге формируем инвентаризационную ведомость и сравниваем факт с расчетом. По итогу сравнения могут быть выявлены следующие ситуации:

Излишки — неучтенный товар, который нужно оприходовать по рыночной стоимости в доход компании.

По нашему опыту, излишки чаще всего были связаны с пересортицей товаров. Одного наименования на остатках больше, другого — меньше. Можно сделать взаимозачет пересортицы полностью или частично. Но при условии, что ответственное лицо — один и тот же человек, пересортица была за один период и товары одного наименования. Нельзя зачесть йогурт и селедку. А вот йогурт одного производителя с разной жирностью или вкусом — можно.

Порча или устаревание. Товар больше не годен для использования и его можно списать.

Естественная убыль. Так называемая усушка — утряска (изюм — усох, печенье покрошилось), которая списывается по установленным нормам. Все, что нормы превышает — недостача.

Недостача. Самый частый итог инвентаризации. По документам — есть, по факту — нет. Если возможно установить лицо, допустившее недостачу, нужно взыскать с него. Если нет — списать на прочие расходы.

Вот мы и провели инвентаризацию!

Это не так уж и сложно, если следовать четким шагам. Порой даже приятно. Что делать дальше? Принимать управленческие решения. Какие-то товары продавать со скидкой, что-то закупать, а с кого-то взыскивать...

Ну а если хочется найти себе специалиста-волшебника, который придет, все посчитает и скажет, что надо делать - записывайтесь к нам на консультацию. Она бесплатна и полезна. Успехов!

Автор - Александра Братухина, финдиректор Финведа

Ваш Финвед